企业财务共享服务中心业务流程优化研究.docx

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1、企业财务共享服务中心业务流程优化研究云计算、大数据、人工智能等技术的发展带来了信息化的变革，使自动化、智能化的应用走进企业的管理当中，除了对企业的生产制造部门产生重大影响外，智能化的应用也推动了企业财务管理模式的改革,RPA机器人的引入无疑是企业财务运转更加自动化的证明之一。因此，企业更应该抓住国家经济转型的机遇，更新自身的管理理念、转变自身的经营模式。目前，多数企业在提高自身财务运行效率方面都建立了财务共享服务中心，财务共享服务中心依靠信息技术可以集中收集企业的财务信息，并能够处理一些简单的基础性工作，降低了业务方面的差错率，也缩减了人工成本。但是，由于企业资金投入程度的不同，财务共享服务中

2、心的流程效率和准确率不高，容易使财务人员脱离原有的业务流程而沦为辅助的岗位，而RPA(机器人流程自动化)技术的引用可以解决这方面的问题。RPA是新型的人工智能工具，本身可以按照既定的规则完成具有重复性的工作，将RPA运用到财务共享中心可以完成基础的重更性质工作和既定规则的判断，代替人工成为新的劳动力，使企业的财务处理模式发生改变，推动企业财务共享中心业务流程改革向着更加自动化的方向发展，以满足了企业的财务转型和技术变革的需要。一、企业财务共享服务中心业务流程现状企业的财务共享中心是以财务业务为基础的分布式管理模式，能够集中处理业务的流程，降低运营成本，所以企业投入大量的资金来建立ERP等系统，

3、在建立过程中更注重软件连接方面的开发，出于投资回报方面的考虑，一些简单的重复性业务、量大易错业务仍需要投入大量的人力来完成。总体来说，主要为以下几个方面：(一)财务共享服务中心自动化程度低。财务共享中心负责大量的单数的扫描和录入，发票作为企业最常见的单据之一，在财务共享服务中心的应付管理流程中占据很大比例，发票的类型较多，因此对发票的处理流程较为复杂。在传统的财务共享服务中心的模式下，纸质版的发票需要通过影像扫描传到财务共享中心，电子发票填写完成则可以直接上传到系统里，负责发票初审的工作人员负责检查发票的真伪、扫描进来的信息是否正确、数量与金额之间的关系是否合理等，若信息存在错误，就会造成流程

4、的中断，需要重新返回上一步再次进行扫描录入信息，更深层次地进行数据信息的审核，人工审查的不确定性导致大量的时间被浪费，使系统迟迟无法进行下一步的流程审查，财务共享服务中心的效率大打折扣。在传统的财务共享服务中心模式下，在发票流程完成之后，企业需要根据可抵扣的凭证完成对供应商的付款业务。其中，企业汇总到的会计凭证是企业进行款项支付的依据，为了保证发票信息的真实性和银行账户信息的准确性，在以往的会计处理中需要核算岗、复核岗和结算岗三个岗位同时协作才能完成，如果客户的信用体系不完善，获取的客户信息不全面就会影响资金流动的安全，太多步骤的重复审核也会影响工作的效率和质量。除此之外，财务共享服务中心的总

5、账流程承担着日常事务的处理，需要处理大量的会计凭证，业务量较大，需要大量的人工进行数据信息的整理和审核，在传统财务共享服务中心下，企业各个部门产生的票据会通过影像扫描技术上传到系统中心，电子票据完成网上填写之后可以直接传入数据库，较早期的数据收集与整理方面节省了人工的时间成本，但是后面记账凭证所对应的会计科目审核仍需要人工完成，在最终的报表形成过程中，仍需会计人员完成数据的摘取并检查业务、会计和财务报表数据是否一致，使得财务人员不能从繁琐的基础会计工作中解放出来，阻碍了企业财务管理向智能化方向的转变。（二）缺乏客户信用体系。企业应收款项的安全决定着企业资金链的稳定，应收款流程作为企业财务共享中

6、心的主要业务流程之一，应收款的风险与企业客户信用管理息息相关，但是在传统的财务共享服务中心下，客户的信用体系是缺失的，无法对企业的信用风险和还款能力进行售前评估，使企业的坏账风险大大提高，并且大多数企业缺失客户关系管理系统，无法掌握客户在合作前的各种交互记录，不能为财务共享中心的运行提供支持和保障。客户关系管理系统具有自动开票，税控盘与待开票信息对接等功能，能够为财务共享服务中心提供更多的客户信息，满足本环节的需求。在此基础上，传统企业的财务共享服务中心的影像管理技术较为落后，只能进行单据的扫描和录入，无法为客户关系管理系统提供数据信息，无法实现平台共享的无缝连接。（三）内部管理体系不完善。网

7、络报销流程是财务共享中心信息收集的主要平台，在传统的财务共享服务中心模式下，网络报销单需要人工填写，再上传到系统中，根据对应的报销项目进行报销申请，最后系统将相关信息传到财务总部进行审批，因为人工审批的不确定性较大，会出现人员不足或者相关人员不及时在岗的情况，就会出现报销滞后的情况，若是审批环节出现问题则会造成整个业务流程环节的瘫痪。由于传统的财务共享中心缺乏相应的信用评价体系和较高的影像管理技术，在员工发票报销方面存在着费用超标、违规跨级操作、违规费用或者提供过虚假发票等情况，就需要投入大量的人工加大对发票号码、代码、日期、金额的审核力度，无形中加大了企业财务的人工成本。二、基于财务共享服务

8、中心的财务机器人应用设计财务共享服务中心的一些流程标准、统一且具有重复性，财务机器人的相关功能正是为此而设计的。所以，本文在财务共享服务中心的基础上，针对其业务流程现状，将财务机器人应用于收付款管理流程、费用报销管理流程以及总账管理流程，以此来保证流程效率的提升以及准确度。（一）应付管理流程设计。首先是发票管理业务，不仅具有业务量大的特点，也存在临期、逾期、未抵扣、已抵扣异常等风险。将RPA财务机器人应用到此流程中，其会运用光学字符识别技术（OCR）来完成发票的提取与扫描工作，随即与税务网站进行对比并查辨真伪。这样一来，不仅大幅度提高了流程效率，并且整个流程都在系统的监控和自动跟踪之下，业务处

9、理时效性得以提高，同时安全性得到保障。发票管理流程操作结束后，核算岗位的机器人负责对相关凭证进行记录并提交付款申请。同时，结算岗位机器人根据申请生成支付指令，更审岗位的机器人将审核无误的发票交给财务部进行审批，审批通过后由结算机器人划款付款。系统中会预设会计科目以及借贷方向，财务机器人基于此自动编制流程中涉及的会计分录，随后自动成生凭证并完善期末报表。另外，财务机器人会根据业务合同中的付款期限来处理支付申请与划款工作，避免逾期付款，从而提高了工作效率。（二）应收管理流程设计。合同管理、收款管理以及订单结算是财务共享中心应收管理板块的主要业务管理。财务机器人上岗之后，可以使操作更加统一、更加标准

10、，企业回款的进度有迹可循，客户的信用等级也可随时浏览。资产科出纳部门确认应收款，在CRM系统收到款项后确认收款，随后应收组初审岗接收发票并利用OCR扫描技术将纸质发票转为电子发票并自动进行核对，随后交由核算岗审批，审核无误后自动生成凭证，复审岗复审并入账。RPA财务机器人在此流程上岗后，客户的相关信息及信用等级、征信情况等会在外部信息系统有所记载，有需要的用户可随时登录查阅。并且，RPA财务机器人还可以计算客户的相关指标对客户的信用等级进行排名，为销售人员提供决策支持。另外，RPA财务机器人会根据系统设定的付款期限到期通知提示有关工作人员进行催款，保证企业资金的正常回流。财务共享服务中心的影像

11、采集系统可以批量识别不同种类的纸质发票、文件以及档案资料，将采集到的数据信息上传至SAP系统。为了确保财务数据信息的真实可靠性，RPA将发票的名称账户及合同金额等信息与收款单自动进行对比检查，审核无误后核算岗的机器人根据预设的程序自动编制合同相关会计分录及生成记账凭证；若审核发现信息不一致，则返回至初审岗的机器人重新核查，直至无误。（三）报销管理流程设计。每个企业都有费用报销流程，不仅普遍而且过程繁琐，因此在此流程应用RPA财务机器人效果显著。RPA系统上线后，员工费用报销的历史情况会被提前储存在系统中，财务机器人根据这些信息对员工进行信用等级划分，不同等级的员工报销流程不同。员工提交报销申请

12、后，按是否为信用员工进行分类，信用好的员工直接提交报倘票据进行审批，而信用等级低的员工报销申请会被反复核查比对，确认无误后，再报送上级审批，避免报销出错、预算超标以及虚假报账等情况的出现。在资金支付环节，以前SAP系统和银行没有直接对接，相关信息需要手工录入，工作繁重，而RPA技术运用后，支付时机器人根据指令自动汇款至报销员工账户，双方确认无误后，机器人直接进行核算、入账、发票增值税抵扣以及期末报表填列。这不仅使报销效率得到显著提高，也一定程度上避免了人工差错。（四）总账管理流程设计。总账系统中会计凭证处理的工作量最大，在这部分应用机器人进行自动化处理效果显著。RPA财务机器人上岗后，初步审核

13、岗位的机器人运用影像识别技术扫描票据信息并进行自动分类，如没发现疑点，则自动生成凭证，如果发现有疑点的地方，就由核算岗手工录入，复审岗复核无误后，再自动生成凭证。此外，财务机器人还可以进行语音输入、语音转文本等工作，实现语音控制，提高工作效率。总账业务中，RPA机器人还能够做到自动识别、提取和核对账表信息。将业务数据表、财务报表、会计账簿的项目自动对比，三表一致的话直接出具报告，如若三表信息不匹配，则会触发机器人预警机制，将有异常的项目自动标红并汇总成表格交由人工审核。因此，应用了RPA机器人后，财务共享服务中心提供的数据是可靠真实的，为下一步企业现金流量及经营效果评估提供数据支持。三、几点建

14、议（一）深度挖掘企业的数据信息。如何让信息价值发挥其最大的作用是当今财务共享中心发展的要求，现今智能时代背景下的财务共享中心对数据要求更高，科学和有效的数据才能使会计核算工作更为准确高效。智能化的财务共享中心可以有选择地将数据整理成需要的信息，再利用信息系统的算法进行运算，挖掘到的数据信息将为企业财务管理与经营决策提供支持，使数据信息的价值发挥到最大。因此，企业可以将电子发票系统、影像扫描识别等技术集成化，深度挖掘系统内外的数据，再将其发送到财务共享服务平台进行集中整理与分析，与存储的历史数据进行对比，智能对比分析数据的差异，寻找数据变化的趋势，可以有效地避免企业的经营风险与财务风险的发生。智

15、能化的系统使信息得到最大化的挖掘与利用，最大限度地开发了会计信息的价值，满足了企业在智能时代对财务管理的要求。（二）充分实现人机交互。智能机器人是智能时代的最标志性代表，企业智能财务管理的需要也应跟上步伐。智能化的财务共享服务中心应该引入RPA技术，利用机器人或智能助手等优化升级财务管理模式，实现会计核算自动化。RPA技术的引进，会计人员不用再从事简单重复的工作，能够参与到数据管理与分析的工作当中，财务共享中心存在着大量的数据信息，智能技术只能完成特定的指令性工作，动态的数据、多维的分析还需会计人员的参与，这就需要会计人员转变思维，加强对智能财务软件的学习，充分利用智能软件，深度挖掘数据的深层

16、价值，保证会计处理的整体性。人与智能软件的相结合，充分地发挥了二者的价值，为企业财务共享服务的优化提供了保证。（三）先进的信息技术促进业财处理自动化和智能化。RPA技术、影像扫描识别技术等先进信息技术的运用，使财务共享服务中心变得更加智能化和自动化。随着“大智移云物”时代的到来，引入智能信息技术是企业发展的需要，是时代变革的要求，是财务共享中心优化的必要手段。如，在发票管理流程中，OCR识别技术自动识别发票并与国家税务网站中的发票信息进行核对，实现发票的自动查辨真伪。由此可见，当代企业若想顺应数字化变革，引入智能信息技术是必不可少的。综上，从发展趋势来看，更加自动化、智能化的财务流程可以给企业带来巨大的经济效益。财务共享服务中心引进RPA财务机器人可以代替人工完成重复性的基础工作，特定的规则设计使RPA机器人的犯错率降低，降低了企业的财务风险。同时使会计人员从传统的会计核算转为智能型的管理服务人才，充分发挥了智能化时代下会计人员的价值，人机的互惠发展，符合管理会计工作的要求，也对我国企业智能化发展