采购流程管理政策更新.docx

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1、企业采购管理程序一、目日勺为了提高企业采购效率、明确岗位职责、有效减少采购成本，满足工企业对优质资源的需求，深入规范物资采购流程，加强与各部门间的配合，特制定本制度。二、范围合用于我司所有采购0物料及耗材品三、定义1.1 物料：指我司所经营所需之直接与间接物料3. 2采购人员：采购部执行采购业务人员3. 3需求人员：各部门开具请购申请之人员四、采购作业流程4. 1.请购0定义：请购是指某人或者某部门根据市场及门店需求确定一种或几种物料，并按照规定日勺格式填写物料申请给部门经理审核后提交采购部。4. 2采购作业是从接受物料需求一选择合适的厂商，并确定物料之名称，规格质理交货期等规定，和订单发出，

2、确认及物料接受并准时请款之过程4. 3应在合格供应商中选择供应商，如需采购物品既有B供货商无法抵达，就在网上或朋友简介开发新B供应商，则由采购部对其供货商进行选择及评估流程对供应商进行选择，考核等作业。如需采购的产品中有被客户同意或指定的供应商，则采购部在采购产品时，必须从客户同意和指定的供应商名单上采购有关产品，如采购部要从其他供货商处采购时，必须将此供货商提供应客户同意，并经客户同意被列与客户指定B供应商后，采购方可从该供应商处采购物料。如客户有新同意B供应商名单或客户对原同意的供应商名单做修改和更改时，采购人员必须及时对此客户同意的供应商名单进行更新4. 4对直接购置的J物料，由采购人员

3、收到请购单时对请购的物料进行审核及供应商价格，数量及交期等确实认。假如是反复性的采购，采购直接在系统里生产采购订单并打印，经采购部主管经理签核后给供应商，假如是新物料或新供应商，则进行供应商选择和评估及样品评估流程，进行记录。然后才能执行采购流程给供应商。采购须进行采购追踪及监控采购的物料，及时精确的抵达企业入库，然后财务根据送货单，入库单进行对账。如供应商无法按交期交货时，采购应征求有关单位与否调料，或采用紧急对应措施（自行提货）如周期较长的物料可先行订货，但要征求采购部门主管及经理日勺同意.4. 5间接物料采购，由需求人员填写采购申请单，经部门经理同意并写申请单号后交采购人员进行采购作业。

4、采购人员对申请单进行审核以及交期确认。如采购的产品之质量对提交给客户的产品质量基本上无任何影响的物料采购（如：文具，消耗品，劳保等）由需求部门根据其实际工作需要报经采购经理审批，由采购员直接进行采购作业。4. 6采购产品的质量规定应在采购单上阐明，如所采购B产品质量无法描述清晰时，则需求部门或品质部应附上有关的采购产品的质量原则，规定。且采购须与供应商确认采购物料之版次与否相符。五，供应商选择及评估流程客户指定之供应商由客户根据其自身规定进行评估，须注明针对某客户，且不能因此而直接被推存为成其他客户B供应商5. 2供应商的评估和考核根据采购部的预选供应商名单及供应商评估调查表，采购部负责组织S

5、QA部门和采购人员构成评估小组到预选供应商处进行供应商的评估和考核，并将评估和考核时成果记录与供应商评估调查中，评估小组根据质量体系和特定B质量保证规定和供应商调查表中B项目及内容对供应商提供日勺有关资料和样品以及供应商的生产现场和生产能力等进行评估和考核6. 3合格供应商核准SQA部将供应商评估和考核的成果及资料进行整顿后呈报企业领导核准，经企业领导同意后的供应商被列为合格供应商，由SQA部将其登记合格供应商清册，并将其资料整顿建档，同步将合格供应商名单包采购部。如供应商符合或具有如下条件，只需对其建立供应商评估调查表，即可。不必对其进行其他评估和考核，此资料经企业领导特准后，可将其列为合格

6、供应商。7. 4采购过程中产品质量监控依企业对采购产品之质量规定，检查员应对供应商所提供的采购产品之质量进行记录，并将记录0成果和状况记录于供应商绩效监控登记表中，对持续3批检查不合格并拒收和退货日勺供应商，由SQA部按纠正和防止措施程序填写“纠正防止措施表”告知供应商整改，并在供应商限期改善的时间内对其执行纠正和防止措施做效果确认供应约定期评分为月评估和年度考核，供应商月评估：采购部每月应对供应商日勺质量、交期、配合度或服务进行评估（记录时段为上月结日一本月月结日）于次月10日前实行供应商月评估经采购经理核准后提交SQA部，对于月交货少的供应商可以按季度进行评估。3.3 .请购单及其提报规定

7、（1）请购单应按照规定填写完整、清晰，由企业领导审核同意后报采购部门；（2）固定资产申购按照附表一（固定资产购置申请表）的格式进行填写提报；（3）其他材料设备及工程项目申购按照附表二（物资采购申请表.）的格式填写提报；（4）平常零星采购按照企业印制0按照附表三（物资采购审批单）0格式填写提报；（5）请购部门在提报请购单是应规定采购部签字接受人请购部门备份；（6）波及的请购数量过多时可以附件清单的形式进行提交，为提高效率该清单的电子文档也需一并提交；（7）请购单的更改和补充应以书面形式由企业领导签字后报采购部。4 .企业物资请购单0提报部门（1）企业经营生产的物资、劳务、固定资产、工程及其他项目

8、由生产部门提报;（2）企业生活及办公0物资、固定资产、服务或其他生活及办公项目由办公室提报；（3）企业各部门专用的物资由各部门自行提报。二、采购部接受请购单作业流程1、请购0接受要点（1）采购部在接受请购单时应检查请购单的填写与否按照规定填写完整、清晰，检查请购单与否通过企业领导审批；（2）接受请购单时应遵照无计划不采购，名称规格等不完整清晰不采购,图纸及技术资料不全不采购，库存已超储积压0物资不采购的原则；（3）告知仓库管理人员核查请购物资与否有库存；（4）对于不符合规定和撤销B请购物资应及时告知请购部门。2、请购单的分发规定（1）对于请购单采购部应按照人员分工和岗位职责进行分工处理；（2）

9、对于紧急请购项目应优先处理；（3）无法于请购部门需求日期办妥B应告知请购部门；（4）重要的项目采购前应征求企业有关领导的提议。3、采购周期的规定（1）单次采购金额预算在1万元如下的零星采购项目或预算在1万元如下采购B物资及产品B采购周期不应超过5天；（2）单次采购金额预算在5万元如下的项目比价采购，采购周期不应超过15天；（3）单次采购金额预算在20万元以上的项目采购部自行招标采购，采购周期不应超过40天;（4）请购部门应按照以上（1）-（3）条中规定0时间提前提写请购单采购部如未能准时完毕采购任务时应向企业领导阐明原因；（5）碰到紧急采购应汇报企业领导采用迅速优先采购的方略；三、询价及其规定

10、1 .询价请应认真审阅请购单的品名、规格、数量、名称，理解图纸及其技术规定，碰到问题应及时的与请购部门沟通；2 .属于相似类型或属性近似B产品应整顿、归类集中打包采购；3 .对于紧急请购项目应优先处理；4 .所有采购项目上必须向生产厂家或服务商直接询价，原则能不通过其代理或多种中介机构询价就最佳的；5 .对于请购部门需求的物资或设备如有成本较低的替代品可以推荐采购替代品；6 .碰到重要B物资、项目或预估单次采购金额不不大于10万B采购状况,询价前应先向企业有关领导汇报拟邀请报价或投标单位日勺基本状况，按照附表（拟报价/招标单位名单）的格式提报企业领导同意方可询价或发放订单；7 .询价时对于相似

11、规格和技术规定应对不同样品牌进行询价；8 .除固定资产外单次采购金额在5千如下项目可以自行采购；单次采购金额预算金额在5千元以上的所有项目都应规定至少三家上的供应商参与比价或招标采购，比价或招标项目应至少邀请三家以上单位参与；单次采购金额预算价格在1万元以上的项目应由采购部组织招标，企业有关领导参与监督；单次采购金额预算价格在5万元以上的项目由企业领导决定与否委托第三方机构代理招标;9 .比价采购或招标采购所邀请0单位均应具有一定资质和实力，具有提供或完毕我企业所需物资和项目B能力；10 .比价采购或招标采购应按照附表（材料或设备询价表）的格式或确定完整的招标文献格式进行询价；11 .在询价时

12、碰到特殊状况应书面报请企业领导指示。三、比价、议价1 .对厂商0供应能力，交货时间及产品或服务质量进行确认；2 .对于合格供应商的价格水平进行市场分析，与否其他厂商的价格最低，所报价格的综合条件愈加突出；3 .收到供应单位第一次报价或进行开标后应向企业领导汇报状况，设定议价目B或理想中标价格；4 .重要项目应通过一定的措施对于目的单位的实力，资质进行验证和审查，如通过进行实地考察理解供应商0各方面0实力等；5 .参照目的或理想中标价格与以合作单位或以中标单位进行价格及条件日勺深入谈判。四、比价、议价成果汇总1 .比价、议价汇总前应汇报企业有关领导，征得同意后方可汇总；2 .比价、议价成果汇总应

13、按照附表（比价/招标汇总表）的格式完整列出报价、工期、付款方式及其他价格条件、列出以选用单位及选用理由，按照一定次序逐一审核；3 .如比价、议价成果未通过企业领导审核应进行修改或重新处理。五、协议时签订及其规定。1 .协议协议是当事人或当事双方之间设置、变更、终止民事关系B协议。依法成立的协议，受法律保护。广义协议指所有法律部门中确定权利、义务关系B协议。目前我们B采购工作重要波及五金产品买卖协议。(1)协议正文应包括的要素1) 协议名称、编号、签订时间、签订地点；2) 采购物品/项目的名称/、规格、数量/清单、技术文献与确认图纸是协议不可分割B部分；3) 包装规定；4) 协议总额应含税，含运

14、达企业的总价，特殊状况应注明；5) 付款方式；6) 质量保证期；7) 质量规定及规范；8) 违约责任和处理纠纷日勺措施；9) 双方的J企业信息；10) 其他约定。(2)协议签订及其规定1)如波及到技术问题及企业机密的，注意保密责任；2)以定协议条款时一定要将多种风险减少到最低；3)为防止协议订单增长或增长无根据，打包采购时规定供货方提供分项报价清单；4)遇货品订购数量较多且价值较大或难清点的状况时务必请厂商派代表来场协助清点；5)质保期一定要明确从什么时候开始并应尽量规定厂商延长产品质保期;6）详细约定发票日勺提供时间及规定；7）针对不同样B协议约定不同样的付款方式，如设备类0协议一般应分按照

15、预付款、验收款，调试服务款、质量保证金0次序明确付款额度、付款时间和付款条件等8）与初次合作的单位合作时，应少付预付款或不付预付款；9）违约责任一定要详细、详细；10）比价/招标汇总表巡签完毕后方可进行协议0签订工作；ID协议签定签应按照附表七（协议审查同意单）0格式对协议草稿进行巡签审查；12）协议巡签审查通过后应由企业领导签字，加盖企业协议章方可生效；13）签订时所有协议应及时报送财务部门。六、付款及协议执行1 .付款规定（1）所有已签订协议付款时应参照企业修造船企业材料采购付款及报销流程VL修改版及修造船企业资金支出审批及报销签字权限及管理制中的有关规定执行；（2）按照进度付款0采购项目必须保证质检合格方可付款；（3）按照贵司规定和协议约定抵达付款条件的协议在付款时应填写附表八（资金支出审批单）或附表九（付款审批单），该审批单巡签完毕后提交财务部付款；（4）财务部门在接到付款审批单后应在3天内付款，以免影响协议B执行和供货周期，遇特殊状况限延期付款的应及时的告知采购部并汇报企业领导。2 .协议执行(1)已签订协议由采购部项目负责人负责跟进，由采购部负责人进行监督，如出现问题，采购部应及时提出提议或补救措施，