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1、煤炭企业档案整理规则煤炭企业档案整理规则为加强企业档案管理,提高现代化管理水平,各企业档案管理工作逐步实现科学化,规范化,标准化,进一步促进企业档案信息资源的开发利用,更好地为企业生产,经营管理和科技进步服务,特制定本规则。主题内容与适用范围1.l本规则规定了煤炭企业档案的分类原则,分类方法,类目设置,标识符号,编号原则和方法等。1.2本规则主要适用于煤炭系统矿务局、矿、机械厂等企业单位档案的分类整理,组织案卷和排架管理,是煤炭企业档案分类的基本依据。煤炭系统其他单位可参照执行。2引用标准2.1 企业文件材料归档范围和档案保管期限规定2.2 工业企业档案分类规则3分类原则3.1 煤炭工业企业档
2、案分类原则是以煤炭企业全部档案为对象,依据企业管理职能,结合企业档案构成的内容及其形成特点,保持档案之间的有机联系,既可满足现实煤炭企业档案分类管理的需要,又适当考虑了今后发展的要求,具有一定的包容性和延伸性,使之便于科学管理和综合开发利用。3.2 煤炭工业企业档案分类以企业职能为基础,类目设置充分考虑了企业档案工作实际情况。为便于管理利用,本规则只设二级类目。4名词术语4.1 企业档案:是企业在各项工作活动中形成的全部档案的总和。4.2 类号:是类目的标识符号,用以表示类目在分类体系中的位置和排列顺序。5类目的设置5.1 一级类目的设置:煤炭工业企业档案分类设置十二个一级类目。即党群类、行政
3、类、经营类、生产技术类、地质勘测类、基本建设类、科学技术研究类、设备仪器类、产品类、会计类、职工管理类、特殊载体类。5.2 二级类目的设置:煤炭工业企业档案二级类目按照企业管理职能和特点设置,类目的级位表示上下位的隶属关系。企业可结合本企业的实际情况,确定三级类目,亦可根据需要,增设四级类目,但类目设置一般不宜超过四级。档案数量少的单位,可只分到一级或二级类目,没有实体档案的类目可空号不用。若个别档案确无合适的二级类目,可自行在已有的二级类目之后增设1-2个二级类目,同时报部备案。53煤炭工业企业档案分类二级类目的设置方法如下:5.3.1党群类、行政类、经营类、生产技术类的二级类目按问题或管理
4、职能设置。5.3.2地质勘测类的二级类目按专业设置。5.3.3基本建设类的二级类目按工程项目性质设置。5.3.4科学技术研究类的二级类目按专业设置。5.3.5设备仪器类、产品类的二级类目按各类和专业用途设置。5. 3.6会计类的二级类目按文件形式(名称)设置。6. 3.7上述几大类的三级类目及三级以下类目的设置方法,企业可根据情况自行确定。7. 3.8职工管理类的二级类目按干部,工人,离退休职工,死亡职工四类分别设置,三级及三级以下类目设置按中组部,人事部的有关规定执行。5 .3.9特殊载体类的二级类目按载体形式设置。三级及三级以下类目,可视其内容采取与纸质档案相同的分类方法,也可根据内容单独
5、分类。特殊载体类因其载体形式及保管要求不同,应分库保管。6名词术语6.1 煤炭工业企业档案分类一级类目用英文字母标识。即:党群类一一A行政类一一B经营类一一C生产技术类一一D地质勘测类一一E基本建设类一一F科学技术研究类一一G设备仪器类一一H产品类一一J会计类一一K特殊载体类M6. 2煤炭工业企业档案分类二级类目采用阿拉伯数字标识,并采用双位制,即从11开始,以后用12,13,99等来表示,直至99结束。7档案的编号排列7.1 党群类、行政类、经营类、生产技术类档案的编号排列方法:7. 1.l上述几大类均在一级类目内分年度整理档案,按二级类目进行编号排列。编号排列方法示例:A-Il-IOl案卷
6、顺序号二级类目一级类目71.2在编号时,除英文字母与阿拉伯数字之间不用隔点外,各级类目,各级类目与年度,各级类目与案卷顺序之间均用将二者隔开。7. 1.3企业可根据实际情况,选用合适的编号排列方法。但在同一个单位内,必须采取同一种编号排列方法,以免造成混乱。7. 1.4由于上述编号法没有考虑档案的保管期限特征,在实际排列中可采用不同颜色的色标来分别标明永久,长期,短期三种保管期限,使不同保管期限的案卷一目了然,便于鉴定移出。在案卷排列时,应按照永久,长期,短期的顺序排列。7. 1.5色标可采用红、兰二种颜色来分别表示永久、长期二种保管期限。色标可粘贴在卷盒或卷夹脊背“档号”栏上方位置。7. 2
7、地质勘测类、基本建设类、科学技术研究类、设备仪器类、产品类档案的编号排列方法:1.1.1 2.1上述几大类档案均采用按大类分属类的编号排列方法,即在每个一级类目内按二级类目(单个项目,专业,产品,课题,工程,设备仪器等)顺序编号排列。1.1.2 上述几大类档案在编号及案卷排列时,均不考虑案卷的保管期限与年度特征,以维护文件材料的系统与完整性,便于统计,鉴定、利用等工作。1.1.3 档号的编写方法同7.1.27. 2.4按大类分属类编号排列方法示例F(一级类目)Tl(二级类目)TOl(案卷顺序号)排列各类档案的案卷排列,均按该类分类编号依次排列,即按各类案卷号顺序排列。个别企业由于档案形成规律和利用特点不同,为方便提供利用,在保持档案有机联系和成套性的原则下,可以采取灵活的排列方法,但必须做到系列规律,井然有序。执行本规则于印发之日起执行,在此之前形成的档案,已经整理组卷的维持不动,未组卷的也可按此规则整理组卷。