某某公司档案管理工作规定.docx

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1、某某公司档案管理工作规定档案管理工作规定BXJZ01.032010版本号：A修改号：1受控状态：发放编号：2010年03月15日公布2010年04月01日实施北海鑫诚建设监理有限责任公司标题版本号：A作业文件档案管理工作规定修改号：1序号：BXJZO1.03-2010第1页共10页1、目的为了加强与规范公司的档案工作，有效地保护与利用档案，为公司的经营管理与持续进展服务，特制定本规定。2、适用范围公司档窠，是指公司各部门各岗位在经营、管理各项公务活动中直接形成与承办的对国家、社会与公司有储存查考价值的各类文字、图表、声像等不一致形式的信息记录。3、职责3.1 公司档案工作是保护公司经济利益、合

2、法权益与历史真面貌的基础管理工作，也是公司重要的信息资源与宝贵财富。公司各级管理人员都要遵守档案法，都要提高档案意识，都有支持档案工作与保护档案的责任与义务。3.2 公司档案工作实行集中统一、综合管理的原则。各部门都应加强对档案工作的重视与领导，把公司档案工作列入领导议事日程，把文件材料的形成、积存、整理与归档工作列入各项管理程序与工作计划；列入各级管理人员的岗位职责及工作考核；保证公司档窠的完整、准确与安全，便于公司档案的开发利用。3.3 公司档案工作由一位副总工分管领导，管理部门是公司综合办公室，综合办公室设档案管理岗位及人员；各地区部（含工业项目监理部）由主任工程师分管，现场项目监理机构

3、由总监主管并设专人负责文件材料的管理工作。3.4 综合办公室及其档案管理人员依法履行下列职责：3.4.1 贯彻执行档案法等有关法律、法规与方针政策，制定本公司文件材料归档与档案保管、利用、鉴定、销毁、移交等有关规章制度；3.4.2 统筹规划并负责本公司档案的收集、整理、保管、鉴定、统计与提供利用工作；3.4.3 监督、指导本公司各部门文件材料的形成、积存、整理与归档工作。3.4.4 公司档案管理人员应当忠于职守，遵纪守法，积极学习档案及其它有关的专业知识，努力提高业务工作能力，作好档案工作。4、基本内容：4.1 行政管理4.1.1 公司设立与运作公司设立/晋级的文件材料；董事会股东会监事会、的

4、文件材料；经理办公会议、公司工作会议、业务会议文件材料；文秘、机要保密工作；机构设置；公司规章制度、标准化管理的文件材料；周边关系与协调；外事工作；各类工作总结。4.1.2 法律事务各类法律事务活动中形成的文件材料。4.1.3 审计各项审计工作中形成的文件材料4.1.4 人力资源上级通知、岗位定员、招聘/聘任、调配；工资、职称评定、员工培训（含教材）等工作中形成的文件材料。4.1.5 医疗、卫生、后勤、福利卫生监督与管理、员工防病治病、计划生育等工作，生活福利、员工住房管理等工作中形成的文件材料。北海鑫诚建设监理有限责任公司标题版本号：A作业文件档案管理工作规定修改号：1序号：BXJZO1.0

5、3-2010第2页共10页4.2 经营管理4.2.1 计划、统计公司重大经营战略决策、企业进展规划、年/季/月（度）计划、各项专业进展计划、各类统计报表、企业综合性统计分析等工作形成的文件材料。4.2.2 财务管理上级下达的有关文件、资金/会计/成本管理、固定资产/清产核资管理、监理收费、劳动保护、社会/医疗/意外保险文件材料；财务计划/总结/等文件材料。4.2.3 合同管理除本公司工程监理业务以外的各类合同类文件材料。4.3 工程监理二级类目代码按地区设，即以监理部地区名称的汉语拼音大写字头表示，监理合同及规划、进度/造价/质量操纵、监理通知/月报/纪要/总结/日志等。详见附表2（“质量监督

6、项目”参照此执行）。4.4 设备设施及其他物资用品4.4.1交通工具 从申请（计划）、4.4.2办公设备同4.4.1内容4.4.3通讯设备同4.4.1内容4.4.4电器设备同4.4.1内容4.4.5家器具同4.4.1内容4.4.6工器具同4.4.1内容4.4.7房地产同4.4.1内容44.8其它物资用品同4.4.1内容购置、使用、报废整个生命周期中形成的应归档文件材料。新知识的推广应用及自传材料、鉴定、考 工资、保险、福利待遇、出国、退休、4.8党群工作4.8.1党务工作4.8.2组织工作离职、调动等材料、其他可供组织参考的材料。4.5 技术管理451技术管理计算机、网络技术应用、开发、引进与

7、革新；其他新技术、合理化建议等工作形成的文件材料。4.5.2档案、图书档案工作、图书资料工作形成的文件材料。4.6 会计公司会计工作中形成的会计凭证、帐簿、报表等文件材料。4.7 员工档案分为在职员工、离退员工、死亡员工，公司员工的履历材料、核材料、奖励与处分、参加中国共产党、共青团及民主党派的材料、招聘材料、综合性工作、党代会、其它有关会议等。组织建设、党员管理、党费管理等。4.8 .3共青团工作组织建设、团员会议、团费管理等。4.9 .4工会工作取代会、劳保福利、女工工作、文体活动等。4.9企业文化与CI4.9.1 企业文化企业文化建设工作形成的文件材料。4.9.2 Cl工作Cl工作形成的

8、（MI）、（BI）、（VI）文件材料。北海鑫诚建设监理有限责任公司标题版本号：A作业文件档案管理工作规定修改号：1序号：BXJZO1.03-2010第3页共10页5、工作程序5.1 文件材料的立卷、归档5.1.1 应归档的文件材料，任何部门与个人都不得占为己有与拒绝归档。务必按档案法与本规定有关条款规定向公司综合办公室移交，集中统一保管。5.1.2 归档范围：通常包含各部门各岗位在业务工作中产生、形成或者承办的有储存查考价值的各类载体的文字、图表、图形、声像等信息记录。具体范围见附表1、附表2。5.1.3 归档时间：通常，各部门应将其承办完毕并整理、立卷的应归档文件材料，于次年四月一日前（会计

9、档案可隔年；员工档案按企业员工档案管理工作规定；工程监理的应归档文件材料应在工程竣工验收后三月内。）移交公司综合办公室档案管理人员集中保管，并办理交接手续。特殊情况，征得公司总经理（或者总经理委托人）同意可推迟移交时间。5.1.4 应归档文件材料的整理、立卷（组卷）及移交：本着“谁形成、“谁承办”谁负责立卷的原则，各部门应将其工作中形成，承办完毕的各类应归档文件材料，按本规定5.3“案卷的质量要求”与5.7”档案分类及档号编制方案”中的分类要求，分类整理、立卷（监理案卷封面与案卷脊背中的档号项可暂不填写，移交后由综合办统一填写），依次经项目总监或者本部门领导审核签字后（在案卷备考表”与“档案移

10、交凭证”中签字），交综合办公室档案管理人员审验，审验合格后办理交接手续（档案管理人员与综合办公室负责人在“档案移交凭证”上签字），详见附表4。其中，监理档案除向本公司综合办公室移交外，还要向建设单位与城建档案馆移交。此部分监理档案的组卷，要事先征求建设单位与城建档案馆的意见，按其要求进行组卷、移交，办理交接手续。5.2 案卷的质量要求（纸质）5.2.1 案卷应由“案卷装具”及在“案卷装具”内依次排列的“卷内目录”、“卷内文件”、“卷内备考表”四部分构成。5.2.2 总体质量要求：内容齐全完整、真实准确、手续完备；制作材料耐久、幅面尺寸规范、书写绘制整洁清晰；组卷系统合理。5.2.3 具体质量要

11、求：5.2.3.1 归档文件应为原件，已破旧的文件应予修整。523.2 文件应字迹清晰，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备。且应使用耐久性强的书写材料书写（如：碳素墨水、蓝黑墨水）。不得使用易褪色的书写材料（如：红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等）。字迹模糊或者易退变的文件应予复制。传真件应用热熔式定影的复印机复印件归档。523.3 文件印章宜用印泥，而不宜用印油。523.4 文件中文字材料幅面尺寸规格宜为A4幅面（图纸宜使用国家标准图幅），纸张应使用能够长期储存的韧力大、耐久性强的纸张。523.5 .5卷内有书写、绘制内容的页面都要编写页号，页号从“1”开始；单面书写的文件页号在右

12、下角；双面书写的文件，正面在右下角，背面在左下角；折叠后的图纸一律在右下角；成套图纸或者印刷成册的文件材料，自成一卷的，原目录可代替卷内目录，不必重新编写页号。“案卷封面”、“卷内目录”、“卷内备考表”不编写页号。北海鑫诚建设监理有限责任公司标题版本号：A作业文件档案管理工作规定修改号：1序号：BXJZO1.03-2010第4页共10页523.6 文件的整理立卷应遵循文件的形成规律，保持卷内文件的有机联系，区分不一致价值，便于保管与利用的原则。523.7 案卷内不应有重份文件；不一致载体的文件通常应分别组卷。523.8 案卷装订不宜过厚，通常不超过40mm。且务必剔除金属物。523.9 案卷装

13、具通常使用卷盒、卷夹两种形式。卷盒的外表尺寸为31Omnl*22Omn1,厚度分别为20、30、40、50毫米。卷夹的外表尺寸为31OnlnI*22OnInI,厚度通常为2030毫米。卷盒、卷夹应使用无酸纸制作。523.10 10“案卷封面”、“卷内目录”、“卷内备考表”的规格统一为：297mm210mm并用70g以上白色书写纸制作。脊背制作用150g白色书写纸。其格式见有关表格样式。523.11 11文书类归档文件（党群、行政、经营、技术、企业文化CI）：a.整理单位，通常以每份文件为一件。文件正本与定稿为一件；正文与附件为一件；原件与复制件为一件；转发文与被转发文为一件；报表、名册、图册等

14、一册（本）为一件；来文与复文可为一件。b.装订时应按件装订。正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。c.卷内文件应依分类方案与排列顺序逐件在文件首页的右上角加盖档号章，档号章内容包含类别号、案卷号、件号。d.该类归档文件目录应装订成册并编制封面，为方便利用，卷内宜同时存放该卷相应的卷内目录。其格式见“有关表格样式”。523.12 12监理文件（及其它工程建设类）：a.该类文件可按项目、单位工程、分部工程、专业、阶段、文种等组卷。见“施工阶段监理文件归档范围与保管期限表（立卷类目）b.卷内文件材料同一问题，

15、可按时间、责任者或者重要程度排列。有图样的文件应文字在前，图样在后；有译文的外文资料译文在前，原文在后。c.内容务必真实、准确，与工程实际相符合。文件的内容及其深度务必符合相应规范、标准的要求。d.案卷可使用装订与不装订两种形式。文字材料务必装订。既有文字材料，又有图纸的案卷应装订。装订应使用线绳三孔左侧装订法，要整齐、牢固。e.“卷内目录”与“备考表”不装订。5.2.3.13设备、会计、员工档案：可按国家现行的专门管理规定执行。1.1 .4封面、目录、备考表的填写5.2.4.1案卷封面/脊背a.案卷题名：应简明、准确地揭示卷内文件材料的内容，要紧包含项目名称或者代字、代号及其结构、阶段的名称等，案卷题名通常由立卷人拟写。b.立卷单位（编制单位）：应填写负责文件材料组卷的部门或者项目负责部门。c.起止日期：应填写案卷内文件材料形成的起止日期。北海鑫诚建设监理有限责任公司标题版本号：A作业文件档案管理工作规定修改号：1序号：BXJZO1.03-2010第5页共10页d保管期限：应填写“文件材料归档范围及保管期限表”划定的保管期限，也可在脊背上用色标区分；