机关档案工作业务建设规范.docx

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1、机关档案工作业务建设规范湖北省档案局办公室关于征求湖北省机关档案工作业务建设规范（修订意见的通知各市、州、直管市、神农架林区档案局，省直机关档案工作协作组组长单位：近年来，国家相继出台了一系列有关机关档案工作的政策规范与标准，提出了新的要求。为习惯新形势下机关档案工作进展的需要，提高全省机关档案工作水平，更好地为机关各项工作服务，省档案局对1999年印发的湖北省机关档案工作业务建设规范作了修订。现将湖北省机关档案工作业务建设规范（修订）印发给你们征求意见，请于4月15日前将修改意见以书面形式报省档案局档案馆室业务指导处。附件：湖北省机关档案工作业务建设规范（修订）二O一一年三月二十五日主题词：

2、机关档案业务建设规范征求意见通知抄送：省档案局（馆）各处室。湖北省档案局办公室2011年3月28日印发打印：刘校对：陈共印60份附件：湖北省机关档案工作业务建设规范（修订，征求意见稿）为了习惯机关档案工作的新情况，提高机关档案工作规范化、标准化与现代化水平，做好档案的收集、管理与利用工作，为机关工作服务，根据中华人民共与国档案法、湖北省档案管理条例、机关档案工作条例、机关档案工作业务建设规范（国档发（1987）27号）等规定，结合湖北省机关档案工作实际，制定本规范。一、机关档案工作的要紧任务（一）贯彻执行档案工作的法律、法规、方针政策，制定本机关、本系统档案工作规章制度。（二）集中统一管理本机

3、关各类门类与载体的档案，确保档案的齐全、完整、安全。（三）运用现代化管理手段，积极开发利用档案信息资源，为机关各项工作服务。（四）按照中华人民共与国档案法实施办法及其他规定向同级国家综合档案馆移交档案与有关资料。（五）向同级国家综合档案馆报送已公开现行文件。（六）对本机关各部门文件材料的形成、积存、整理、归档工作进行指导。（七）对本机关直属单位与系统档案工作进行监督与指导。二、档案工作制度（一）机关档案工作制度1、文件材料归档制度。归档制度要紧包含公文处理与业务或者承办部门整理归档责任、方法、时间、要求，并附本单位档案（文件材料）分类方案、归档范围、保管期限表（“三合一”制度）。“三合一”制度

4、格式见附件1。填写方法如下：门类为一级分类：填写文书、科技、会计、声像、电子、实物、专业文件材料名称。类别为二级分类：文书文件材料填写内设机构或者问题（职能）类名；科技文件材料填基建、设备、科研类名；会计文件材料填写凭证、账簿、财务报告、其他类名；声像文件材料填写照片、录音、录像类名；电子文件填写磁盘、光盘等类名；实物填写奖品、印章、字画、赠品、其他等类名；专业文件材料填专业主管机关形成的统计、房产、出版物等专业文件材料类名。归档范围：填写归档文件材料的内容，通常由责任者、问题、文种构成。同一类别中的条款应按会议文件、业务文件、事务文件的顺序排列，同一会议、业务、事务文件的条款通常按上级、本单

5、位、不相递属单位、本级有关单位、下级单位的顺序排列。不一致级别责任者的文件材料通常应分条款编写。保管期限不一致的文件材料应分重要的、通常的列举。保管期限：按照国家关于档案保管期限的规定，结合本单位的工作实际，分别逐条确定保管期限。文书档案的保管期限定为永久、定期两种，定期通常分为30年、10年。定期的会计档案分别为3年、5年、10年、15年、25年。2、档案管理制度。（1）档案保管制度。要紧包含档案的安全保管与库房、设备的管理制度。（2）统计制度。要紧包含法定统计与档案行政管理机关及上级业务主管机关要求填报的业务统计的要求。（3）档案保密制度。要紧包含档案的保密措施与对档案人员、利用者的保密要

6、求、电子文件形成与归档的保密要求等。（4）档案鉴定销毁制度。要紧包含鉴定小组的构成、鉴定根据、工作方法与程序、审批权限、工作要求等。（5）档案利用制度。要紧包含利用的范围、方式、要求、审批手续及利用登记、效果反馈等。（6）档案库房灾害应急预案。要紧包含档案应急预案的组织领导、处置原则、工作责任、工作目标、灾害种类、抢险救灾范围、应急求援预案、程序、扑救政策、防护措施与注意事项、灾情消除后的处理工作、奖惩等。（7）档案人员岗位责任制。要紧包含档案人员岗位设置、工作职责、目标要求等。（二）直属单位与系统档案工作制度要紧包含本机关直属单位与系统档案工作管理办法、意见、规定、规范、标准等规范性文件，与

7、档案工作管理体制，档案工作机构、人员、经费，档案管理与利用方法，档案工作指导、监督、检查，档案工作目标管理的措施等。三、归档文件材料的收集（一）文件材料的收集范围重点收集反映本单位职能活动、历史面貌、单位与个人权益的文件材料。具体收集范围按国家档案局第8号令公布的机关文件材料归档范围与文书档案保管期限规定执行。同时收集与档案有关的资料。有代表性的数码照片应扩印成纸质照片归档，数码照片应选择在公务活动中形成的有归档价值的照片归档。本单位制发的文件材料应储存发文中的修改、审批过程性信息，无纸化办公的单位应对只有电子签章的电子文件，打印出纸质文件盖章与电子文件一并归档。实行纸质文件与电子文件双套制归

8、档。纸质文件收两套，一套归档，一套用作文件汇编。电子文件应具有真实性、完整性与有效性，用一次写光盘、移动硬盘等两种以上安全存储介质进行备份管理。（二）文件材料的接收与现行文件的报送时间机关文书文件材料于次年6月底前归档。基建文件材料于项目结束或者中止后归档。设备随机文件材料在开箱时归档，安装及维修材料在结束后归档。会计文件材料由财务部门按年度整理归档，在财务部门储存一年后向档案部门移交。专业文件材料通常随办随归或者在次年上半年归档，如有特殊规定的按其规定执行。声像材料、电子文件、实物等随时归档。现行文件通常应在形成单位制发文件、收到对口上级下发文件的同时报送。本单位形成的文件应同时报送电子版。

9、机关编制的公开文件汇编，应向同级国家综合档案馆报送。（三）向档案馆移交档案的要求归档文件材料齐全完整，整理质量符合有关规定，交接及时、手续完备。移交纸质档案与有关资料应填写“档案、资料交接文据”（格式见附件2）一式二份；移交电子档案应填写归档电子文件移交、接收检验登记表（格式见附件3）一式二份。本单位制发的现行文件报送纸质文件及其电子版；上级下发的规范性文件可报送纸质复印件，实行电子收文的单位，应同时报送电子版。现行文件报送时填写现行文件资料报送登记表（格式见附件4）一式二份。四、归档文件材料的整理归档文件材料整理的原则要求是：遵循形成规律，保持有机联系，区分保管期限，便于管理与利用。（一）划

10、分全宗一个立档单位（即具有独立法人资格的单位）在其工作活动中形成的各类门类与载体的档案为一个全宗。1、新成立的机关、一个机关分为两个以上机关（如税务局分为国税局、地税局）、几个机关合并为一个机关（如人事局、劳动局合并为人社局），均应分别建立新的全宗。机关改变领导关系、名称，其工作性质与业务范围未发生变化（如教育委员会改为教育局），仍接继原先的全宗，但应在全宗介绍与整理说明中注明。2、一个机关几块牌子（如档案局、档案馆）应设立联合全宗，派出性机关，具有独立法人资格的可单设全宗。3、无人员编制的委员会（如保密委），其档案归入其相应的办事机构（如保密局）全宗。4、乡、镇、场、办事处设立汇合全宗。乡镇

11、站所等派出机构的档案归有关主管部门统一管理。5、独立的二级单位分设全宗。内设机构不建立全宗，距离较远的内设机构与不设立全宗的派出性机构，其档案可单独管理。6、全宗名称用机构全称或者规范化的简称。联合全宗通常应并列列出单位名称，如：湖北省纪委、监察厅，湖北省外侨办、湖北省港澳力、；具有明显主次之分的单位能够其要紧名称作为全宗名称，如：湖北省移民局、湖北省三峡工程建设移民局，以湖北省移民局作为全宗名称；湖北省新闻出版局、湖北省版权局以湖北省新闻出版局作为全宗名称。乡镇（街办）的汇合全宗名称直接用其行政区划名称，如：宜都市陆城街办。机构更名后的全宗名称用当前的机构名称，变更前名称在全宗介绍与整理说明

12、中说明。（二）文书文件材料的整理文书文件材料以件为单位整理。通过分类、排列、编号、编目、装订、装盒、排架等步骤完成整理工作。通常机关应按“年度一机构或者问题一保管期限”分类，归档文件少的基层单位可按“年度一保管期限”分类。保管期限分为永久与定期两种，其中定期分为30年、10年两种。在最低一级类目内通常按“事由一时间”排列归档文件。在最低一级类目下从“1”开始编制件号。归档章盖在文件首页右上角或者上方。保管期限分别用Y、永或者永久，30或者30年，10或者10年表示。编制归档文件目录。不向国家综合档案馆移交的归档文件可用梯形无酸牛皮纸封装，到期需移交的档案应使用扎线装订。装订的文件材料按保管期限

13、分别装盒，不一致保管期限的归档文件不得装入同一盒中。档案盒可选择“年度一机构（问题）一保管期限（10年期限的可单独排架）、“保管期限一年度一机构（问题）”、“年度一保管期限一机构（问题）”三种方法之一进行排架。文书文件材料整理方法应符合归档文件整理规则（DA/T22）与湖北省归档文件整理实施细则的规定。档号编制方法见附件5。（三）科技文件材料的整理科技文件材料按项目整理。通过分类、组卷、排列、编号、编目、装订、装盒等步骤完成整理工作。机关科技文件材料的整理应符合科学技术档案案卷质量构成的通常要求（GB/T11822）的规定。1、机关基建文件材料按项目集中，给予代号，立卷整理。一个项目的文件材料

14、按项目的项目前期、项目设计、项目施工、项目监理、项目竣工、项目验收、项目组织管理及项目运行与保护阶段组卷或者排列，管理性科技文件材料按问题、时间或者重要程度排列，技术图纸按图纸顺序排列。在文件材料首页的右上角或者上方盖档号章。使用整卷装订或者单件装订方式。基建项目多的单位，可按项目性质分类。基建档案的整理方法及保管期限的划分参照国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范（DA/T28）的规定进行。2、机关设备仪器文件材料按台（套）集中，给予代号，立卷整理。归档文件材料包含立项审批与采购、设备仪器开箱验收、设备仪器安装调试、随机文件材料、设备仪器运行保护等。设备仪器多的单位，可按设备用途对设备档

15、案进行项目分类。卷号、编目、封面填写方法同基建文件材料的整理。（四）会计文件材料的整理财务管理性文件、会计年度财务预算归入文书档案。会计电子文件归入电子档案，实行电子与纸质双套制归档。机关会计文件材料分核算单位（建账单位），按会计档案管理办法（财会字199832号）与湖北省会计档案管理实施办法（鄂财会发1999399号）要求整理。纸质会计文件材料分为凭证、账簿、财务报告与其他4类。区分保管期限分别立卷整理。账簿、财务报告再按保管期限分类。凭证按其科目、性质结合时间组卷，按凭单号顺序排列；账簿通常一本一卷；财务报告年度与月度报告分别组卷；其他类材料一种一卷。卷内材料通常应编页号。案卷在类目中排序，一卷一号，跨年度连续编制大流水号。案卷数量特别多的单位可编分年度的案卷小流水号。装入会计档案专用档案盒。按会计材料类型一案卷号排架。编制案卷目录（格式见附件6）o会计档案的保管期限分为永久与定期两种，定期分为3年、5年、10年、15年、25年。（五）声像材料的整理照片、录音、录像材料分别整理。通过分类、排列、上卷、编号、编目等步骤完成整理工作。1、照片档案按照片档案管理规范（GB/T11821）规定整理。纸质照片、传统底片、数码照片分别整理。有关联的纸质照片、数码照片与传统底片间应建立互见号。纸质照片按“保管期限一年度一问题”分类，其中的“问题”通常可分视察检查类、业务活动类、机关