时代光华高效会议管理技巧.docx

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1、时代光华高效会议管理技巧1500G管理培训资料=2800元=100O元希捷1500G硬盘+1万集管理培训视频+380管理咨询全案资料+SAP/ORCALE/用友ERP软件等等.QQ:91093902%MSN：guanlil500gTel:13530130557套餐一：1500G=2800元.套餐二：100OG=2000元.套餐三：500G=1500元不包括咨询全案，加全案1800元.套餐四：320=1000元不包括咨询全案，加全案1400元套餐五：380套23G管理咨询全案600元.1. 引言【本讲重点】会议的意义会议的目的会议的种类会议的频率会议成本的计算枝4唱7要个世手在索片程度上城是 一

2、个时的L充篇会的色察.会议的壬面作用息决臼题， 反函作用则是*姮，因此佥 城及”要管，更不就倘少校4,会议的要紧目的就是解决问题，但由于开会技巧不佳或者过于频繁，不但无益于解决问题,反而使问题愈趋复杂。频繁的会议与主管层的随意决策，常常是员工的梦魇：员工花太多时间在无效率的会议上，不仅浪费公司成本，也造成工作效率低下。如何能在会议中高效率且有效果地解决问题，是“高效会议管理技巧”的中心议题。2. 会议的意义1 .会议是个集思广益的渠道如上图1-1,会议是一个集合的载体。通过会议使不一致的人、不一致的办法汇聚一堂，相互碰撞，从而产生“金点子”。许多高水准的创意就是开会期间不致观念相互碰撞的产物。

3、2 .会议显示一个组织或者一个部门的存在会议总是在大于一人的情况下发生的，即使是只有两个人的会议，这两个人也是一种小型组织。没有不开会的组织或者部门，一个组织或者部门不召开会议，它的存在价值就会受到质疑。因此，会议能够充分显示一个组织或者部门的存在价值。姐织或部互为前提3.会议的目的猛的目的 MUST ft A A传地在讯 fiJIX.饮蠲才网延长WMStI决臼黑图1-2组织或者部门与会议3 .会议是一种群体沟通的方式开会很少是一对一的沟通，绝大多数情况下都是一种群体沟通。随着科技的迅猛进展，人们的沟通方式越来越多，现在人们能够通过E-mail、多媒体等种种形式进行沟通，但是，群体沟通，即会议

4、这种方式，是任何其他沟通方式都无法替代的。由于这种方式最直接、最直观，这种方式最符合人类原本的沟通习惯。点明困 濠所在发现同 避开寻 找解决 办法想出新点子评议新 点子 开展有效的沟通会议是一种多项交流，能够集思广益，实现有效沟通是会议的一个要紧目的。 传达资讯通过会议能够向员工通报一些决定及新决策，也就是说向员工传达来自上级或者其他部门的有关资讯。 监督员工、协调矛盾许多公司或者部门的常规会议其要紧目的是为了监督、检查员工对工作任务的执行情况，熟悉员工的工作进度；同时，借助会议这种“集合”的、“面对面”的形式，来有效协调上下级与员工之间的矛盾。 达成协议与解决问题达成协议与解决问题通常要经历

5、下列6个步骤，通过这6个步骤，最终实现协议的产生与问题的解决。图1-3达成协议与解决问题的6个步骤资源共享利用开会汇合资源，以期相互帮助，共同进步。开发创意开发创意的会议目的突出反映在广告公司、媒体公司中。通过举行会议，形成新的构思，同时论证新构思,使其具有可行性。激励士气年初或者年底的会议通常具有这一目的性。这种会议是为了使公司上下团结一心，朝着一个方向共同努力。巩固主管地位经理或者主管为了表达自身的存在价值，更为了巩固自己的地位，经常会召开一些上下协调会议，以此来强化自己的地位。4. 会议的种类会议能够按照人数、开会方式与开会目的进行分类，每一种分类都从一个方面反映了会议的作用，每种分类都

6、与人们的实际需要、社会的不断进展密切有关。表1-1会议的种类按人数分类按开会方式分类按开会目的分类团体会议一对一会议面对面会议电话会议视频会议 宣布人事安排、讲解政策的会议 当众表扬或批评别人的会议 临时处理突发事件的会议 固定的团队会议 集思广益的会议5. 会议的频率每种会议都有其合理的发生频率，只有掌握了合理的会议发生频率，才能更高效地利用各类会议解决问题、达到目的。1.固定的部门会议2 .全体会议3 .处理突发事件的会议建仪领生：值时注意事项，切忌太独鳌，否则会使员工感觉日日有 危机，会让公司恪入做事无条理的可怕境地.4.一对一会议6. 会议成本的计算会议成本分为时间成本、直接会议成本与

7、效率缺失成本3种。会议成本是非常可观的一笔数目，它关系到家公司的得失成败，因此万万不可等闲视之。1 .会议的时间成本时间成本=参加会议的人数X（与会者的准备时间与会者的旅行时间会议秘书工作时间会议服务人员工作时间）注心如果射向成本不太直观,救转换成金钱成本.金我成本=开会的时间成本X与会人员平均每小IH的歌水3.效率缺失成本开会时，主管人员务必离开自己的工作岗位，这有可能造成公司整体管理效率的下降。由于管理效率下降 而造成的缺失，就是效率缺失成本。效率缺失成本包含下列3种情况：效军投失的3中情况：因不及时矮听重要存户的电话而损失一大 患生意不能及时处理客户的投诉而律军一批开户不能及时第决自己管

8、曲范由内的突发事件 而停工停产【自检】请将下列有关选项用横线连接起来。A、固定的部门会议B、一对一会议C、处理突发事件的会议至少每两月一次随时D、全体会议按需要至少每月一次2 .直接的会议成本见参考答案IT【本讲总结】从某种角度而言，世界是一个时时处处充满会议的世界。高效的会议能帮助我们迅速解决实践中遇到的问题，然而低效率的会议却往往占据上风，造成时间成本、直接成本及效率成本的缺失。因此，每个人应从基础做起，深刻懂得会议的意义、目的、分类、合理的发生频率与如何计算会议的成本,只有先掌握了这些基础知识，才可能使每一次会议都“行之有效”。【心得体会】第二讲会议效率不高的原因及解决方案1 .会议效率

9、不高的原因1 .会议的通病效率不高小王是一家公司的职员，他对公司会议有自己的一些办法，他的办法反映了许多公司会议的某些现状，值得我们思考。我敢说，大多效的公司决议都是 有同题的，甚至是错谈的，其根本原因在于，大多数公司的 会议效手都很低下！很多公司往往由于下列原因，开会效率低下：公司的主管都不明白何时是开会的最好时机。许多重要的会都安排在周五下午开，或者非要安排在事务繁忙的周一开。许多主管关于何时开会几乎都不征询员工的意见。这使得员工疲于奔命，甚至得延后或者放弃参加其他会议。有些“务必到会”的员工，由于已经与重要客户或者政府官员有约在先，根本不能出席，这使得会议讨论很难进行。而到场的人往往并非

10、与议题关系最密切的人，因此准备不充分或者者根本来不及准备。时下有一句很流行的话一一“最近比较烦”，对太多像小王一样的职场人士来说，这句话能够改为“开会比较烦”。开会之因此烦，用小王的话来说，就是“会议常在亳无章法的状况下进行，甚至亳无意义地延长时间，即使有决议，质量也很低”，简而言之，会议效率不高。因此，寻找致使会议效率不高的原因就显得格外重要。2.会议效率不高的原因会议效率不高通常由下列7种原因造成。在这7种原因中，有3种原因是会议的“致命伤”，需要格外警惕。这3种原因是：主持人的技能、会议的地点与会议的准备工作。表2-1会议效率不高的原因及具体表现项次原因具体表现(1)时间会议安排在即将午

11、餐的时间，每个人都讥肠缠三，无心开会.(2)地点会议地点设在经理办公室，致使会议被频繁打断，无法正常进行.(3)开会对象的选择必须出席会议的人未到，通知来的是一些可有可无的参加者.(4)主持人的技能会议主持人缺乏影响力、说服力，被参会者牵着鼻子跑，无法达到会议意图.(5)参会者的技能参会者发言混乱，既不知如何表意，又不知如何引退，致使会议失败.(6)会议的准备工作开会前没有逋知与会者相关事宜，致使会议拖沓而无成效.(7)开金的原因、目的和结果开会的原因、目的和结果在会议进行中忽然发现皆不明确，致使会议亳无意义、宣告失败.2 .如何进行预防性管理所谓预防性管理，事实上就是防患于未然，将祸患扼杀于

12、摇篮之中。关于会议来说，做预防性管理，实际上就是在开会之前，针对可能导致会议效率低下的各类原因，一一做好预防工作，从而保证会议的高效进行。【举例】以会议为例，为了预防出现效率不高的情况，下面针对7种致使会议效率低下的原因，做一个全面的预防性管理1会议效率不高的原因预防性管理措施时间会议一般应安排在周二至周四上午或是下午两点半之后，避免安排在周一或周五。地点地点尽量设置在一个封闭的会议室内，而且是好围着圆桌进行。开会对象的选择事先通知必须出席会议的人，将出席会议的人分为必须参加者、可以旁听者和可选择参加者几类主持人的技能选择具有亲和力、影响力的人担任主持人一职.参会者的技能参会者一定要具有倾听能

13、力。会议的准备工作一定要提前做好具体的准备工作开会的原因、目的和结果在会议举行之前将开会的原因、目的和结果通知所有的参会者.【自检】请根据自身情况完成下列表格。(1)你所在公司是否存在会议效率不高的问题？口是否(2)如果存在，谙从下列选项中选出符合你所在公司实际情况的选项，并提出改进意见.存在问题是否存在改进意见主持人亳无影响力口是口否会议地点的布局让人很有压迫感口是否会前准备不足，会议议题让人不明所以口是口否会议总是选在午饭时间进行口是口否3 .高效会议的八大特征与低效率会议相对的就是高效会议，高效会议充分克服了致使会议效率不高的种种不利因素。高效会议具有8大特征。z高效会仪的八大特征：只在

14、必要时才召集好好筹划过报订和分发7议程表遵守时间一切按部就班清了最有经题的和有才能的人出席触了评论和归纳记录所有决定，建议和负责人建议在正式召开会议之前，将高效会议的8大特征一一列出，并随时检验，充分做好预防性管理，使马上召开的会议能够成为真正意义上的高效会议。4 .会议规范会议规范包含3个部分：会议时间安排的规范、固定的会议流程规范与会议规范本身。1 .会议时间安排的规范会议时间安排的俄范：8AM-9AM发言的欲里没被女酸，不宜让与会者对提议有大多回应友续食业务分析.PAM-IOAM爰着I对I会谀，也是进行业务会谈的最佳时机.10AM-12AMIPM-3PM.更台票处广送.3PM-5PM豪好不安舔会议. 上午8-9点之间，正是员工从家到公司，准备开始天工作的时候。这个时候的员工，心绪尚且混乱，还需一段时间才能进入工作状态。因此，试图在这一时间段举行会议、试图让员工回应会议提议或者进行业务分析，从人的生理与心理角度来看，是不现实的。 上午9T0点之间，员工已经开始进入工作状态。在这个时间段最适合进行一对-的会谈，同样也是进行业务会谈的最佳时机。 上午10T2点或者下午1-3点之间，最适合调动员工集思广益。大家利用头脑风暴，不断想出新点子、新方法。下午3-5点