档案管理规定.docx

《档案管理规定.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《档案管理规定.docx（40页珍藏版）》请在优知文库上搜索。

1、XX公司档案管理规定1总则1.1 目的为加强公司档案管理，实现档案管理工作的标准化和规范化，有效保护档案，增强公司档案的实用性和有效性，特制定本规定。1.2 释义档案是直接记述和反映公司活动、保存备查的各种公司文件材料的总称，即公司各部门及员工从事生产经营和管理活动，所直接形成的对公司有保存价值的文件材料。1.3 管理原则1.3.1 集中统一管理原则。档案工作须指定归口管理部门，对各类档案进行集中、统一管理，整合和共享档案资源。1.3.2 维护档案完整与安全。各部室、各发展区及直属企业须维护档案数量齐全、内容完整、安全。1.3.3 便于有效利用。档案工作须不断优化管理流程，强化服务意识，提升利

2、用效率，为企业生产、经营、管理和持续发展提供高效服务。1.4 适用范围本规定适用于XX公司（以下简称XX有限公司）、直属企业及发展区。2组织与职责2.1 归口管理部门综合赋能群为XX有限公司档案的集中统一管理部门，负责XX有限公司所有档案管理的业务指导、监督检查、组织协调和统计上报；党群工作类、行政管理类、人事类材料、经营管理类由综合赋能群归口管理；生产技术管理类、产品类、科学研究类、基本建设类、设备仪器类材料由工程技术部归口管理；会计类材料由财务部归口管理。2.2 档案管理组织XX有限公司分管档案工作的分管领导为综合赋能群分管领导，负责指导日常档案工作；档案工作负责人为综合赋能群档案管理员；

3、各部门须指定专职或兼职档案管理员，负责收集、整理本部门形成的有价值的文件材料，每个员工都有责任和义务，将形成的有价值文件材料向本部门档案资料人员归档。各部门专职或兼职档案管理员定期将文书档案、人事档案、科技档案、会计档案向归口管理部门移交。2.3 档案管理分管领导职责：2.3.1负责档案工作年度计划的决策并指导实施。2.3.2审核本企业文件材料收集和档案整理、归档、保管、利用、鉴定、处置等规章制度。2.3.3统筹监督本企业档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用工作。2.3.4指导本企业各部门的档案工作。2.4 专（兼）档案管理员职责：2.4.1 制定档案工作年度计划并组织实施。2.4.2

4、 制定文件材料收集和档案整理、归档、保管、利用、鉴定、处置等规章制度。2.4.3 4.3负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用工作。2.4.4 协助各部门、项目及专项工作文件材料的形成、积累、整理及归档工作。2.4.5 按规定向上级档案管理部门移交档案。2.5 档案管理员要求：2. 5.1要选拔有专业技能、具有强烈责任感的人员担任专、兼职档案管理员，并根据其岗位提供相关待遇。3. 5.2专、兼职档案员要了解和掌握本单位、部门的业务范围，以利于档案收集和利用工作；要积极参加专业培训，不断提高自身业务水平，认真负责地搞好档案工作。4. 5.3档案管理员必须保持相对稳定，档案人员（包括兼职

5、）调动工作时，应充分考虑这一因素，并要有适合的人员接替其工作，有一定的交接时间，对档案装具、设备和档案库藏进行清点并制作移交清册双方签字盖章。3档案管理工作要求：档案管理必须遵守“三纳入”、“四参加”、“四同步”要求：3.1“三纳入”：档案工作纳入到单位工作计划；纳入到领导工作议事日程；纳入到单位员工岗位职责。3.2“四参加”：档案人员参加产品鉴定会；参加科研课题审定会；参加工程项目验收会；参加设备开箱验收。3.3“四同步”：各单位在下达计划任务与提出文件材料的归档要求同步；检查计划进度与检查文件材料的形成情况同步；评审鉴定成果与验收、鉴定档案材料的完整、准确、系统情况同步；上报登记和评审奖励

6、科技成果以及科技人员晋级考核与档案部门出具专题归档情况证明材料同步。4档案归档4.1归档范围4.1.1企业各项活动中形成的具有保存、利用价值的不同形式的文件材料均须归档，具体范围按照文件材料归档范围（附件1）、燃气工程竣工资料归档范围（附件2）、工程项目文件材料归档范围（附件3）执行。4.1.2单位或个人不得以任何借口、任何形式私自保留公司文件材料。4.1.3各发展区、直属企业档案管理部门须将本单位的各类资质证件、政府批复文件、知识产权文件材料向宁德新奥本部档案室归档原件（如有多份）或扫描件，具体范围按照发展区（直属企业）归档范围（附件4）执行。4.2归档时间4. 2.1党群工作类、行政管理类

7、、经营管理类、生产技术管理类文件材料每年归档一次。5. 2.2涉及薪酬明细、调薪明细、年终奖明细、劳动合同等人力资源管理中涉密文件材料，须以密封形式每年归档一次。6. 2.3基本建设、科学研究类文件材料由单位负责人审定后，于工程竣工或科研成果鉴定后3个月内归档。产品类文件材料在产品试制定型、正式投产前（或批量生产时）归档；设备仪器类文件材料在开箱或安装调试后归档。7. 2.4会计凭证、会计账簿、会计报表在会计年度终了后，由财务部门整理，暂由财务部门保管。8. 2.5磁带、磁盘、光盘、照片（底片）实物等形式的文件材料，在工作结束后15个工作日内及时归档。9. 2.6各类项目结项后，须在1个月内归

8、档所有相关材料。4.2.7所有密件均须在办结完毕后15个工作日内归档。4.2.8下列文件材料必须随时归档：（1）企业内部机构变动和职工调动、离岗时留在部门或个人手中的文件材料；（2）企业产权变动过程中形成的文件材料；（3）领导和员工外出考察、参加会议等公务活动形成的文件材料；（4）其他临时活动中形成的文件材料。4.3 归档要求：1. 3.1归档文件材料须完整、准确、系统。4. 3.2归档文件材料须按本规定要求分类整理，文件材料密级、保管期限标注清晰。5. 3.3归档的文件材料须是原件或正本，并具有历史查考凭证的作用。6. 3.4归档时，须把同一内容、不同载体形式的材料一起归档，如纸质文件、照片

9、、录音带、录像带、软件光盘等。7. 3.5非纸质文件材料须可读，并与其文字说明一并归档。8. 3.6项目工程竣工资料归档时，须由项目工程分管领导签字确认。4.4 绝密文件材料以件为单位密封归档。封面上须注明文件材料信息、保管期限、解密条件、利用要求等，并经归档部门分管领导签字。封面样式详见绝密文件材料归档封面（附件5）。4.5 归档时须制作一式两份的文件材料移交清单（附件6）,交接双方根据移交清单清点核对归档文件，并在移交清单上签字确认。签字后的文件材料移交清单由档案管理部门和移交人员各留一份。5档案整理5.1 各种类型及不同载体形式的档案均采用统一的档案分类，为保证XX有限公司档案分类的一致

10、性，各发展区、直属企业档案管理部门须严格遵从本规定确定的档案分类规则，不得私自改动。详细分类要求按照档案分类规则（附件7）执行。5.2 归档文件鉴定。对文件的价值、技术、法律标记以及齐全完整等进行鉴定，归档文件须经过鉴定后方能归档，具体详见不归档文件材料范围（附件8。）6档案的保管和利用6.1 根据档案分类，实行部门管理责任制，各部门归口保管，除人事档案、会计档案不需要向档案室移交，暂由综合赋能群、财务部保管，其余档案均须集中存放于公司档案室。6.2 档案的利用6.2.1档案管理人员熟悉档案情况，用档案管理软件编制检索工具，建立数据库，快速检索，及时提供利用。6.2.2利用者查借阅档案须填写档

11、案查借阅登记表（附件9）6.2.3密级档案利用须填写密级档案查借阅审批表（附件10）,经档案归档部门分管领导批准后方可查阅。绝密级与机密级档案须在档案管理部门指定地点查阅，禁止复印或借出。6.2.4外单位查阅档案，须经单位档案管理分管领导及所查档案归档部门分管领导批准。6.2.5档案借阅期限不得超过7个工作日，到期归还。如需再借，须办理续借手续。档案管理人员需及时对借出档案进行跟催。6.2.6档案使用者须对档案内容保密，并对档案的安全、完整负责，不得传播档案内容，不得标记、污损、涂改、转借档案。6.2.7档案管理人员须严格履行档案查（借）阅登记手续，并对归还档案检查核实，确认完整无损后方可办理

12、登记注销手续。6.2.8员工调配、离职时，须及时向档案管理部门归还所借档案。6.2.9利用过程中造成档案丢失，当事人须立即提交书面报告，详细说明档案丢失经过及采取的补救措施，经其分管领导核实签字后，提交档案管理部门。档案管理部门须协同风险管理部门、安全管理部门人员，就档案丢失情况进行复核，对丢失档案进行价值评估，提出处理意见，上报档案管理部门分管领导。7档案鉴定与销毁7.1 对公司长远利用价值的档案应移交档案室永久保存（50年以上）；在一定时期内有保存价值的档案也应移交档案室定期保存；其他档案各部门兼职档案管理员可根据保管期限表确定其保管期限。7.2 对保管期满、确无保管、利用价值的档案，须由

13、档案管理部门组织鉴定小组确认是否需要销毁。鉴定小组成员包括总经理、风险管理部门分管领导、档案管理部门分管领导、档案管理人员。7.3 经鉴定小组评审确需销毁的档案，由档案管理部门编制档案销毁清册（附件11）,鉴定小组成员逐一签字确认。7.4 档案销毁后，销毁人、监销人须在销毁清册上签字确认，并将档案销毁清册归档。8奖惩8.1 档案管理部门对各部室、各发展区及直属企业档案管理情况进行不定期检查与评估，对严格执行XX有限公司档案管理规定，档案工作开展较好的单位和个人在考核中予以奖励。8.2 有下列行为的单位或个人，视情节轻重，分别给予通报批评、警告、记过、留用察看处分，并扣发1到6个月月度奖金：（1

14、）不按规定归档或不按期移交档案，影响工作或造成档案流失的部门或个人；（2）涂改、伪造、丢失、故意隐藏档案；（3）明知所保存的档案面临危险而不采取措施，造成档案损失的。（4）擅自提供、抄录、公布、销毁档案的。（5）借阅档案超过归还期限，未按时归还档案；（6）借阅、复印档案时涂画、拆封、抽换和篡改档案；（7）泄露档案秘密，给企业造成损失。8.3 对故意毁损档案者，解除劳动合同，并根据造成损失的大小追究经济责任。9附则9.1本规定由综合赋能群负责解释、修订。9.2本规定自发布之日起试行。试行期三个月，三个月内如无修订,则自动转入实施。10附件附件1文件材料归档范围附件2燃气工程竣工资料归档范围附件3

15、工程项目文件材料归档范围附件4发展区（直属企业）归档案范围附件5绝密文件材料归档封面附件6文件材料移交清单附件7档案分类规则附件8不归档文件材料范围附件9档案查借阅登记表附件10密级档案查借阅审批表附件11档案销毁清册附件1文件材料归档范围类别范围党群工作类党务工作匕级党务工作指示、规定、通知、会议材料党委综合性工作、党务工作会议记录、组织建设、党员干部管理、党费管理等文件材料监察工作监督检查工作形成的文件材料工会工作职代会的报告、总结、决议、职工代表名单、开幕词、声像材料等一般发言稿、简报、参考材料工会委员会会议纪要、决议等民主管理的计划、总结、请示、批复、决议等工会组织组织建设方面的文件材料、参议会文件材料文体活动文件材料协会工作参加全国政协、省政协,、市政协会议的文件材料参政议政的提案及批复协会的其它材料行政管理类行政事务行政管理工作、办公室工作、文秘工作形成的文件材料董事会、监事会、执委会纪要、讨论通过的文件庆典、集会及专业会议的通知、议程、代表名单、领导讲话、大会发言、纪要、讨论通过的文件、声像材料等企业主要职能活动的工作总结、计划、报告（年度、季度）公司荣誉申