文件与资料控制程序022.docx

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1、文件与资料控制程序022金海环境技术股份有限公司质量/环境体系程序文件保密等级SL：保密QEPHMDC-001A文件与资料操纵程序2017-05-21 实施2017-04-20公布浙江金海环境技术股份有限公司公布编制部门/人:审核部门/人:批准部门/人:（品质保证部）（管理者代表）（总裁）文件更换状态一览表REVISIONHISTORY原版号修订状态修订条款修订内容简述修订日期拟定人审核人批准人1.0目的：为确保本司所有内部文件、外部文件、图样与技术资料的准确性与统一性，使本司所有与体系类有关的文件、图样与技术资料之流通、应用、处理等得到有效操纵，以确保本司各职能部门均能根据质量与环境管理体系

2、规定，对所持有文件与资料进行有效的管控；以此确保本司各部与各作业现场所持有的，且正在使用的文件、图样与技术资料均能及时获得最新且有效的版本，以免逾期失效的文件、图样与技术资料被非预期使用，故制定本程序。2.0范围：凡本公司质量与环境管理体系所涉及到的有关产品与原/辅材料的采购、制造（包含设计/开发、样件生产、试生产、批量生产等）、检验及校准、仓储、包装到交付各阶段作业的所有文件、图样与技术资料与顾客、供应商提供的有关文件、图样与技术资料及与国际/国家政府、安全与环保法规有关的外部文件与资料之制作、修废、分发、回收、申请及储存等作业之均属本程序管控范畴。3.0术语与定义：3.1 体系管理文件：指

3、适用于本司内的第一层次文件、第二层次文件、第三层次文件、第四层次文件与操作标准/操作规程/说明书、检验标准/检验规程、管理制度/实施办法等文件。1. 1.1第一层次文件（一阶文件）：是指适用于本司之质量环境手册与环境手册或者质量环境手册。3. 1.2第二层次文件（二阶文件）：是指适用于本司之程序文件（某项活动或者过程规范的文件）。4. 1.3第三层次文件（三阶文件）：是指适用于本司之作业指导书（包含：操作标准/操作规程/说明书、检验标准/检验规程、在生产过程中所需的工艺文件与工序卡片、工程图样及技术文件资料与规定）等。5. 1.4第四层次文件（四阶文件）：是指适用于本司的表单/表格、记录，也就

4、是阐明所取得的结果或者提供所完成活动证据的表单文件。3.2 技术文件：是指本司拟定的工程规范、工程标准与规范、作业标准、检查基准、图样、包装标准、工艺文件等与/或者顾客提供的图样、工程规范、工程标准/技术标准、技术条件/协议、质量规范、检验规范、检验标准、电脑数据软盘/软件、样品等与/或者本公司与供应商签订的协议等。3.3 3电子文件：是指在数字设备及环境中生成，并以数码形式存储于磁带、磁盘、移动硬盘、光盘或者（0A与ERP）系统等电子媒体为存储对象之载体文件，且且须依靠计算机数字设备进行阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件（包含：电子版文件、电子图纸及PDF形式贮存的所有文档与图文资料）等

5、。3.4 文件类型：3.1.1 内部文件：按照质量管理体系与环境管理体系要求制定的书面文件。3.1.2 外来文件：是指顾客或者公司外所输入的资料文件或者文本书籍或者图文样本（包含:国际或者国家（包含安全与环保、质量检验与检疫）等部委之公文与告示、法律法规或者规章条文规定、政府之文件、与有关引用标准等。4.0职责与权限：4.1总裁4.1.1负责本司质量环境手册、质量环境程序文件的批准。4.1.2负责批准本司质量环境总方针与质量环境总目标的执行。4.1.3负责批准公司管理规定、公司管理制度/申请书/人事任免事项/红头文件/公告/通告/通知/管理规章/管理办法类文件。4.1.4负责批准年度管理评审实

6、施计划与管理评审报告与经营管理计划。4.2管理者代表4.2.1负责组织权责部门进行拟定、修订与评审质量与环境管理体系类有关文件；4.2.1.1负责组织权责部门进行编制质量环境手册与质量环境程序文件；4.2.2.2负责审核权责部门编制的质量环境手册；4.2.2.3负责将拟定、修订与评审认可后的质量与环境管理体系类手册与程序文件递交总裁办理批准手续。4.2.3负责组织权责部门制定本司质量环境方针与质量环境目标及KPl关键绩效考核指标；4.2.4负责批准本司第三层次作业指导与管理制度类文件与技术指导类文件及附属有关表单记录类文件的使用。4.2.5负责批准年度内部体系审核计划与内部体系审核报告。4.2

7、.6负责审核年度管理评审实施计划与管理评审报告。4. 2.7负责制定年度经营管理计划。4.3总经理4.3.1负责行驶代理管理者代表对本司第三层次作业指导类与管理制度类文件与技术指导类文件及有关表单、表格类文件之使用的批准权。4.3.2负责落实与批准所属公司内各部的质量环境目标及KPl关键绩效目标值的执行工作；4.3.2.1对执行不达标的质量环境目标与KPl关键绩效目标值的部门，负责组织责任部门进行原因分析与制定更正措施；4.3.2.2确保责任部门得与时有效执行整改措施，且有效保留有关记录文件与资料。4.4厂长4.4.1负责行驶代理管理者代表对本司第三层次作业指导类与管理制度类文件及有关表单、表

8、格类文件之使用的批准权。4.4.1负责行驶代理管理者代表对本司第三层次作业指导类与管理制度类文件及有关表单、表格类文件之使用的批准权。4.4.2负责确保非审批认可后的、非受控的文件在现场被使用与误用；4.4.3负责落实所属部门的质量环境目标及KPI关键绩效目标值的执行工作；4.4.3.1质量环境目标与KPl关键绩效目标值执行未达标时，负责组织责任部门人员进行原因分析与制定更正措施，且得以有效执行更正措施；4.4.3.2确保权责部门有效保留更正措施之有关记录文件与资料。4.5DCC文控中心（Documentcontrolcenter）：4.5.1负责各体系运作文件公布前的编制（或者修订）之审核与

9、批准流程，确保其书写格式、字体、识别编码与版本号及有修改情形时之修改页内容的准确性；4.5.2负责对确认无误，且准许发行之各体系运作文件（修改后，重新发行的文件）之加盖受控印章（发行章），且确保其发行数量在可控的有效范围,并负责保持有关发放记录；4.5.3负责与本公司产品有关的法律、法规、标准与上级领导机关、顾客或者供方的公文、公函等外来文件的标识、传递、归档；4.5.4负责办理本司/各厂（研究院）/各部所持有的体系类/技术类/管理制度类文件的收集与归档工作；4.5.5负责本司/各厂（研究院）/各部门内之公文、公函的编号、归档与发放工作；4.5.6负责项目论证之技术图文资料在归档前的监督与检查

10、，与产品销售形成前后与顾客与供方往来文件,如销售合同与采购合同与技术协议与质量保证协议等文件或者图文资料的归口管理工作；4.5.7负责做好本司/本厂（研究院）/部门内的受控（体系、管理制度、技术文件与图纸、合同档案）等文件或者记录表单的领用、分发、整理、稽核、汇总与储存及废止文件与记录的回收处置等有关工作，确保其达成；4.5.8确保本司或者本厂（研究院）或者部内内各作业现场所使用的受控文件均适用于现场,且确保该文件清晰易辨识；4.5.9负责监控本司/本厂（研究院）/各部门内人员对认定为废止的文件/合同/档案与记录时,所采取的报废审批手续，确保其报废手续与报废后的处置作业均符合本司文件与资料操纵

11、程序之管理规定要求；4.5.11有权杜绝一切违反三体系文件管理要求规定的言行举止，且有权阻止非预期使用的各（体系、管理制度、技术文件与图纸、合同档案与行政）文件或者在本部门各过程运作中得以流通、贯彻与实施；4.5.12有权杜绝一切恶意破坏，或者尽管无意识举止，但有可能损坏（体系、管理制度、技术文件与图纸、合同档案）等文件或者记录表单的不良行为发生；4.5.13对本司/本厂（研究院）/部门内的受控（体系、管理制度、技术文件与图纸、合同档案与行政）文件或者记录表单之发行前的会签、评审、编号、分发、存档等有关作业均有监督与实施的权利。4.5.14对本司/本厂（研究院）/部门内所有（体系、管理制度、技

12、术文件与图纸、合同档案）文件或者记录表单之储存期限具有审核权；4.5.15在公司总部体系管理部门与品管理单位的授权下，有权处置与销毁（过期或者失效）废止（体系、管理制度、技术文件与图纸、合同档案）文件或者记录表单；4. 5.16对本司/本厂（研究院）/部门内新产品导入之新品与文件的审核校对权。4.5 .17确保本司/本厂（研究院）/部门内的质量环境目标（KPl指标）文件记录所写内容与其日常实际开展的工作相符，且具有向公司总部体系专员及公司总部品质保证管理部门反馈三体系文件在本部门运行状况的权利；4.6 .18负责产品设计与开发之技术文件（图纸）归档前的监控、与产品交付前后所形成的与顾客有关文件

13、与技术性外来文件（图纸）之受控、归档与发放及归口管理工作；4.5.19负责本司购置产品的样本及文件资料之收集与整理归档工作；4.5.20负责基础设施、监视与测量设备有关文件（第三方认证资料）的收集与归档等工作；4.5.21负责产品技术文件组卷、归档、储存、借阅、发放、复制、更换、回收与销毁等工作;4.5.22负责本司/各厂（研究院）/部门内（体系、管理制度、技术文件与图纸、合同档案与行政）文件或者记录表单之归档及时性，确保其归档的准确性与完整性，防止归档无遗漏现象；4.5.23负责做好本司/各厂及各部门内的部门目标（KPl指标）信息文件与记录的收集、整理汇总、统计及趋势分析、与未达标后整改措施

14、之追踪与确认、分发、储存、回收处置及办理等有关工作；4.5.24负责本司/各厂/各部门内外来文件的收集与归档、分发与回收、销毁等有关处置作业的管控工作；4.5.25代表本司/本厂/各部门负责将部门目标（KPl指标）负责向公司总部体系管理部门与品质保证部有关三体系文件体系运行事务与体系内部审核事务及有关质量文件运行事务，包含：第一方、第二方、第三方稽核前期的准备与稽核中开展、稽核后改进等工作及联络事宜；4.5.25.1严格贯彻执行本司/本厂（研究院）内的部门目标（KPl指标）及受控文件与记录的受控工作，确保非受控文件与记录不在本部门内发生，且切实做好各项受控文件与记录的保密工作；4.5.26负责

15、向本司总裁、总经理、厂长、各部负责人与认证机构发放有效的受控文件，并确保文件分发/收回记录表的记录完整齐全，易于识别；4.5.26.1发放给认证机构的质量体系文件应列入受控范围，若文件修改时，也应及时将修改页（或者最新版本）寄送（传递）给认证机构实施替换；4.5.26.2非受控文件可根据需要，经部门负责人审核认可后，DCC文控方可核准其提供给顾客，同时，此非受控文件之提交部门应作好发放记录，且该发放记录务必提交DCC文控备案，可不列入跟踪管理范围。4.5.27负责本司内部文件/外部文件及资料之编号、受控、归档贮存、发放、回收与废止及销毁及公司最新文件操纵一览表与文件管理操纵总表的建立等有关工作；4.5.28负责本司产品图纸、文件及整改项及标准化的审查工作；4.5.28.1负责检查技术文件（图纸）的成套性、完整性、编制方法的正确性，格式选