医院招标档案管理规范化存在的问题及对策建议思考.docx

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1、医院招标档案管理规范化存在的问题及对策建议思考医院在发展过程中的设备购买通常都是招标采购的方式。在这个过程中，会产生诸多的档案资料，包括预算报告和资金审批以及采购计划，招标文件和投标文件以及评估报告，更有评分表和汇总表以及中标通知书和采购合同以及签到表确认表等多个种类的资料。这些资料对于医院的发展产生巨大的影响。因此，在医院发展的过程中，要对这些资料进行管理。但是在管理的过程中，存在制度和人员素质及管理水平等多方面的问题，使得招标档案的管理效果处于不理想的状态。所以，为保障管理的效果，就要对招标档案管理规范化进行有效分析，为医院的发展保驾护航。一、招标档案管理规范化的价值（一）有利于实现资源共

2、享。伴随着我国医疗卫生机构发展规模的逐步扩大，管理人员开始认识到加强招标档案规范化管理的重要性，因为医院本身就是市场经济体系中发展的重要组成部分，其档案管理水平的高低也关乎其经济利润的高低，所以作为管理者需要予以重视。而加强档案规范化管理的重要性，主要体现在以下几点：1.有利于实现资源共享，因为医院内部包含具有较高价值的数据信息，而这些数据本身就属于国家所有，所以作为一名合格的工作人员更加需要采取有效方法来加强管理，从而确保整个招标档案管理处于规范化的状态。最重要的目的也是为了确保内部重要数据信息处于一个完整状态；2.医院内部档案资料本身就是医学财富的一种体现，所以相关工作人员更需要主动参与到

3、招标档案管理工作中，并运用现代技术手段辅助管理，以便提高整体管理工作质量和效率。（二）提高医院医疗服务水平。招标档案管理作为医疗卫生行业经济活动中的重要组成部分，管理层人员应更加注重管理，以便于确保企业朝着规范化方向发展。首先，招标档案管理水平的高低，从侧面体现着医院的综合实力以及医疗服务水平，所以更加需要采取有效策略加大招标档案管理力度，为医院蓬勃稳定发展创造良好的条件。随着现代生活节奏的加快，对医疗机构的需求量也变得越来越大，所以我们更加需要确保内部档案数据信息的真实性与完整性，进而为后续疾病治疗积攒更多的经验。其次，加强招标档案管理,能够为相关医护人员工作提供数据上的支持，为广大患者提供

4、更加优质且全面的诊疗服务，这对于后续招标档案管理发展十分重要。（三）促进医院可持续发展。时代在不断发展，医院招标档案管理工作难度系数逐步得到提高。为了保障档案管理工作的时效性，相应工作人员应树立正确的档案管理意识，只有确保档案管理工作处于规范化状态，才能够为医院可持续发展奠定夯实的基础。特别是在当前社会背景之下更为重要，我们必须要提高自身各方面管理水平。而招标档案管理本身也是经济活动中的一个基础工作，管理人员更加需要加大管理力度，进一步保障档案管理工作处于井然有序的状态。此外，招标档案信息是医院内部重要的财富，所以相关工作人员更加需要做好本职工作，只有提高自身责任心并树立正确的管理理念，才能够

5、为后续工作提供理论支持。二、招标档案管理规范化过程中遇到的问题（一）制度没有落实。在医院发展的过程中，招标档案管理的制度经常处于不完善的状态，导致各部门对医院招标档案管理工作忽视和轻视。而规范化的档案管理制度可以减少人员流动对管理工作的影响，同时还可以明确工作人员的职责，进而提高档案管理的效果。在医院的招标档案的管理过程中，虽然对档案的归档时间和准确性以及完整性有着明确的要求，然而在实际的开展过程中，这些制度并没有落实,在档案管理工作中的主要表现为不及时归档和不按目录归档等问题。最终导致档案收集整理工作的工作效率降低，不利于医院的发展。因此，在对招标档案进行管理的过程中，要重视制度的落实工作，

6、以此为招标档案管理工作质量的提升奠定基础。（二）档案归档过程中的问题。在医院档案管理工作开展的时候，经常会在归档过程中出现资料不全、内容造假以及不科学分类及不按时归档等情况。因为资料内容的完整性和准确性是属于档案的基本属性，也是采购活动合法合理的体现依据，是对采购人员进行监督的一种手段，可以保障工作人员处于履职和廉洁以及自律的状态。因此，在档案收集的过程中，要严格按照管理规定和相应的归档目录等方面的内容进行，在遇到以下情况的时候，一定不能入档。1.资料不全的档案，一定要坚持不入档和及时补充的原则。2.资料缺乏原件和签字以及有涂改或者类似造假内容的档案不予入档。在档案收集的过程中，工作人员要严格

7、按照要求进行整理和科学分类以及合理排序等工作，为后续的查阅奠定基础。并且在面对不及时交付档案的人员，要及时处理，并给出相应的处理意见，因为这是影响档案管理工作效率和质量的一个主要问题。（三）管理人员的素质不高。从实际要求的角度看待档案管理工作的时候，要求其中的工作人员要熟悉招标采购的制度和流程以及规范。因为在工作人员进行工作的时候，需要有严格的岗前培训，在这个过程中，要求工作人员熟悉相关的信息设备操作，同时培养工作人员的管理意识。但是在实际的招标档案管理过程中，却存在专业管理人员缺失的现象，其中大部分的工作人员是通过转岗的方式过来的，存在技术水平不高和不熟悉管理制度以及用个人意志去进行档案的管

8、理工作等问题，致使档案管理工作出现不规范和不科学的现象，进而使得管理工作失去意义。同时管理人员还是管理制度得以落实的主体，其中管理人员的职业精神和态度以及工作方式对档案管理工作的质量起到直接的影响。因此,在医院发展的过程中，要重视管理人员的岗前培训工作，使得管理人员可以具备相应的能力，以此为档案管理工作的质量提供保障。（四）档案管理的水平不高。现如今，我国医院在发展的过程中，虽然医疗服务水平得到显著提高，但是其招标档案管理的水平却不高，在管理工作进行的过程中，存在诸多的问题，主要有以下几方面：L档案室的空间有限，不能满足日益增多的档案资料，导致档案管理工作的分类工作无法进行。2.档案架和档案柜

9、陈旧老化，摆放档案的数量较少，进而使得管理工作的效率受到极大影响，最终对资料整理和查阅以及分类等工作的开展造成严重的阻碍。3.信息化设备缺失，与现如今档案管理电子化和规范化的发展理念相悖,进而影响医院自动化办公系统的应用，最终导致档案资料管理不能转化为数字化和网络化。在这些硬件建设问题的影响下，致使医院档案管理工作的质量和效果出现问题，不利于医院的进一步发展。三、加强招标档案管理规范化的措施（一）构建和完善规范化的管理制度。要想保证招标档案管理规范化的效果，那么在医院发展的过程中，就要构建和完善规范化的管理制度，因此要做到以下几方面：1.入档和建档以及存档，还有查阅的时候，要进行细致化的要求,

10、在这个过程中，尤其要求入档资料要保持完整和准确以及及时等特点。2.要对建档进行分类。3.有序存档。4.查阅时，要经过审批，落实相关的手续，保障查阅工作的合理性。5.在建立制度的时候，要对工作人员的职责进行明确，避免因为人员流动和专业水平以及经验有限而导致出现不良的工作效果。通过以上措施的实行，使得医院招标档案管理工作的效果得到保障，进而促使管理工作逐渐向着规范化的方向发展。（二）制定合理的档案归类标准。医院在发展的过程中，需要进行多个方面设备的采购，这就导致医院设备采购活动具备涉及面广和资料较多等特点。所以在对医院招标档案进行管理的时候，要以便于管理以及日常查阅为主要目的。在这个目的的要求下，

11、要重视分类归档工作的开展，按照科学分类的原则，对档案进行划分，然后按照顺序去整理资料，最后编制档案号，建立目录，进行归档工作。只有做好这方面的工作，才能保障档案资料处于清晰明了的状态，可以更好地进行管理以及查阅，这是档案管理工作规范化和有效性提升的一个重要措施。（三）推动档案管理向着信息化发展。在面对档案管理工作的时候，提出“采购文件，可以电子档案的方式进行保存”。在这个政策的要求下，医院招标档案管理工作在开展的过程中，就要向着信息化的方向发展。但是信息化的发展并不是简单利用计算机和电子表对档案进行管理，而是要满足不用终端可以进行实时查询以及不同用户的访问权限不同，同时还可以对数据进行统计和分

12、析的管理过程，这才是信息化管理。现如今医院在发展的过程中，设备采购的资料不断增多，这就可以使用信息化管理方式。通过这样的方式，既可以提升管理工作的效率和质量，还可以有效节省资料查询时间，为相关人员工作效率的提升奠定基础。（四）提高档案管理人员的素质。要想保障招标档案管理的规范化效果得到保障，那么在医院发展的过程中，就要提高档案管理工作人员的素质。因此就要做到以下几方面:L使用规范化的管理制度。在这个过程中重点管理工作人员的不作为和不积极工作的问题，以此保障档案管理工作的准确性。2.要明确档案管理工作人员的工作职责，引导其树立相应的职责意识，这就要求管理人员在以严谨认真和客观公正的态度去面对工作

13、，主动发现工作中存在的不准确和不完整的地方，进行及时的改正。3.要以岗前培训工作和业务交流培训会的方式，去提高工作人员的素质和工作能力，弥补不足之处，使其可以更好地进行档案管理工作。通过以上措施的实行，使得档案管理工作人员的素质得到显著提高，进而更好地保障招标档案管理向着规范化的方向发展。四、结语通过本文的分析可知招标档案管理规范化的重要作用，不但可以保障医院工作的正常进行，还可以保障档案管理水平的显著提升。因此，在国家发展和重视医院设备购买工作的过程中，就要对招标档案管理规范化过程中的问题和原因进行分析，并以此为依据，制定相应的措施。通过这样的方式，提高领导人员对档案管理的重视程度，促使档案管理工作人员的素质显著提升，进而使得医院档案管理工作效率显著提高，为医院的发展提供助力。最终借助这些措施的实施,使得招标档案管理规范化的有效性目标得以实现，提高医院的救治水平，为国民的身体健康和生命安全提供保障，助力我国社会的建设和发展。