公司印章管理办法.docx

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1、公司印章管理办法第一章总则第一条为规范公司印章管理，提高印章使用的准确性、安全性、有序性、严肃性、时效性，更好地规避企业风险，按照公安部门和上级管理机构的有关规定，结合公司自身实际，制定本办法。第二条本办法所指印章为公司及其事业部、分公司、项目经理部在公安机关登记备案的印章。包括：董事会印章、行政印章、中英文印章、纪委印章、部门印章、人名印章、手签章、专用印章、钢印、电子印章等。由公司审批刻制的各全资、控股单位的印章的保管、收缴和归档等也须按本办法执行，其使用审批流程等由各单位自行规定。公司各事业部、分公司、项目经理部，各全资、控股、参股单位，均须参照此办法制定本单位印章管理制度。第三条本办法

2、中“印章保管单位或部门”是指对所持印章负有保管责任、对用印流程进行审查把关的单位或部门。“用印单位或部门”是指因业务需要申请加盖印章的单位或部门。“被授权二级单位”是指由公司授权对公司分公司、项目经理部进行管理的二级单位（含事业部及全资、控股、参股单位等）。第二章印章的样式第四条印章的规格和样式按照公安机关的有关规定执行。公司及其事业部、分公司印章均为圆形。项目经理部印章一般为长方形或椭圆形。人名印章为方形。第三章印章的刻制第五条印章刻制的提请与审批:新增印章刻制及破损印章、丢失印章需要重新刻制时，由保管单位或部门向公司办公室报送正式请示文件,在请示中应注明刻制原因、印章全称、印章规格等，并由

3、单位或部门主要负责人签字。公司应严格控制新增印章刻制。（一）印章刻制的提请应按照“谁保管谁申请”的原则，由印章保管单位或部门提出刻制申请。印章刻制的审批应按照“集中审批”原则，由公司办公室审核后，提交公司主管领导和总经理审批，其中公司领导人名印章、手签章发生变化需要重新刻制时，还应经本人同意；项目经理部印章一般由办公室主任审批。（二）公司电子印章由公司市场营销部负责制作、年检、备案。京外分支机构电子印章由公司市场营销部审核同意后属地制作，并由公司市场营销部统一备案、管控。第六条印章的刻制：印章刻制申请经审批通过后，由公司办公室统一负责到公安机关核准的、具备刻制印章资质的定点专营单位刻制。印章刻

4、制必须履行在公安机关的备案手续，公司办公室应留存相关手续复印件。未在公安机关备案的印章为无效印章。因丢失或破损重新补发印章的印文字体应有异于原印章，以示区别。第七条印章的领发：印章刻制完成后，公司办公室须与印章保管单位或部门办理印章备案、留取印模、收缴押金等手续，并填写公司刻制印章印模登记表（见附件1）,签署公司印章保管承诺书（见附件2）,将印章移交至印章保管单位或部门。破损印章应同时履行收缴手续并收回。第八条印章的启用：根据印章保管单位或部门的要求，由公司办公室或被授权二级单位在OA办公平台上发布印章启用通知书并附印模（加盖在写有印章全称的字样上，禁止盖于空白处）。内容包括印章启用日期、废止

5、日期、使用权限等内容。印章从启用通知书发布后生效。第四章印章的保管第九条印章的分类保管：公司董事会印章、行政印章、中英文印章、钢印、电子印章、报关专用章、集团主要领导人名印章和手签章等由公司办公室印章专管员保管。公司合同专用章由公司法律事务部印章专管员保管；公司财务负责人名章、财务专用章、发票专用章由公司财务部和资金管理中心印章专管员保管；其他专用章由所对应的职能部门印章专管员保管。公司纪委印章由公司纪检监察部印章专管员保管。公司各职能部门印章由部门印章专管员保管。公司事业部印章由事业部总部印章专管员保管。公司分公司印章原则上应由被授权二级单位总部印章专管员集中保管。公司项目经理部印章由被授权

6、二级单位明确印章专管员保管。第十条印章管理责任人：公司办公室是公司印章管理主责部门，负责各类印章的刻制、发放、启用、监管、废止、回收、归档、销毁等工作。办公室主任为印章管理责任人。其他印章保管单位或部门为所持印章的责任单位或部门，需配合公司办公室做好印章管理工作。印章保管单位或部门的主要负责人为所持印章管理的第一责任人。第十一条印章专管员：印章专管员是对印章进行专门保管的人员，对印章保管和使用负有直接责任。印章保管单位或部门必须按照“凡印章必有专管员”的原则，选配合格的印章专管员，并报公司办公室备案。印章专管员必须将印章存放在专用柜中，加锁保存，印章使用时应不离视线，使用后稳妥收存，做到“章不

7、离人、人不离章”。每天下班前应检查印章是否齐全，收入专用柜内，次日上班后应首先检查所保管印章柜有无异样，若发现意外情况马上报告，及时处理。印章丢失时，印章专管员要第一时间向主管领导及上级单位书面报告，并立即报告公安机关协同查找、采取公告挂失等相关补救措施，同时提出重新刻制申请。遗失印章寻获时，须交回公司办公室。印章专管员禁止在未按规定审批、或填写不全、或空白的文件、纸张、信笺、介绍信、函件、证件、授权委托书、合同、发票、报表、批准书、邀请函等上加盖印章。印章专管员变动时，应办理印章移交手续，填写公司印章移交单（见附件3）,移交人、接收人分别签字并由印章管理责任人确认后方可移交。印章专管员暂时脱

8、岗时，应由印章管理责任人指派代管员，交接时要申明注意事项，印章专管员再次上岗时，应登记用印的起止时间，以明确责任，落实到人。第五章印章的使用第十二条印章使用的提请：（一）公司办公室保管印章的使用提请用印单位或部门须按照“凡用印必有申请”的要求，完整、准确、如实填写公司用印申请表（见附件4）,提请内容与用印材料要一一对应，不能缺项、漏项；填写完整无误后用印人须签字，由用印单位或部门主管领导（集团中层以上管理人员）签批后，根据所使用印章材料的不同类型按系统分管职责、权限提请公司业务主管部门负责人签批。涉及营销、法务、项目经济管理等用印内容的按已有网上审批流程履行审批手续。（二）其他单位和部门保管印

9、章的使用提请，应参照上述规定执行。第十三条印章使用的审批：应遵循系统管理、领导把关的原则，做到“凡用印必有审批”。各级印章审批负责人须本着对企业高度负责的态度根据用印内容明确签署意见。（一）公司董事会、行政印章的使用审批1 .公司发出的红头文件、函件等公文，需使用公司董事会、行政印章时，由公司办公室印章专管员对印章名称、公文字头名称、公文种类、内容、格式、行文关系、份数、签发日期、签发权限进行严格审查，确认准确无误后方可用印。2 .对外联系接洽业务时，在公司不对其承担社会、经济、法律责任的文件、文书用印时，须经相关业务主管部门领导批准后方可用印。3 .非公文形式的重要文件，以及公司各职能部门的

10、月度、季度、年度报表用印时，须经公司主管领导审核、批准，必要时报公司总经理审阅后方可用印。4 .上报上级主管单位及其它对外的重要公文（商务函、请示报告等）用印时，须经公司主管部门负责人、主管领导共同签字批准后方可用印。5 .涉及投资、担保、贷款、资产处置及其它经济合同文件、金融业务等文书用印时，须报公司资金管理中心、法律事务部等部门审核，按公司董事会、经营层不同权限分别办理审批手续，经审核批准后，方可用印。6 .公司董事会决议事项形成的文件用印时，须出示由董事会成员签字的相关决议、纪要文件后方可用印。董事会秘书等相关人员做好核查、备案工作。7 .涉及公司重大决策的文件、文书，风险较大的诉讼文件

11、、文书，公司对外的承诺以及相关合同用印时，须按公司的相关管理程序，经严格审批后方可用印，用印时需出示相关程序审批表。（二）公司法定代表人、总经理名章、手签章的使用审批公司法定代表人名章、手签章仅限于在公司的各类委托书、合同协议书、投标书等文件上使用。按法律规定必须由法定代表人亲自签字的文件、文书，不得用法人名章、手签章代替。总经理人名章、手签章经总经理同意后，方可使用。1 .用于投标工作的委托书由公司市场营销部审批后方可用印。2 .用于洽谈合同条款、甲乙双方经济权利义务、施工过程中的经济权利义务、法律诉讼的委托书，由公司法律事务部审批，并负责此类文件的管理工作。3 .各类合同文件需在加盖完公司

12、合同专用章后方可使用法定代表人名章。（三）公司财务、发票、合同专用章的使用审批财务专用章只限于在办理支票签发等银行支付业务、财务报表、银行开户、各种款项的收据等相关票据上使用，用印时由公司财务部、资金管理中心审批。发票专用章只限于到税务机关申购发票或公司对外开具发票时使用。合同专用章的使用需严格履行公司合同管理的相关流程，公司法律事务部负责有关文件的备案留存。（四）公司钢印的使用审批钢印仅限于在公司内部发放的证书、证件上使用，用印时需由公司主管领导审批同意。（五）公司总部职能部门印章的使用审批此类印章原则上属公司内部管理用章，不得签署任何经济文件，因管理职责不同需对外用印时，需报公司主管领导审

13、批，并做好相关登记备案手续。（六）公司事业部、分公司、项目经理部印章的使用审批事业部印章使用审批流程由各事业部自行确定，并明确写入本单位印章管理制度。分公司印章使用审批流程由被授权二级单位严格把控，须由分公司主要负责人、被授权二级单位主管部门负责人和主管领导逐级审批。项目经理部印章使用审批流程由各项目经理部自行确定，须由项目经理部领导班子成员按职责分工签字审批。事业部、分公司、项目经理部印章仅限于在日常事务类文件上使用，不得用于对外承揽及承包合同和其他合同，不得用于工程结算、支付，不得用于贷款、担保，不得签署任何经济文件。事业部、分公司、项目经理部印章专管员须做好用印申请表和登记表的保管及归档

14、工作。第十四条印章使用的审核：各级印章专管员须认真核查用印材料与用印申请签批内容是否一致，审批权限是否符合系统管理的原则，不符合规定者需指导其履行前述审批手续。第十五条印章使用的登记：用印材料审核无误后，要按照“凡用印必有登记”的要求，将申请用印内容逐一在公司用印登记表（见附件5）上登记，登记内容要详尽，不缺项，不漏项，编号、日期等要连续。第十六条印章的加盖：加盖印章时位置要正确、恰当，印记要端正清晰，不多盖，不漏盖，不得在空白处加盖，多于1页的法律合同文件应加盖骑缝章。加盖地点应在固定办公场所内，任何人不得擅自携带印章外出用印，特殊情况确需外出用印时，需填写外出用印申请表（见附件6）并经相关

15、领导签批后方可外出用印。第六章印章的收缴及归档第十七条印章收缴的提请：印章在内容变更、机构撤销、式样变更时应即停用，由印章保管单位或部门填写公司印章收缴审批表（见附件7）,由公司主管部门负责人和主管领导批准后，连同印章一并提交给公司办公室。第十八条印章收缴的审核登记：公司办公室根据所留存的印模，对收缴印章进行审查、印模核验。核查无误后，补全公司刻制印章印模登记表，并填写公司印章收缴登记表（见附件8）。根据需要，适时在OA办公平台上发布印章停用通知书并附印模。印章停用后，即失去原有的效力，不能作为经营活动的凭证。第十九条印章的归档：公司办公室每年需将收缴印章进行登记、整理，按实物档案要求归档。第

16、二十条印章的销毁：公司档案室按照实物档案销毁规定和审批程序，对于具有保存价值的印章应进行封存；对于没有保存价值的印章应予以集中、定期销毁。销毁时要有印章专管员监销。所有销毁的废旧印章均应保存印模备查。第七章印章管理的检查第二十一条公司办公室联合有关部门应每年至少开展一次集团印章管理全面检查，不定期开展突击检查，各单位应每年至少开展一次本单位印章管理检查，及时发现问题、堵塞漏洞，不断改进工作、提升管理。第八章罚则第二十二条任何单位和个人不得私自刻制与公司有关的印章，违者将追究其法律责任。第二十三条对不按本办法执行的有关单位责任人、印章专管员、印章使用审批人员、用印人员等，将依照公司行政问责追责管理办法从重处罚，发现一起、查处一起、通报一起。