学校财务处会计档案管理制度.docx

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1、学校财务处会计档案管理制度一总则会计档案是经济活动的历史记录，是总结经验教训进行决策所需的重要资料，也是检查各种责任事故的重要依据。为了加强会计档案管理,保证会计档案的安全、完整、及时,根据中华人民共和国会计法和中华人民共和国档案法及财政部会计档案管理办法的规定,结合本校实际情况,制定本制度。二会计档案管理部门1、学校财务部门负责会计档案工作的指导、监督和检查。经财务处领导研究决定，学校财务处会计档案的具体管理工作由财务处办室负责，财务处办公室档案管理员负责会计档案和相关材料的保管。档案室要具备防潮、防霉、防蛀、防火、防盗等条件。2、档案管理员要做到会计档案存放有序，查找方便，安全保管，不得封

2、包封存，随意堆放，严防毁损，散失和泄密。三会计档案归档的范围1 .会计凭证包括原始凭证、记账凭证；2 .会计账簿,包括总账、明细账、日记账、固定资产卡片及其他辅助性账簿；3 .财务会计报告,包括月度、季度、半年度、年度财务会计报告；4 .其他会计资料,包括银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书及其他具有保存价值的会计资料。采用电子计算机进行会计核算的，应当保存打印出的纸质会计档案，具备保存条件的，应同时将光盘、磁盘、磁带等作为会计档案保存。四会计档案的整理财务处档案管理员按照归档范围和归档要求,负责定期将应当归档的会

3、计资料整理立卷,编制会计档案保管清册。1.会计凭证。(1)按年立卷：每年将装订成册的凭证，统一登记案卷目录，按每月立卷一份。(2)分散装订：根据凭证的多少，分散装订，做到整齐、牢固、美观。(3)装订封面的所有内容要填写齐全，包括：单位名称、年度、月份、起止日期、号码、装订人签章等。2.会计账簿。各种会计账簿办理完年度结账后，除跨年使用的账簿外,其它均需整理妥善保管。(1)会计账簿的装订顺序：会计账簿装订封面一账簿启用表一账户目录一按本账簿页数顺序装订账页f会计账簿装订封底。（2）装订后的会计账簿应牢固、平整、不得有折角，掉页现象。（3）账簿装订的封口处，应加盖装订人印章。（4）装订后，会计账簿

4、的脊背应平整，并注明所属年度及账簿名称和编号。（5）会计账簿的编号为一年一编，编号顺序为总账、现金日记账、银行存（借）款日记账、分户明细账、辅助账。3.会计报表。会计报表编制完成并按时报送后，留存报表均应按月装订成册，年度终了统一归档保管。五会计档案归档保管和移交当年形成的会计档案,在会计年度终了后,可由财务处各科室会计档案临时保管一个月,再移交财务处档案员保管。因工作需要确需推迟移交的,应当经财务处长同意。财务处临时保管会计档案最长不超过三年。临时保管期间,会计档案的保管应当符合国家档案管理的有关规定,且出纳人员不得兼管会计档案。1、财务处各科室每年形成的会计档案都应财务处档案管理员按归档要

5、求装订成册，整理立卷，编制会计档案案卷目录。2、一月之内的会计档案暂由财务处科室保管（每月要向财务处档案管理员交案卷目录一份），期满一月的会计档案、应由财务处各科室移交清册交财务处办公室统一保管,财务处档案管理员按期点收，财务处各科室可以自留一份档案目录和移交清册。3、移交会计档案要有主管领导参加，清点后由主管领导及交接三方在移交清册上签名盖章。4、单位之间交接会计档案的交接双方，应当办理会计档案交接手续。5、财务处档案管理员对所保管的会计档案应建立“会计档案保管清册”，并负责登记。6、财务处档案管理员接受保管的会计档案，原则上应保持原册卷的装封，如需拆封重新整理的，应会同原财会人员共同拆封整

6、理，以分清责任。7、会计档案一经归档，其保管、借阅、销毁均有财务处按档案管理办法执行。8、会计档案的清点和检查要每年进行一次，检查档案完整、借阅情况及安排情况，以及保管期满应处理的档案,发现问题应及时采取措施进行处理。9、各种会计档案的保管期限要按规定执行。六会计档案的调阅1、因工作需要调阅会计档案时，本单位人员须经会计主管人员同意，外单位人员要有正式介绍信，同时要经本单位处长及单位领导批准。无论本单位人员还是外单位人员，调阅会计档案必须填写会计档案调阅登记薄，要详细登记调阅日期，调阅人员的姓名和工作单位，调阅理由、数量、内容、归期等。审批人必须在借阅登记薄上签名。2、查阅会计档案人员不得私自

7、在会计档案上勾、戈不得私自拆散原卷册，不得抽取更换，否则承担法律责任。3、调阅人员一般不得将会计档案携带外出，需要复制的要经过本单位处长或校长批准方可复印，复印件必须加盖我校公章方能生效。4、经批准借阅的会计档案，应限定归还的期限，并由会计档案管理人员按期收回。七各种会计档案保管期限会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限一般分为10年和30年。八会计档案的销毁1、财务处编制会计档案销毁清册,列明拟销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度、档案编号、应保管期限、已保管期限和销毁时间等内容。2、单位负责人、档案管理机构负责人、会计管理机构负责人、档案管理机构经办人、会计管理机构经办人在

8、会计档案销毁清册上签署意见。3、财务处负责组织会计档案销毁工作,并与有关单位共同派员监销。监销人在会计档案销毁前,应当按照会计档案销毁清册所列内容进行清点核对;在会计档案销毁后,应当在会计档案销毁清册上签名或盖章。电子会计档案的销毁还应当符合国家有关电子档案的规定,并由财务处和有关单位共同派员监销。九附则1 .本制度自20*年*月*日之日起实施，未涉及情况按国家有关规定处理。2 .附表：财政总预算、行政单位、事业单位和税收会计档案保管期限表注：税务机关的税务经费会计档案保管期限，按行政单位会计档案保管期限规定办理。号档案名称保管期限备注政预算行政单位事业单位收计会计凭证国家金库编送的各种报表及

9、缴库退库凭证1O年O年各收入机关编送的报表1O年行政单位和事业单位的各种会计凭证3O年包括：原始凭证、记账凭证和传票汇总表财政总预算拨款凭证和其他会计凭证3O年包括：拨款凭证和其他会计凭证会计账簿日记账30年0年总账30年30年0年税收日记账（总账）0年明细分类、分户账或登记簿30年30年0年行政单位和事业单位固定资产卡片固定资产报废清理后保管5年财务会计报告O政府综合财务报告7久下级财政、本级部门和单位报送的保管2年1部门财务报告永久所属单位报送的保管2年2财政总决算7久下级财政、本级部门和单位报送的保管2年部门决算永所属单位报送的3久保管2年4税收年报（决算）久5国家金库年报（决算）10年6基本建设拨、贷款年报（决算）10年7行政单位和事业单位会计月、季度报表10年所属单位报送的保管2年8税收会计报表0年所属税务机关报送的保管2年其他会计资料9银行存款余额调节表10年10年O银行对账单10年10年0年1会计档案移交清册3。年30年0年2会计档案保管清册久永久久会计档案销毁清册7.永3久久久4会计档案鉴定意见7久永久久