RPA在企业财务智能化转型中的应用初探.docx

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1、RPA在企业婕智能化转型中的应S初探一、RPA概述RPA是一种创新的流程优化技术,通过计算机编程或辅助软件模拟人的操作,按照人设计的规则自动执行流程任务，该流程任务一般具有规则明确、标准化程度高、重复率高的特点。RPA与一般软件或程序的区别在于：普通程序是由人员操作，RPA则是由机器代替人工自动执行程序。流程自动化可实现以下功能：键盘、鼠标操作自动化、可自动输入密码，实现用户自动登入、不同系统之间的数据搬运、定时定期执行程序等。RPA与人工智能（AI）结合后，RPA机器人就具备了认知能力，可以读取图片、文字等。2016-2017年，四大会计师事务所将财税场景的RPA机器人引入国内后，RPA在企

2、业内部和企业之间快速推进，推动了RPA在人事、采购等各种业务场景的应用。二、RPA财务机器人应用价值（一）提高工作效率、降低企业成本首先，RPA机器人可以代替人工工作，并且实现24小时不间断的工作，效率至少是人工的效率3倍。其次，伴随信息化建设的发展，多软件、多系统已成为企业的常态，依靠人力完成跨系统的数据传递，实现业务在系统之间的流转，势必会增加极大的工作量，制约企业效率的提升。此时RPA就是一双手，可以帮助串联起不同的系统，达到人机协同的效果，实质上提升企业的效率。（二）降低错误率引入RPA财务机器人，让RPA财务机器人按照既定的规则自动执行，可以避免人工失误，提升了工作成果的准确性和合规

3、性，同时在集团企业里，可以通过RPA执行统一的标准和口径，有效地执行集团制度和财务政策，可解决会计水平不齐带来的风险；同时还可以防范数据造假，可一定程度上控制欺诈风险产生。（三）不影响现有系统的功能与稳定性目前工作的运用的工具一般有EXCEL、WORD、PPT等OffiCe软件，以及更高级别的ERP、OA、CRM、SRM等流程协同软件，而RPA机器人为不同于以上工具和软件的独立平台。这就决定了它不会影响已有的软件系统。在帮助企业提升效能的过程中，保持企业已有的系统功能平稳、运行可靠。（四）促进财务转型引入RPA财务机器人，可以帮助财务人员从重复的核算工作中解放出来，更专注于财务分析、内控、成本

4、控制、预算、项目管理、税收筹划等战略财务职能和业务财务职能。财务人员能够花更多的时间研究公司业务，基于财务基础数据提供业务提升方案，根据业务发展情况，做好业务风险控制等。三、RPA财务机器人的主要应用场景在企业中，财务工作可能存在以下痛点，第一，集团化公司存在几千甚至上万个账户，每天都需要查询每个账户的流水信息，虽然大部分账户开通了银企直连,但还是存在部分小银行没有银企直连,或是监管户无法办理银企直连的情况,这部分的银行需要人工手动下载银行流水。第二，销售量大的企业，每个月可能会面临着开具上千至上万张的销售发票，若ERP系统未与开票系统打通，还需要人工录入开票信息，或是导入开票信息。第三，ER

5、P财务系统中凭证不能自动在后台生成，需要人工执行生成凭证或手动录入凭证信息。第四，在月末与供应商、客户进行对账工作，仍依靠人工制作对账单。第五，期末合并报表及科目附注均为由人工在EXCEL中操作。以上痛点问题均可以用RPA财务机器人得到优化，提升效率，解放重复人工的劳动力。以下列举部分可运用RPA财务机器人工具的业务场景。（一）在销售业务中会计处理场景中的应用销售业务一般流程为：客户回款或公司给予赊销额度，客户下订单，经内部审核通过后，通知仓储部门备货，并联系物流公司派车，装车后发往客户处。RPA财务机器人在销售业务中会计处理流程可应用的场景有：第一，销售回款：可通过U-Key统一管理、远程映

6、射的方式,让RPA机器人每天多次自动获取流，自动整理货款明细导入系统，生成收款单并自动生成相应的凭证；若为承兑汇票回款，也可自动U-Key登录网银系统抓取收到的电子承兑汇票，在系统中自动生录入票面信息，生成收款单并自动生成相应的凭证。第二，销售订单审核：在实际业务中，部分公司财务需对销售订单进行审核，审核价格、披露订单毛利情况等,审核内容均为可标准化的规则，可采用RPA财务机器人来代替人工审核。第三，收入确认：可用RPA机器人自动导出金税系统的开票明细，同步导出ERP系统中的销售数据，然后比对开票明细与系统数据是否一致，确认一致后，用RPA机器人自动在系统生成单据和凭证。第四，销售对账：RPA

7、机器人可在ERP系统中自动导出销售数据，按照既定的规则计算应收对账数据，并在预设的对账单模板中自动填列，形成完整的对账单后，自动打印或通过电子邮件发送至客户的邮箱，后续人员只要跟踪客户的回函情况即可。（二）在采购业务中会计处理场景的应用采购业务一般流程为：需求部门提请采购需求单，需求单经审批通过后，由采购员接单进行供应商询比价或发起招标流程，待确定供应商后，采购员发起采购订单以及采购合同。完成合同签订后，通知供应商发货，若需支付预付款的，则在发货前发起付款流程。待货物验收入库后，采购员发起供应商对账流程，对账完毕后通知供应商开具发票，待财务审核发票无误后，发起支付货款流程。RPA财务机器人在采

8、购业务中可应用的场景有：第一，货物验收入库会计处理：货物验收入库后，会计需要在ERP系统内完成存货核算的任务，并生成相应的凭证，该步骤规则清晰明确，可由RPA财务机器人代替人工执行。第二，发票信息录入及会计处理：供应商提供已开具的发票，会计需要对发票进行审核，审核无误后的发票方可接收，并在系统生成相应的凭证。该步骤可由RPA机器人代替人工操作。采用RPA机器人结合OCR识别技术，由专业的扫描仪扫描或者用手机端软件拍摄发票，识别读取纸质发票信息。RPA机器人从ERP系统中导出入库单明细，将读取到的发票信息与入库单明细自动进行匹配核对，需核对的信息包括品名、规格、数量、金额等。核对无误后，RPA机

9、器人在系统中将读取到的发票信息自动填列，并生成冲减暂估，以及发票的凭证。第三，采购对账：RPA机器人可在ERP系统中自动导出采购数据，按照既定的规则计算应付对账数据，并在预设的对账单模板中自动填列，形成完整的对账单后，自动打印或通过电子邮件发送至供应商的邮箱，后续人员只要跟踪供应商的回函情况即可。（三）在资金管理场景中的应用RPA财务机器人在资金管理场景中的应用有：第一，网银流水下载：通过U-Key统一管理、远程映射的方式，RPA财务机器人可自动登陆网银，下载网银流水。第二，银企对账：由RPA机器人自动完成网银流水下载，然后从ERP财务系统中自动导出银行日记账明细，与获取的网银流水一一匹配核对

10、，核对结束后，可将核对的结果发至经办人邮箱，经办人员通过邮箱下载核对的结果，若有匹配不上的，需要转至人工进行判断错误原因。在该场景中，要保证RPA机器人能够核对出准确的结果，需要注意一点，在录入银行流水凭证时，要按照日期逐笔金额依次录入，不能将多笔流水合并生成一笔分录。（四）在税务管理场景中的应用RPA财务机器人在税务方面可执行纳税申报及税费计提等会计处理流程。相关内容如下：第一，纳税申报：RPA财务机器人在期末登录ERP系统，从系统中自动导出增值税认证数据和其他相关数据。根据预设的规则，编制涉税数据信息并审核校验数据准确性。审核无误后，RPA财务机器人自动执行纳税申报任务，根据申报表模板生成

11、当月的纳税申报数据。同时在ERP系统中发起税费付款申请单，经审批后，登入金税系统填写申报信息，完成税务申报及扣款。第二，会计处理：根据RPA机器人在期末编制的涉税数据信息，进入ERP财务系统内填制单据，并生成当月税费计提的凭证分录。（五）其他财务方面的应用RPA财务机器人还可应用于内部关联方往来核对、资金调拨单处理以及合并报表及附注编制等场景。第一，内部关联方往来核对：由RPA财务机器人登入ERP系统导出各家公司的内部往来明细，自动执行内部往来核对的工作，核对结束后将不符的差异点反馈至财务人员，转为人工判断不符原因。第二，资金调拨单制单及会计处理：RPA根据自动导出的银行流水，自动筛选出内部关

12、联方的往来流水信息。登入ERP系统，根据筛选出的往来信息，自动填制资金调拨单。再根据预设的往来分录模板，自动生成资金往来的会计凭证。第三，合并报表及附注编制：当存在异构系统时，系统无法完成合并报表和附注编制。此时可用RPA财务机器人代替人工，完成线下合并报表和报表附注的编制工作。需要预先设置好合并报表合并抵消和附注的取数和计算逻辑，例如内部交易数据要从ERP中如何取数，如何计算抵消金额以及如何编制抵消分录等。四、RPA财务机器人目前应用中存在的问题(一)Al技术还不成熟，特殊情况还需要人工干预目前Al技术还不成熟，在实际操作中，RPA财务机器人实施的时候会运用到OCR识别技术。对于非标准格式的

13、文件,OCR识别的准确性无法达到100%,会影响到机器人实施的最终效果。例如在RPA财务机器人自动审核费用报销、销售订单等场景中，会用到OCR技术识别合同、发票等文件。当发票有破损褶皱，或是合同为非标准格式，或文件为图片格式时，OCR就无法准确识别文件信息。另外，当实施的场景条件发生变化的时候，RPA机器人无法相应地做出正确的反馈，会出现异常的情况。例如：在做银企对账的时候，RPA财务机器人会将自动下载网银流水，RPA财务机器人可以按照既定的规则读取网银流水上的信息，并与系统导出的银行日记账核对。若银行的网银流水的格式发生了变化，则RPA财务机器人则无法读取信息了，就会发生异常。当出现以上无法

14、准确识别或者发生异常情况时，就需要人工干预，转为人工操作。这样就无法达到预期提升效率，提高准确率的目标。(二)若无明确规则的业务，无法应用RPA财务机器人虽然RPA能够为企业节约人力成本、时间成本，提高工作效率，为企业赋能，但目前RPA财务机器人还存在局限性，RPA机器人能够实施的一个必备条件为：场景必须是一个高度标准型的工作流程，规则要相当明确。若场景无法梳理出标准的流程和规则，则就无法运用RPA机器人工具。从这个问题可以看出，RPA机器人目前的智能化还有待提高，对于脱离规则的业务无法有效执行。(三)后续需投入运营成本RPA机器人是基于ERP、CRM、SRM等系统上，更高层次的一种软件系统。

15、若要实现RPA机器人能够稳定使用，则需要保证以上这些系统要处于相对稳定的状态。当ERP、CRM、SRM系统升级时或需要做部分开发的时候，可能会导致RPA机器人无法正常使用。如果需要让RPA保持正常使用，需要投入成本对RPA进行维护或者更新。五、RPA财务机器人应用策略(一)建立反馈优化机制，构建稳定运行环境为了能使RPA能够持续稳定的为企业提供服务，企业需要建立关于RPA机器人的问题跟踪反馈和优化的机制。首先要设立专人或组织，跟踪检查RPA机器人的运行效率和质量，一是要跟踪RPA机器人的使用效率是否有降低并挖掘降低的原因，或是RPA机器人的利用率是否还有提升的空间。二是要检查RPA机器人执行操

16、作的准确性，分析是否有出现偏差以及出现偏差的原因，及时反馈给相关人员进行整改。其次还需要设置流程优化的机制，当业务或者流程变化的时候，能够快速地做出响应，同时优化RPA机器人的流程和规则，使得RPA机器人能够持续有效地运作。另外企业应及时的评估软件和硬件的稳定情况，以及运行的网络环境。对适配的软件和硬件应及时更新，以满足RPA机器人能够稳定运行。（二）RPA机器人与Al深度结合RPA机器人执行的均为重复性的规则明确的指令，而Al（人工智能）是一门综合性新学科，它的实际应用主要有：机器视觉、人脸识别、智能搜索、定理证明、自动程序设计、智能控制、语言和图像理解等。当RPA与Al人工智能结合之后，可具备自动学习、分析和辅助决策的功能。可帮助企业更好地应用于业务场景中，满足企业更多的需求。六、结束语综上所述，RPA财务机器人与Al人工智能技术的融合应用，可以帮助企业财务获得了效率的提升，同时还可以防范错误发生，一定程度上降低了企业成本。同时