记录控制程序.docx

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1、记录控制程序文件编号：1 .目的确保相关记录准确有效，为管理体系各项活动有效运行及公司产品满足顾客（业主）要求和法律、法规要求提供客观证据。2 .适用范围适用于公司各部门、各单位与管理体系有关的各项活动所建立记录的控制和管理。3 .定义记录：阐明所取得的结果或提供所完成活动的证据的文件。4 .职责4.1 企业管理部负责本程序的编制、修改和运行控制，并负责管理体系内部审核记录和管理评审记录的管理。4.2 各部门、项目部、分公司负责本部门/单位职责范围内与管理体系有关记录的生成和管理。4.3 经理办公室负责存档记录的管理。5 .工作程序5.1 记录的标识5.1.1 国标、部标、北京市和上级主管部门

2、有规定的，按其规定的表格名称、表式、编号作为标识。5.1.2 程序文件记录（表格）编号XXX程序编号表格序号5.1.3 管理文件各部门的管理文件中确定其名称、表式、编号，并以此作标识。5.2 记录的填写要求5.2.1 记录要及时填写，并注明填写的准确时间（年、月、日），不得补造。填写内容要字迹清晰、完整、真实、准确，不得使用铅笔填写。5.2.2 各项记录文件、表格要求的责任人签名，必须由本人亲笔签写，不得由他人代签。经合法授权或委托后，可由被授权人或被委托人代签。5.2.3 记录一旦生成，不得随意更改。5.2.4 记录表格须采用国标、部标、北京市、上级主管部门及公司程序文件和各部门/单位管理文

3、件确定的标准式样。5.3 记录的收集与传递5.3.1 记录要由各部门收集整理。5.3.2 各部门要建立本部门使用的记录清单，对各项与管理体系有关的记录逐一进行登记，以便于检索和管理。5.3.3 需要传递的记录，按各部门的要求传递，并办理传递手续。5.3.4 各部门每半年整理一次记录清单，并报企管部汇总备案。5.4 记录的检查541各部门每季度对本业务系统的记录控制情况进行一次抽查，每年全面检查一次。5.4.2企管部每年度对公司各部门的记录控制情况进行一次抽查。5.5 记录的借阅与复制5.5.1 记录一般不外借。特殊情况需借阅时，要办理借阅手续，经主管部门负责人批准，由记录管理人员填写受控文件借

4、阅登记表。5.5.2 借阅人要对所借记录妥善保护，不得在记录上写字、涂改或标记，不得撕页、拆装、损坏、丢失，并及时归还。5.5.3 记录管理人员要对借出的记录跟踪回收，并对归还的记录进行核对，确认无误后注销借阅登记。5.5.4 记录不得随意复制。需要复制时，由各职能部门及项目部负责人批准方可复制。5.6 记录的保管与贮存5.6.1 各部门、项目部、分公司要明确相关人员的记录保管责任。与管理体系有关的记录一般保存3年，归入工程档案的记录的保存期执行公司档案管理办法，工伤记录永久保存。记录由各部门规定保存期。5.6.2 记录的贮存除书面形式以外可采取硬拷贝或电子媒体等形式保存，同时建立标识。5.6.3 记录的贮存环境要防水、防潮、防盗、防蛀、防鼠、防污染，防止丢失和损坏。5.7 记录的归档与销毁5.7.1 需归档的记录，由各部门按公司档案管理制度的相关规定分类、组卷、编目，并向各级档案管理部门移交。5.7.2 由各部门自行保管的记录，超过保存期限时，由记录管理人员填写作废文件销毁登记表，经部门负责人审批后销毁。5.7.3 已归档的记录，执行公司档案管理制度的鉴定、销毁规定。6 .相关文件6.1 文件和法律法规控制程序(XXX-QHSE-O1.)6.2 公司档案管理制度7 .记录7.1 记录清单7.2 会议记录7.3 签到表7.4 作废文件销毁登记表7.5 受控文件借阅登记表