家具集团办公室行政文员岗位操作手册.docx

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1、家具集团办公室行政文员岗位操作手册一、岗位概述岗位名称：商场行政文员直属部门：商场办公室/店长办直接上级：商场办公室/店长办主任适用范围：各商场二、岗位职责1、负责商场和办公室/店长办一般性文件起草、资料撰写等文书工作。2、负责商场各部门文书资料的打印、排版、复印等工作。3、负责商场各部门相关行政文书资料的汇总、统计、建档、上报工作。4、负责商场和办公室/店长办有关会议的组织、会务的落实等工作。5、负责商场来宾接待等一般性外联事务工作。6、协助办公室/店长办主任做好值日官工作管理。7、负责办公室/店长办员工的考勤、上报工作。8、负责商场车辆、员工食堂、宿舍的日常管理。9、负责商场办公用品、员工

2、及营业员工服等物资的日常管理。10、负责商场管理人员名片的印制工作。11、负责商场报刊杂志的订阅、收发工作。12、负责为厂商提供复印、传真等有偿服务工作。13、完成上级领导安排的其它临时性工作。三、主要工作1、文件起草、资料撰写等文书及建档工作。2、相关会议通知、筹备、协助以及部分会议纪要工作。3、商场办公用品、员工工服、饮用水、报刊杂志、名片等物资的管理工作。4、一般性外联事务工作，落实食宿安排、车辆接送、订机车票。5、办公室/店长办员工的考勤、上报工作。6、驾驶员及车辆的管理。7、员工食堂的日常管理。8、员工宿舍的日常管理。四、辅助工作1、业务部门文书文档、台帐建立工作。2、营业员服务工作

3、，如制作考勤卡、工号牌，联系制作、发放、管理营业员工服，编制每月营业员工资表等。3、厂商服务工作，如提供复印、传真等有偿服务。4、值日官工作协助，制作、建档值日官日志薄。5、前台管理，代前台接待工作。6、协助商场其他部门工作，如企划部促销宣传活动、财务部返款、各部门文件资料收发传真工作等。7、了解商场经营种类、进驻厂商品牌等情况。8、顾客服务：解答顾客的咨询，满足或协助其他部门提供给顾客各类服务需求。9、完成上级领导交办的其他临时性工作。五、工作细则1、每日工作:时间基本工作内容8：50前完成考勤打卡，换工服、带领带、佩戴工号牌，检查个人仪表是否符合某某的仪容仪表规范、要求。8：50-9：10

4、参加商场员工晨会、升旗、做操。部门员工手记考勤。9：10-9：20回到办公室，开窗通风，做卫生，达到5S管理标准。9：20-9：30查看前一日工作日志，计划当日工作，分配工作时间。9:30-11:30完成前一日未完成工作及紧急性工作。11：30-13：00午餐、午休13：00-17：40日常工作安排。17：40-18：00总结当日工作，做好工作日志。18：OO整理办公用品，打扫办公室卫生，关闭所有电源。打卡，下班。（说明：以上时间以冬令时间为准，执行夏令时间时，按相应工作时间顺延;集团各商场每口营业时间有所不同，各商场可据实调整。）2、每周工作：营业员晨会记录存档。汇总、打印业务部门一周销售，

5、上报商场总经理/店长。确定、公布一周菜谱。汇总员工、营业员工服需求情况，联系生产厂家制作。参加办公室一周工作例会。完成、上报员工工作周报。代前台接待工作。3、每月工作：汇总、编制营业员考勤表。汇总、编制营业员工资表，上报财务部。各部门办公用品的统计、汇总、申购、发放。每月ABC考核。参加商场员工大会。上报部门员工手记考勤。建立值口官口志台帐。驾驶员日常考勤。统计、汇总、订购各部门每月所需饮用水量。车辆加油、食堂、宿舍能源等费用的审核、结算。4、每年工作：参加商场年度绩效考核。参加商场年度总结表彰大会。年底订阅商场各部门所需的报刊杂志。六、行政文员岗位工作流程一、业务部门工作1、文书台帐管理：商

6、场安全日报、周报、月报安全部夜间巡检记录：每日17:00协助安全部打印，并交安全部建档。安全部商场安全自查汇总周报表：每周一9:00-11:00协助安全部打印，11:30前代安全部上报集团安全监督部，并交安全部建档。物业部商场用电自查汇总周报表、商场设备安全工作周报表：每周一9:00-11:00协助物业部打印，11:30前上报集团安全监督部，并交物业部建档。物业部、安全部月报：每月5日前代物业部、安全部打印，5日11:30前上报集团安全监督部，后交物业部、安全部建档。营业员晨会记录每周一11:00前，催缴、收集、汇总业务部门各楼层上一周的营业员晨会记录,并存档。各楼层周销售每周一11:30前，

7、汇总、打印业务部门各楼层各厂家上周销售情况，上报商场总经理/店长及各业务部门经理/主管。临时性文件打印业务部门各类临时性文件。2、营业员管理营业员名册：每月1日10:00前，催缴各业务部门各楼层新的营业员名册。每月2日，汇总、更新商场营业员名册，建档。营业员考勤卡、工号牌：厂商、营业员电话联系，行政文员上门服务。1小时制作、发放到位。开取相应收据，做好相关登记建立台帐。营业员工服：每周日14:00前汇总一次。每周一10:00前电话联系工服生产厂家，要求上门量体制作新衣或维修破损工服。维修工服要求厂商5日内到位，制作新衣要求厂家10T5日内到位。开取相应收据，做好相关登记建立台帐。营业员考勤：每

8、月1-2日汇总营业员电子考勤表。每月3日上午将营业员电子考勤汇总表上报各业务部门经理/主管审核，当日待确认并作出奖罚决定后回收，并建档。据此作为每月编制营业员工资表的依据之一。营业员工资造表：每月5-10日，根据营业员电子考勤情况及各业务部门经理/主管或楼管对营业员的奖惩情况，编制营业员工资表。每月H日前，将营业员工资表上报商场财务经理及商场总经理/店长审批。完成审批手续后，交商场财务部出纳发放营业员工资，或由财务部出纳安排各楼层服务台发放营业员工资。营业员手册等物资发放：厂商、营业员电话联系，行政文员上门服务。1小时发放到位。开取相应收据，做好相关登记建立台帐。二、办公室工作1、员工工作周报

9、每周日18:00前，完成员工工作周报的填报，并上报办公室/店长办主任审阅。每周一10:00前，参阅办公室/店长办主任审批后的员工工作周报，并交办公室业务文员存档。2、员工考勤每日上午晨会前，为办公室员工手记考勤。每月30/31日，汇总当月办公室员工手记考勤，报商场人力资源部或办公室人力资源专员建档。3、值日官工作每月30/31日，制作下一个月的值日官日志薄。每月1日员工晨会前，将新的值日官日志薄交给当天的值日官使用；收回上个月的值日官日志薄，并建档。每日员工晨会前，更换商场总服务台值日官照片。如遇休假、事假等情况，安排办公室业务文员或总台接待员协助更换值日官照片。4、物资管理(D低值易耗办公用

10、品的申购与发放：每月28日，下发、收集、汇总商场各部门下月办公用品申购单。每月29日，将各部门办公用品申购单交办公室采购员按集团及商场财务预算的规定核算价格、控制成本。每月29-30日，将经采购员核算价格、签字确认后的办公用品申购单，上报办公室/店长办主任、财务部经理及商场总经理/店长逐级审批。每月30/31日，依据商场领导的审批以及商场办公用品库存情况，填写商场办公用品申购单，交采购员进行比价采购。每月1-2日，采购员比价采购办公用品。每月3日，发放各部门办公用品。贵重办公用品的申购、管理：申购审批：各部门提出、填写申请，采购人员比价，报商场办公室/店长办主任、财务部经理、商场总经理签批，1

11、00O元以上贵重物品报中心总经理、集团分管副总裁、集团财务总监签批，后交采购人员采购，办理入库手续。管理：贵重办公用品建档，使用人办理领用手续。维护：电脑、打印机、复印机等贵重办公用品，按使用、保养要求，与销售单位联系售后服务，保障正常使用。耗材：由行政文员根据实际使用情况，提前办理申购手续，经采购员比价、商场各级领导审批后，交采购员采购，后入库，使用人办理领用手续，并建档。员工工服管理：员工制作工服的条件：新员工转正后，由商场人力资源部提供转正的新员工名单给行政文员，行政文员通知办理；老员工每满工作两年统一制作，由商场人力资源部提供名单，行政文员统一办理；员工因工作原因造成工服破损无法修补，

12、由员工个人提出重做工服申请，行政文员办理手续。通知厂家量体裁衣：行政文员定期汇总员工需制作工服的情况，及时通知厂商上门服务。工服制作时间以10T5天为期限要求。建立台帐：员工工服制作后，行政文员先建立台帐入库，后发放给员工，员工签收。员工离职工服管理：新工服发放后，员工工作满2年离职时不收取工装费；员工工作满1年不满2年离职时收取30%的工装费，工作不满1年离职的收取50%的工装费。饮用水管理：每月底，行政文员统计、汇总商场各部门下月所需饮用水量，据此确定商场下一月度的用水量。每月底，行政文员提前向订水公司订购水票，要求月底前送票上门，并办理财务等相关手续。每月30/31日，行政文员将水票交前

13、台接待员，由前台接待员按各部门需求量据实发放。如系定期结算，则每月初，行政文员办理财务结算手续，经办公室/店长办主任、财务部经理、商场总经理/店长审批后，与订水公司结算上一月度的用水费用。商场及各部门的饮用水统计、订购、发放均需建立台帐。报刊杂志管理：每年12月，行政文员统计、汇总商场各部门下一年度需订阅的各种报刊杂志，经办公室/店长办主任、财务部经理、商场总经理/店长审批后，正式向各媒体或邮局等单位订购，并办理财务结算手续，支付报刊杂志订阅费。按日、按期接收各类报刊杂志。发生未收到所订阅报刊杂志情形的，当天上午即与订阅单位（媒体/邮局）联系，反映情况，并作善后处理。每天上午商场员工晨会、升旗

14、后，行政文员将媒体或邮局送达商场的各类报刊杂志统一集中收集到办公室，并按各部门订阅的报刊杂志归类、整理，后交前台接待员据实发放。涉及集团公司、商场宣传报道等内容的重要报刊杂志，行政文员须建档保管。各部门每周清理一次过期的报刊杂志，每周一统一上交办公室，由行政文员集中销售处理，费用上缴商场财务部。名片印制：行政文员会同办公室采购员比质比价选择一家名片制作公司，签订合作协议,确定所用名片纸张材质型号、制作单价、结算方式等。每月底统计、汇总商场各部门及商场总服务台所需名片的数量，制作名片印制表，并上报办公室/店长办主任、财务部经理、商场总经理/店长审批。联系名片制作公司，提供名片印制人员姓名、职务、

15、数量以及集团名片统一格式等，要求名片制作公司按人员、数量、期限等要求完成印制，并送货上门。名片审核签收。若发现名片有错误或质量达不到协议要求等问题的，则行政文员须责成名片印制公司重新印制名片。按次或定期（如每月结算一次）据实与名片印制公司结算名片印制费用，报经办公室/店长办主任、财务部经理、商场总经理/店长审批后支付。名片制作、发放建档。按印制人员、数量等据实发放，并签收建档。5、文书工作业务分析会、办公例会会议纪要工作：在办公室业务文员不便时，代其参加商场业务分析会、办公例会等会议，做好现场记录，在会议当天或次日完成会议纪要的撰写。会议纪要初稿先报办公室/店长办主任审阅、修改,后报商场总经理/店长审阅、修改、定稿。定稿后的会议纪要在规定期限内交或