大学档案馆档案整理流程.docx

上传人:王** 文档编号:85222 上传时间:2022-12-20 格式:DOCX 页数:5 大小:21.23KB
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1、大学档案馆档案整理流程一、纸质档案归档工作流程1 .整理档案:归档文件以件为单位,通常每份文件为一件,装入一个软卷皮。正本在前,定稿在后;正文在前,附件在后;原件在前,复制件在后。文件与文件之间要按照一定的顺序排列,如可以按时间、事由等顺序排列文件,一旦文件的排列顺序固定下来,文件的件号也就相应地出来了。2 .拆钉:为了文件能够长久保管,需要把文件的金属钉拆掉。3 .编写页码:文件材料以件为单位编写页码,凡有字的均算一页,页码用阿拉伯数字编写,正面页码写在文件右下角,反面页码写在文件左下角。另外,凡归档保存的材料,均使用黑笔书写,不可使用铅笔或圆珠笔等。4 .加盖归档章:在文件首页右上角空白处

2、加盖归档章。5 .填写归档章:归档章的内容包括:年度、保管期限、类目、件号、页数五部分。a)全宗号:档案馆给立档单位编制的代号,用4位数字或者字母与数字的结合标识,按照DA/T13编制。b)档案门类代码年度:归档文件档案门类代码由“文书”2位汉语拼音首字母“WS”标识。年度为文件形成年度,以4位阿拉伯数字标注公元纪年,如“2021”。c)保管期限:保管期限分为永久、定期30年、定期10年,分别以代码“Y”、“D30”、uD1.O标识。d)机构(问题)代码:机构(问题)代码采用3位汉语拼音字母或阿拉伯数字标识,如办公室代码“BGS”等。归档文件未按照机构(问题)分类的,应省略机构(问题)代码。e

3、)件号:件号是单件归档文件在分类方案最低一级类目内的排列顺序号,用4位阿拉伯数字标识,不足4位的,前面用“0”补足,如“0026”oDQ1.1党务综合XZ1.1行政综合DQ1.2纪检XZ1.2人事处DQ1.3组织部XZ1.3监察、审计DQ1.4宣传部XZ1.4保卫处DQ1.5统战部XZ1.5总务、后勤DQ1.6工会XZ1.6图书馆、档案馆DQ1.7团委XZ1.7网络管理中心JX教学WS外事KY科研SX声像JJ基建SB设备CB出版CK财会6 .编制归档文件目录:归档文件目录设件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目。件号:填写与归档章相同的件号。责任者:制发文件的组织或个人,即文件的发文

4、机关或署名者。如:辽宁石油化工大学、组织部、教务处等。文号:文件的发文字号。如:辽石化大201999号,辽石化大纪监发20211.号等。题名:即文件标题。如:关于评选表彰优秀廉政勤政干部党风廉政建设先进工作者的通知。日期:文件的形成时间,以8位阿拉伯数字标注年月日,如19990909o页数:每一件归档文件的页数。同归档章、软卷皮上所填页数。备注:注释文件需说明的情况。如:修改、补充、借出等情况。7 .归档文件目录应装订成册并编制封面。归档文件目录封面包括全宗名称、年度、保管期限、机构(问题)等项目。其中全宗名称即立档单位的名称,填写“辽宁石油化工大学”,年度、保管期限、机构等项目同文件目录填写

5、项。8 .装盒:将归档材料按件号顺序依次装入档案盒,依据档案盒的大小,酌情每几件装入一个档案盒,同一保管期限的档案才能装入一个档案盒,不同保管期限的档案不能装入同一档案盒。包括盒内目录(同档案目录)、备考表等。并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。档案盒的全宗号、年度、保管期限、机构(问题)等项目同文件目录填写项。起止件号,在“馆”的位置填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号,中间用“一”号连接。盒号即档案盒的排列顺序号,在档案移交进馆时按进馆要求编制。9 .填写备考表:备考表每个档案盒内放一张,置于盒内档案之后,包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期等。盒内文件情况说明:填写盒内文件缺损、

6、修改、补充、移出、销毁等情况,如无以上等特殊情况,可不填。整理人:负责整理归档材料的兼职档案员姓名。检查人:由部门领导负责检查归档材料的整理质量并在此签名。(4)日期:归档文件整理完毕的日期,由兼职档案员填写。10 .交接手续:档案整理完毕后,由归档部门统一将目录和交接手续一并移交档案馆,电子版目录、交接手续用办公自动化发给档案馆工作人员。其中交接手续一式两份,当场进行交接,移交人、接收人签字,双方各存一份备查。I1.档案装具:各部门档案整理所需的档案盒、软卷皮、备考表、归档章等均由档案馆提供。特别说明:1.软卷皮、归档章、备考表、档案盒等档案用品均请到档案馆领取。请填写领取档案用品申请表,由各部门、学院负责整理档案的人员签字后持表领取。11 相关附件:12 档文件目录归档文件目录封面交接手续13 取档案用品申请表二、关于照片档案的归档要求:1 .向档案馆移交电子版照片即可。2 .每项活动形成的照片存为一个文件夹,每年若干项活动形成的照片组成一年总的文件夹,移交档案馆。3 .在每项活动中挑选若干张有代表性的照片加以说明,说明的内容包括时间、地点、人物、位置、职务、活动内容等。每项活动的照片要配有一个word文档的说明。

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