附件3中国交建物资采购管理信息系统运行管理办法.docx

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1、中国交建物资采购管理信息系统运行管理办法中国交建物资采购管理信息系统运行管理办法第一章总则第一条为规范中国交建物资采购管理信息系统使用和管理，推动电子化采购工作科学、高效、有序开展，保障系统平稳、安全运行，根据公司物资采购管理和信息化管理工作的总体要求，制定本办法。第二条中国交建物资采购管理信息系统是中国交建物资采购管理体系运行的载体，是物资采购工作的管理平台、操作平台和服务平台。第三条中国交建物资采购管理信息系统是公司信息化顶层设计中规定的统管统建类系统，由公司总部统一组织建设和推广。第四条本办法适用于中交集团暨中国交建各级单位。第二章组织机构及职责第五条公司物资采购管理中心、信息化管理部共

2、同组成中国交建物资采购管理信息系统（以下简称“物采系统”）应用推进管理机构。相应职责如下：（一）物资采购管理中心：是物采系统应用归口管理部门，负责建立物采系统管理配套制度体系；制定系统应用标准；考核各单位系统应用情况；组织系统优化和升级需求的审议和评估；负责系统应用推广的组织协调；负责系统组织机构、用户权限管理、设备物资编码标准管理等工作。（二）信息化管理部：是物采系统建设技术管理部门，负责提供系统运行的环境和资源；负责系统的开发、技术运维和安全保障工作；负责系统服务器和数据库的运维管理;在系统运行、推广使用、人员培训等工作中提供技术支撑。第六条各单位应建立相应的系统应用推进管理机构，确保系统

3、在本单位的顺利推广和使用。各单位相关部门职责如下：（一）物资采购管理部门：负责系统的应用及推广；负责内部用户和供应商的培训；负责用户账号和权限管理；负责系统应用问题的运维，协助用户与系统运维项目组做好联系和现场衔接工作。（二）信息化管理部门：负责提供系统运行网络及终端环境;负责组织机构、审批流程配置等技术支持工作。第三章电子采购管理第七条物采系统应用单位包括：公司总部、分子公司、项目公司、项目部等不同层级的实体单位。第八条在系统应用过程中，各级单位应严格执行中华人民共和国招投标法、电子招标管理办法（发改委令第20号）等相关法律、法规。第九条电子采购管理内容包括：采购计划、采购方案、寻源管理、采

4、购合同、合同执行情况、供应商管理等。第十条采购计划管理：各级单位应提前一个月在系统中填报采购计划，信息应完整、准确、及时，采购计划内容包括：规格、数量、预计单价、交货时间、交货地点、采购方式等。第十一条采购方案管理：开展采购寻源前，采购人员须开展市场调研和策划工作，根据调研情况编制采购方案，指导采购寻源工作。采购方案包括公开招标、邀请招标、询价采购、竞争性谈判、其他采购等五种采购方式。其中，公开招标、邀请招标、询价采购、竞争性谈判等四种采购方式，根据实际采购需求选择；“其他采购”适用于单一来源、业主指定、业主要求在第三方平台采购、谈判采购等情况，采购人员须完整录入相关资料进行备案。第十二条采购

5、寻源管理：用户按照系统固化的业务流程，根据不同采购方式进行采购的全过程操作和管理，包括:采购公告发布、采购文件发售、报价设置、开标、评标、定标、评标结果公示、中标通知发布等。第十三条合同管理：各级单位应依据采购寻源的结果,及时签订合同，填报合同和执行情况信息，开展合同审批等相关工作，保证采购业务的完整和闭合。第十四条供应商管理：供应商须自行在物采系统中开展注册、变更资料、合作意向单位新增申请等工作，申请信息及相关资质应完整、准确。各级单位根据授权严格审核供应商的申请信息，对供应商实行准入及审核管理，经审核通过的供应商可参与采购寻源协同工作。各级单位对供应商实施动态管理，根据供应商合作情况在系统

6、中给予客观评价，并按照公司管理要求推荐或淘汰供应商。第十五条评标专家管理：系统评标专家库支持公司总部和各二级单位对评标专家的管理和使用。各二级单位可将专家信息维护到本单位评标专家库，优秀评标专家可推荐至公司总部评标专家库。第四章采购数据的应用和管理第十六条物采系统业务数据是各级单位电子化采购的档案信息，可用于采购决策、监察审计、工程概、预算编制和成本分析等工作，是公司的商业机密。第十七条系统电子档案信息查询权限分级授权，各级单位须严格管理。公司总部由物资采购管理中心设置专人专岗管理。总部各部门及各二级单位查阅其他单位历史档案信息须向物资采购管理中心申请，填写档案查阅申请表（附表1）,经物资采购

7、管理中心总经理审批后现场查阅。第十八条不重复填报原则：若项目涉及多个管理方或实施方，如总包单位、分包单位、联合体、项目指挥部、办事处等，由实际采购单位开展电子化采购，不可重复操作。第十九条系统输出报表基于采购过程数据自动生成，原则上不得变更。如需调整，在数据变更申请表填报细则（附件1）范围内，可由二级单位提出申请，填写数据变更申请表（附表2）,物资采购管理中心审核后处理。第二十条供应商报价数据：供应商报价文件由电子报价表及附件共同组成，当电子报价表与附件内容冲突时，评标及定标应以电子报价表数据为准。第五章标准管理第二十一条物采系统遵循中国交建设备物资编码标准。第二十二条各单位新建系统中的设备物

8、资编码信息应执行上述标准，便于系统对接和信息共享。第二十三条上述标准中未涵盖的内容，各单位可参照中国交建设备物资编码管理维护说明，由二级单位填写物资编码申请表（附表3）,物资采购管理中心评估后进行修订。第二十四条各级单位其他系统与物采系统的数据交换遵循中国交建物资采购管理信息系统接口规范。第六章组织机构和用户权限管理第二十五条组织机构信息维护：组织机构原则上配置到项目部；各级单位组织机构的增加、变更及注销，应填写组织机构申请表（附表4）,向上级单位提出申请，待中国交建人力资源管理系统上线后，物采系统自动获取人力资源系统中的组织机构信息。第二十六条物采系统采用分级授权、分级管理。公司总部设超级管

9、理员，公司总部和各级单位分别设系统管理员。相应职责如下：（一）超级管理员负责系统的后台维护、系统角色的配置、对总部及二级单位系统管理员进行授权；（二）公司总部系统管理员负责总部各部门用户账号创建和撤销、角色分配、初始密码设置；负责总部及二级单位机构的创建、修改、停用。（三）各级单位系统管理员负责本单位及下属单位用户账号创建和撤销、角色分配、初始密码和流程设置；负责本单位及下属单位机构的创建、修改、停用。第二十七条各级单位应填写系统管理员申报表（附表5）,经单位领导签字向上级单位信息化管理部门进行申报，如有变动，应及时申报备案。第二十八条物采系统内部用户采用实名登陆制，账号不得重复配置。各级单位

10、用户的新增注销，由相关部门根据工作需要提出申请，填写用户权限申请表（附表6）,交至本单位系统管理员进行人员授权管理。第二十九条各级单位的系统管理员应维护用户台账（附表7）,每月对用户岗位与权限的符合性开展检查，发现问题及时记录并处理。第三十条人员离职后，系统管理员应及时注销用户账号，岗位变动应及时按照新的岗位调整用户权限。第三十一条为保障电子采购交易各方的合法权益，供应商用户账号由物资采购管理中心统一管理，供应商应妥善保管账号和密码信息。如有遗失，供应商须填写供应商用户名、密码取回申请表（附表8）,经物资采购管理中心审核后处理。第七章系统需求变更和升级第三十二条需求变更和升级是指业务管理需求发

11、生改变，现有功能、数据或表样无法满足使用要求，需要对系统功能进行完善、升级。第三十三条总部各部门和各单位对于系统的需求变更和升级建议，应填写问题及建议反馈表（附表9）,报至物资采购管理中心，物资采购管理中心和信息化管理部评估后完善系统功能。系统BUG可直接报公司信息化管理部进行修改。第三十四条物采系统升级或重大变更前，应对数据进行备份，升级或变更完成后进行数据恢复，并确认数据恢复无误；系统进行功能变更或版本升级，需组织相关部门和人员测试后，正式发布使用。第八章系统运维和安全管理第三十五条物采系统集中部署在公司总部机房，由公司总部提供统一的7X24小时技术运维和安全保障，其涉及到的操作系统、中间

12、件、数据库、应用程序、服务器及网络应进行日常巡检（每天一次）和安全检测（每月一次），确保系统稳定运行。第三十六条各单位应根据物采系统终端使用要求，提供必要的终端上网条件，配置安全、便利的终端使用环境，为各类用户操作和使用提供保障。第三十七条物采系统业务数据信息每周进行一次完全备份，保存期限为三年，每日进行两次增量备份，保存期限为五天；系统文件、配置信息和日志文件，每周进行一次完全备份，保存期限为一年。第三十八条各单位应制定安全教育培训计划，对员工进行信息系统安全教育，提升员工安全意识。系统用户应妥善保管自己的用户名、密码等身份鉴别信息，在初次登录系统时，应及时修改初始密码，在权限范围内按规程使

13、用系统。系统用户未按规定操作导致信息泄露，视严重程度追究事故责任。第九章系统应用与推进第三十九条公司物资采购管理中心和信息化管理部每年对各单位系统应用情况进行考核，考核内容包括：（一）系统应用规模，包括：电子化采购金额、次数、系统应用覆盖范围等；（二）系统应用质量，包括：采购过程是否完整，数据上报是否准确及时、流标率等。第四十条各单位应在本办法的基础上，制定系统使用细则，落实责任部门，设置关键用户岗位，成立以关键用户为主的运维团队。各级运维团队负责系统的日常运维、应用与管理、内部人员培训、供应商培训、系统应用数据检查、问题反馈等工作。各级单位的关键用户须经公司物资采购管理中心培训认证。第四十一

14、条各单位应加强宣贯，提高各级人员对电子采购工作重要性的认识。第四十二条各单位应加强物资采购管理和信息化管理队伍建设，保持人员队伍稳定。第四十三条各单位应定期开展系统应用培训，提升业务和系统操作能力。如需公司总部协助培训，可由二级单位填写培训申请表（附表10）,向物资采购管理中心提出申请。第四十四条各级单位须按季度开展采购数据检查，推进工程物资采购工作全面上线，并将检查记录填写到数据检查表中（附表11）,在季度末上报至物资采购管理中心。第十章附则第四十五条本办法由公司物资采购管理中心和信息化管理部负责解释。第四十六条本办法自印发之日起施行。附件：1 .数据变更申请表填报细则附表：2 .档案查阅申

15、请表3 .数据变更申请表4 .物资编码申请表5 .组织机构申请表6 .系统管理员申报表7 .用户权限申请表8 .用户台账9 .供应商用户名、密码取回申请表10 问题及建议反馈表11 .培训申请表12 .数据检查表附件1中国交建物资采购管理信息系统数据变更申请表填报细则为保证系统数据的完整性和严肃性，在数据变更申请范围内，可由二级单位填写数据变更申请表提出申请。数据变更申请范围如下：1 .提前结束售标：由于操作失误，造成系统售标时间长于公告内容和招标文件中的时间，可申请缩短售标时间。2 .报价表变更：报价表设置错误，可在投标开始前申请变更。3 .投标时间变更：由于操作失误，造成系统投标时间长于公告内容和招标文件中的时间，可申请缩短投标时间。4 .开标时间变更:投标结束后，可申请重置开标时间。5 .评分表变更：在评委评分前可申请变更。6 .定标错误：在中标通知书发送前可申请变更。7 .报价错误：供应商在投标时间结束前可自行修改，投标时间结束后不可修改；如供应商报价错误影响统计，二级单位须提出申请，变更统计数据。中国交建物资采购管理信息系统档案查阅申请表单位名称（盖章）：年月日部门名称授权时间至申请人职务联系方式申请理由：物资采