国开电大专科《办公室管理》期末考试第五大题案例分析题库[2024版].docx

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1、国开电大专科办公室管理期末考试题库2024版第五大题、案例分析题题库说明：更新至2023年7月试题；适用于2024年1月国开电大专科学员期末纸质考试。首字音序AA公司原定于12月25日18:00时借一娱乐总汇召开公司成立两周年庆祝活动。A公司原定于12月25日18:00时借一娱乐总汇召开公司成立两周年庆祝活动。为此，发了请柬邀请有关领导和嘉宾光临，在请柬上把时间、地点写得一清二楚，要求自行前往。还通知了全体员工下班后赶往。可当部分员工提前在16:00赶去时，却发现预订的能容纳50人的大包房已为B公司占用。结果A公司与娱乐总汇的工作人员就这一问题发生争执和冲突，造成来参加活动的50多人滞留大堂2

2、个多小时,最后交涉无果。不得不再包车前往附近另一宾馆举行。最后舌动早早收场,大家扫兴而归。Q)为什么A公司庆祝活动未取得预期效果？(2)如果你是A公司的文秘人员，你应如何组织这次活动？(3)如发现已预订包房被他人所用，应怎样处理？答：(I)A公司负责预订的文秘人员没有对预订的时间、地点进行确认,准备工作不充分导致活动没有取得预期效果。(2)应把这次活动的细节详细列出，每个项目由专人负责。(3)由专人负责预订，初步确定以后向上司汇报，再向娱乐总汇负责此事的人确定。活动前一天或前两天，再和对方确认一下时间、日期、地点。(4)案例中领导和嘉宾应由公司派车接送。(5)在活动开始前半天，文秘人员应提前到

3、场，布置会场,落实有关细节，如有问题，可提前发现和解决。(6)如发现已预订包房被他人所用，不应争执过长时间。(7)应立即联系附近其他饭店、宾馆，先安排领导和嘉宾前往。(8)可在活动项目上增加一些内容予以补救。(9)有必要的话，可向娱乐总汇进行索赔。爱达公司的丁秘书正埋头起草一份文件，电话铃响了，拿起电话。爱达公司的丁秘书正埋头起草一份文件，电话铃响了，拿起电话，丁秘书听着对方的声音，辨别出又是那位推销员朱磊打来的电话。第一次他来电时，丁秘书听着朱磊的自我介绍，判断这电话不是经理。问题：(1)文秘人员接听电话时，首先应做些什么？电话结束后又应该怎么做？答：文秘人员接听电话时，首先应自报家门。挂断

4、电话应遵循“谁先打出谁先挂的原则。丁秘书做错了。(2)假如你是丁秘书，针对朱磊第三次来电，你怎样说？答：丁秘书在朱磊第二次来电时，就应告知对方经理不想与他联系。在朱磊第三次来电时，丁秘书应该说：你的事情，我已经与经理汇报过了，对你们的生意经理无意参与，尚未考虑与你联系。请你以后不要来电话了。如果情况有了变化，我会主动与你联系的。谢谢r(3)文秘人员怎样审查来电？具体做法怎样？答：审查来电时应询问对方的姓名、单位、来电事由、回电号码，然后请示上司是否想与对方通话。如上司同意通话,可打回电或请对方再打过来；如上司不想通话，应想办法拒绝对方。(4)文秘人员替上司审查来电的态度和技巧是怎样的？答：在电

5、话中应既做到为领导挡驾，又不得在言语、行动上失礼，冒犯对方。言字音序D东华公司办公室人员小沈能讲一口漂亮的法语，小陈则很喜欢打扮。东华公司办公室人员小沈能讲一口漂亮的法语，小陈则很喜欢打扮。公司明天要与法国某公司谈判，古总经理叮嘱担任翻译的小沈和作会议记录兼会议服务的小陈要好好准备。小沈和小陈除了在文本、资料等方面作了准备，还花了一番功夫进行了打扮。小沈并不知道自己有什么过错，为自己辩解：我，我怎么啦！客商是你自己得罪的，与我有什么关系？”问题：小沈和小陈的穿着打扮、言谈举止是否正确，正确的做法应该是怎样的？答：(1)小沈和小陈的穿着打扮不符合工作环境，不符合特定的会谈工作要求；(2)小沈的穿

6、着突出自己,影响了古总经理的形象；(3)小陈的穿着打扮干扰谈判、影响工作，破坏工作场所安静；(4)小陈用手拿茶叶，不卫生，引起客商不满，使得谈判一开始就不顺利；(5)小沈应该对领导的作风、性格有所了解，有针对性地弥补领导的不足。古总经理与客商争执，她应采取补救措施，可以将上司借故引开,并示意上司忍耐些，使谈判继续,而不是指责客商；(6)小沈受到上司批评,即使是过头话，也应保持冷静，不反驳，应理解上司的难处。找适当的机会,用适当的方式说明情况,交流思想和感情。首字音序G公司经理在星期一早上告诉文员小刘，星期四上午9:OO至11:OO召开销售员会议。公司经理在星期一早上告诉文员小刘，星期四上午9:

7、00至11:00召开销售员会议，要求小刘通知有关人员。小刘刚到公司不久，不太清楚公司有多少销售员，她到几个业务部门转了转，大多数人外出了，也没有遇到销售员。接下来小刘忙于其他的事情，几乎把通知的事忘了。问题：你认为小刘究竟错在哪些地方?正确的做法应该是怎样的？答：Q)应该搞清销售员的人数和姓名,准备一份名单；(2)打印好书面通知；(3)在3天内,当面发放通知或电话通知(电话中需要对方确认时间、地点、内容等)到名单上的每个人；(4)通知不能只写在布告栏里，可能不被人注意；(5)通知上应写清会议的时间(开始到结束时间)、地点；(6)应详细写清会议内容，应做好哪些准备；(7)应提前到会议室做好准备，

8、做好签到工作。首字音序H海金精密仪器有限公司的技术开发部有8个工作人员，他们群策群力，花了整整一年开发了。海金精密仪器有限公司的技术开发部有8个工作人员，他们群策群力，花了整整一年开发了BRM系列产品，经广泛宣传，推销，国内外的销路很好，给公司创收了几百万元。公司总经理为了鼓励部下再接再厉，决定宴请技术开发部的全体成员，具体的时间、地点由总经理秘书卜小姐安排，只是规定了费用总数为2000元。问题：Q)卜小姐应该安排在什么时间、地点宴请比较好？答：应安排在本周的星期五下班后宴请，这时一周的工作已经结束,第二天是休息，晚一点也不影响工作。找个比较安静幽雅的餐馆,包个单间，总经理与大家上下级可交流感

9、情。(2)卜小姐用怎样的方式通知技术开发部的成员？答：卜小姐应到技术开发部去向大家表示祝贺，并当场邀请。如果用电话通知，不能产生亲切感和更理想的气氛。(3)宴请结束一结帐，只花了1500元，对余下的500元，卜小姐买纪念晶发放好不好？答：宴会快结束时卜小姐可把技术部负责人拉到一边，把500元交给他，悄悄说：我和总经理回去后,你们可不受拘束再饮一杯，或找个卡拉OK唱唱歌，明天把发票交给我就行J发放纪念品会给公司其他人员知晓,造成不必要的麻烦。(4)除了宴请，卜秘书还可建议用其他方法来鼓励技术开发部吗？效果怎样？答：可以建议总经理给每人发奖金，还可建议在全体职工大会上表扬技术开发部。这样可激发其他

10、部门的积极性。首字音序M美国某花店经理接到一位顾客的电话说她订购的20支玫瑰送到她家的时间迟了一个半小时。美国某花店经理接到一位顾客的电话，说她订购的20支玫瑰送到她家的时间迟了一个半小时，而且花已经不那么鲜艳了。第二天，那位夫人接到了这样一封信：亲爱的凯慈夫人：感谢您告知我们那些玫瑰在很差的情况下已经到达您家的消息。在此信的附件里，请查找一张偿还您购买这些玫瑰所用的全部金额的支票。由于我们送货车中途修理的意外耽搁，加之昨天不正常的高温，所以您的玫瑰我们未能按时、保质交货，为此，请接受我们的歉意和保证。我们保证将采取有效措施以防止这类事情的再次发生。在过去的两年里，我们总是把您看作一个尊敬的顾

11、客，并一直为此感到荣幸。顾客的满意乃是我们努力争取的目标。请让我们了解怎样更好地为您服务。您真诚的霍华德佩雷斯(经理签名)答：(1)这是一位老顾客，所反映的情况应不容置疑，首要考虑的应是怎样补救。(2)补救。一是可以接到电话立即派人马上再送20支玫瑰，二是给予适当赔偿货款。(3)道歉。赔偿只是物质上的表示,道歉更能从心理上表达对顾客的尊重。方式可以是也打个电话，但是写信则显得更加郑重其事。这封信，先是表示感谢和全额赔偿，其次才解释原因,又不只是就事论事，还提出了防止以后发生类似事情的保证。最后再联络一下感情,表示了商店对顾客的基本原则和态度。此信即使是文秘人员写的，也应由经理亲笔签名，以示对顾

12、客的尊重。某公司安排懂法语的小沈和办公室秘书小陈参加与法国某公司的商务会谈。某公司安排懂法语的小沈和办公室秘书小陈参加与法国某公司的商务会谈，范总经理特别叮嘱两位要做好准备工作。ooooooooo小沈并不知道自己有什么过错，为自己辩解：我，我怎么啦！客商是你自己得罪的，与我有什么关系？”小沈和小陈在接人待物、言谈举止方面有何不妥之处？正确的做法应该是怎样的？答：Q)衣着。二位女士穿着打扮不符合特定的会谈工作要求；而且也影响了范总的形象，小陈的穿着打扮干扰谈判、影响工作,破坏工作场所安静；(2)卫生习惯。小陈用手拿茶叶，不卫生，引起客商不满，使得谈判一开始就不顺利；(3)应变能力。小沈应该对领导

13、的作风、性格有所了解，有针对性地弥补领导的不足。范总经理与客商争执,她应采取补救措施，可以将上司借故引开，并示意上司忍耐些，使谈判继续，而不是指责客商；(4)领导权威。小沈受到上司批评,即使是过头话,也应保持冷静,不反驳，应理解上司的难处。找适当的机会，用适当的方式说明情况，交流思想和感情。某公司聘任文员邹某上班处理邮件时，正巧赶上接听电话，他一手操持电话。某公司聘任文员邹某上班处理邮件时，正巧赶上接听电话，他一手操持电话，另一手示意送信者把信堆放在已有一些信件的办公桌上，并顺手拿过笔在“收件人处签了字。打完电话，他急忙把所有的信封都剪开了，忙乱中一封信被剪掉了回信地址的一角，他并未在意。这时

14、，他抽出所有的信纸，放OOOOOOO你认为邓小姐处理邮件是否正确，为什么？请讲出理由并说明正确的做法。答：Q)收领邮件应该把以前的信件另外放开，以免混淆，应在清点后才能签字；(2)首先应分类，请示上司哪些邮件能拆封，哪些不能拆封；(3)不能把回信地址剪掉,检查信封、信纸上的地址、电话是否一致。如不一致，应打电话询问正确的，再把错误的划去；(4)拆错信，应在信封上写上误拆，并签上自己的名字，封上信口，把信件交给收信人时向他(她)道歉；(5)把交给上司邮件分成最急件、次急件和普通件，不能混淆。某国营企业总经理办公室人员小赵正在看当天准备上报的统计报表，本公司一位实习生。某国营企业总经理办公室人员小

15、赵正在看当天准备上报的统计报表，本公司T立实习生，刚从大学经济管理专业毕业的小林走了进来，4晰针对该公司管理写的毕业论文中的某些观点和见解很得指导老师赏识，他本人也认为对公司改革有一定作用，他准备找总经理谈谈。问题：你认为小赵在这两件事上做得怎么样?他有什么失误，他应该怎么做才对。答：Q)不能说：总经理外出了,有什么事请跟我说吧，办公室人员不能替上司做主；(2)接待来访者应细心倾听,不应边看报表边昕；(3)对提重要建议的来访者，应认真记录，汇报上司；(4)应对来访者热情，不能冷嘲热讽；(5)对言辞激烈的来访者应有礼有节,宣传政策；(6)应尽快为总经理解围，可以请保安或打IlOo某年3月5日，新欣化工公司的总经理出差了，这次的期限是从3月5日至3月12日。某年3月5日，新欣化工公司的总经理出差了，这次的期限是从3月5日至3月12日，预定12日上午回来。文员小王负责处理公司的各类邮件。小王从收发室取回了邮件，其中上司亲启的信一封；一个邮包，总经理办公室收件三封,其中有一封寄自河南分公司的信总经理曾关照过让销售科科长处理。正好销售科的小李走过办公室，小王说：小李，把这封信交给你们科长，让他把信带走了。oooooooo小王处理邮件的做法是否正确？如果不正确，正确的做法应该是怎样的？答：(1)河南分公