某公司档案管理制度全套.docx

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1、某公司档案管理制度全套1.目的为了加强公司文件、合同等重要资料的档案管理工作,进一步规范档案管理工作秩序,充分发挥档案作用,全面提高档案管理水平,有效地保护及利用档案,为公司发展服务,特制定本制度。2 .范围2.1 政府机关、集团总部发来的与本公司有关的决定、建议、提示、命令、条例、规定、通知等等资料。2.2 公司对外的正式发文、与有关单位来往的文书、公司的请示及上集团总部的批复等。2.3 内部的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报等。2.4 与有关单位签订工程项目的合同、协议书等法律文书。2.5 主管任命书等资料,以及关于员工奖励、处分的文件资料。2.6 公司的历史

2、沿革、大事记及反映主要活动的简报、照片、录音、录像资料。2.7 公司内部的各项管理制度。2.8 工程项目资料包括各地年检备案、合同、签证、联系函等2.9 反映主要职能活动的报告与总结。2.10 其他反映经营管理业务活动,具有查考价值的文件资料。3 .职责3.1 公司所属各部门内勤兼职资料管理员,制定明确的资料管理员岗位职责,规范部门档案管理,实行部门档案与公司档案归口管理。3.2 各部门根据部门资料性质结合公司级档案管理办法,实行统一的标准分类管理。3.3 档案的借阅和移交、销毁,必须按照公司管理规定执行。4 .工作程序4.1 档案质量4.1.1 档案封面应逐项按照规定用碳素钢笔或中性笔书写,

3、字迹要工整,清晰,封面题名应能准确反映出卷内文件材料的内容。4.1.2 档案文件禁止使用铅笔、圆珠笔、复写纸。破损的档案文件要进行修复处理。4.1.3 档案必须遵循文件材料形成的规律和特点,保持文件材料之间的联系,区分不同的价值,便于保管和利用。4.1.4 档案盒表面为档案目录,档案盒内文件没有提名的,由档案人员根据内容拟定标题。4.1.5 档案盒封面应注明立卷人,审核人,立卷时间。5.2 归档要求5.2.1 公司生产、经营、基建等活动中形成的文件材料应由各单位、各职能部门及各项目部负责收集齐全、核对标准、系统整理后归挡。文件材料缺项公司档案室有权拒收并限期整改。5.2.2 档案文件材料应区别

4、不同情况进行排列,密不可分的文件材料应依序排列在一起,即批复在前,请示在后,证件在前,附件在后,印件在前,定稿在后,其它文件材料依其形成规律或特点,应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。5.2.3 跨年度的请示与批复,有批复的在批复年立卷,无批复的放在请示年立卷;跨年度会议文件放在会议开幕年立卷;跨年度的规划放在第一年立卷;跨年度总结放在最后一年里卷。5.2.4 档案文件资料按时间顺序排列,收交时公文处理用纸在前,收文在后;内部制发文件,发文正稿在前,依次为公文处理用纸,发文底稿。5.2.5 归档时,应编制移交清单一式二份,交接双方核对无误后在清单上签字,各执一份作为移交的凭证5.3 档案

5、分类5.3.1 档案各级分类应赋予统一名称,其名称应简明扼要,以充分表示档案内容性质为原则,并要一定范畴,不能笼统含糊。(如:证照类目、制度类目、文件类目、合同类目等)。53.2. 公司档案大致分为以下几类:53.2.1 证照类:营业执照及各类证照,注册资料、年检资料、备案资料、公司章程等;53.2.2 文件类:分外来文件(政府职能部门的往来文件)和内部文件;53.2.3 制度类:管理制度汇编;1.1.1 合同类:分内部经营管理合同和业务合同两种。53.2.5 计划总结类:分年度计划及总结等;53.2.6 会议纪要类:办公例会纪要等5.4 档案编号5.4.1 档案分类各级名称经确定后,应编制档

6、案登记目录表,将所有分类各级名称及其代表数字编号,用一定顺序依次排列,以便查阅。5.4.2 档案分类各级名称及其代表数字一经确定,不宜任意修改,如确有修改必要,应事先审查讨论,并拟定新旧档案分类编号对照表,以免混淆。5.4.3 公司档案员负责对各部门文件材料的收集、整理,按照档案登记目录表条款对号入座,各部门要积极配合公司档案管理工作。5.5 档案的利用5.5.1 公司档案只有公司内部人员可以借阅,借阅者都要填写档案借阅登记表,报主管人员批准后,方可借阅,其中非受控文档的借阅要由部门经理签字批准,受控文档的借阅要由总经理签字批准。5.5.2 档案借阅的最长期限为两周;对借出档案,档案管理人员要定期催还,发现损坏、丢失或逾期未还,应写出书面报告,报总经理处理。5.5.3 必须严格保密,不准泄露档案材料内容,如发现遗失必须及时汇报,追求责任。5.5.4 不准拆卷及任意抽、换卷内文件或剪贴涂改其字句等;不得任意摘抄或复制案卷内容,如确有需要,必须经领导批准才能摘抄或复制。5.5.5 必须爱护档案,保持整洁,不准在档案材料中写字、划线或作记C=34-o5.5.6 不准转借,必须专人专用。5.5.7 用毕按时归还,如需延长借阅时间,必须通知档案管理人员另行办理续借手续。

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