20号文件 附件3一分公司备用金管理办法（2022年版）.docx

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1、一分公司备用金管理办法（2022年版）第一章总则第一条为规范和加强一分公司备用金借款管理，减少资金占用，切实提高资金使用效率，夯实成本费用的核算，有效控制资金占用，确保资金安全，根据河南工程（2021）338号中国电建集团河南工程有限公司备用金管理办法（暂行版）文件，结合一分公司实际情况，制定本办法。第二条本办法所指备用金是指一分公司职工为开展与分公司生产经营活动相关的业务所借支的零星周转金及项目周转金。第三条本办法适用于一分公司本部及所属项目部（以下统称“各单位”）。第四条一分公司财务资金处是备用金业务归口管理处室，借款人到财务资金处办理备用金的领取、核销手续必须遵守一分公司相关财务管理办法

2、。财务资金处对备用金业务依法进行会计核算，实施会计监督。第二章备用金的分类和限额第五条备用金分为个人备用金和项目备用金两类。备用金借支按类别实行最高限额控制审批制度。第六条个人备用金是指一分公司本部职工为开展与分公司生产经营活动相关的业务所借支的零星周转金。个人备用金只允许在职正式职工借支。（一）借支范围1.一分公司不向职工个人支付差旅、会议、培训的备用金借款，员工应以刷信用卡的方式支付，并及时取得相关票据，在事项结束后十个工作日内报销。2 .没有明确支付对象的零星支出，原则上要求员工以刷信用卡的方式支付，并及时取得相关票据，在事项结束后十个工作日内报销。3 .如果出现业务发生地无法使用信用卡

3、或者必须以公司名义付款的事项确需备用金借款，请提供相关证明和对方账户信息，办理借款手续。4 .其他因公务和经营活动需要借用资金。（一）借支限额一分公司本部各处室备用金借支最高限额原则上为2万元。如有确切证据证明所办事项所需备用金超过2万元的，凭相关支撑材料和情况说明经相关领导签字批准后向财务处申请超额借支备用金。一分公司各处室员工备用金在过程管控中应实行余额动态监控、限额管理，即备用金余额超过限额2万元后，不得再向该处室借支备用金，须将在账备用金进行清理，腾出限额指标后再行借支。（）借支限期每笔备用金借款时间不得超过30天，超过45天没有归还，不得再向该处室借支备用金，特殊情况借款人编写超时未

4、还款说明，经处室负责人签字确认。项目备用金是一分公司各项目应指定专人保管、支取的，用于零星采购等无法使用银行转账支付的项目周转金。项目备用金必须由项目负责人借支。（一）借支范围1 .零星物资等小额采购、临时小型机械使用费、办公费、水电费等不能银行转账的运行费用。2 .执行定额备用金制度，核定给相关人员的周转资金。3 .其他因公务和经营活动需要借用资金。（二）借支限额每个项目备用金不得超过2万元（项目预缴税款除外）。项目备用金实行余额动态监控、限额管理，项目备用金余额超过限额2万元后，不得再向该项目借支备用金，必须将在账备用金进行清理，腾出限额指标后再行借支。（三）借支限期每笔备用金借款时间不得

5、超过30天，超过45天没有归还，不得再向该项目借支备用金，特殊情况借款人编写超时未还款说明，经项目负责人签字确认。第三章备用金借取和报销流程第八条借支个人备用金时，借款人应填写“备用金借款单，按照规定的格式内容填写借款日期、借款人、所属部门、借款事由、借款金额、预计还款时间等事项。经相关领导审批后，到财务处经专管人员审核确认借款金额在标准内，方可办理借款手续。借款流程：（一）一分公司本部备用金借款流程1.借款金额在5000元及以下的，经办人填写借款单一分公司相关处室负责人审批一分公司分管副总经理审批一分公司财务资金处负责人审批一分公司总经理审批；2 .借款金额在5000元以上至20000元（含

6、20000元）的，经办人填写借款单一分公司相关处室负责人审批一分公司分管副总经理审批一分公司财务资金处负责人审批一分公司总经理审批一公司分管领导审批；3 .借款金额在20000元以上至100000元（含100000元）的，经办人填写借款单一分公司相关处室负责人审批一分公司分管副总经理审批一分公司财务资金处负责人审批一分公司总经理审批一公司分管领导审批一公司总会计师审批；4 .借款金额在100000元以上的，经办人填写借款单一分公司相关处室负责人审批一分公司分管副总经理审批一分公司财务资金处负责人审批一分公司总经理审批一公司分管领导审批f公司总会计师审批f公司总经理审批；（二）一分公司所属项目部

7、备用金借款流程1.借款金额在5000元及以下的，经办人填写借款单一分公司项目经理审批一分公司分管副总经理审批一分公司财务资金处负责人审批一分公司总经理审批；2 .借款金额在5000元以上至20000元（含20000元）的，经办人填写借款单f分公司项目经理审批一分公司分管副总经理审批一分公司财务资金处负责人审批一分公司总经理审批一公司分管领导审批；3 .借款金额在20000元以上至100000元（含100000元）的，经办人填写借款单f分公司项目经理审批一分公司分管副总经理审批一分公司财务资金处负责人审批一分公司总经理审批一公司分管领导审批一公司总会计师审批；4 .借款金额在100000元以上的

8、，经办人填写借款单一分公司项目经理审批一分公司分管副总经理审批一分公司财务资金处负责人审批一分公司总经理审批一公司分管领导审批一公司总会计师审批一公司总经理审批。财务人员根据实际情况审核“备用金借款单”各项内容是否填写正确和完整，审批流程是否完备，按规定流程审批后方可借支。第九条项目经理借支项目备用金前必须在人力资源处确认身份后，将资料交给财务资金处进行备案管理，借支时应准确填列借款人的姓名、开户银行、账号，财务处按指定账户付款。项目备用金存放在个人银行卡时，银行卡必须专用于项目备用金的储存和支取，不得用于与项目无关的个人收支。专项用于项目的个人银行卡一个项目只能有一个，必须交由项目专人保管，

9、对应密码须由不同人员分别保管。在满足实物U盾和支付密码分开保管的前提下可以开通网上银行，不得开通手机银行，不得绑定微信、支付宝等网络支付功能。使用过程中产生的手续费、利息收入均归属分公司。应定期（至少每月）打印该卡账户收支明细，交财务处审核存档，避免公款私用。财务处必须安排专人对项目备用金建立管理台账，记录所在单位或项目名称、借款人姓名、证件类型、证件号码、开户银行、银行账号、银行卡保管人、密码保管人、网银U盾保管人（若有）、借款余额等信息，定期（至少每月）或不定期抽查银行流水与账务核对，确保项目备用金专卡专用，确保期末银行卡余额与科目余额保持一致。第十条个人备用金借款人员完成业务后应在十个工

10、作日内到财务部门履行报销或还款手续。借款人员办理报销手续时，财务人员应查阅借款人备用金原借款金额，对报销超出原借款金额的应及时转账或付现给借款人，对报销金额低于原备用金借款金额的，借款人应及时退回余额以结清原借款金额。备用金核销时，备用金使用内容应与借款时填写的用途一致。具体流程为：经办人报销或提出还款申请一财务人员审核收款并开具收据（现金业务）一会计进行账务处理。财务人员向借款人开具收据（一式两联），一联交借款人作为还款依据，一联作为记账依据。第十一条因故出现整借整还、大额退回备用金的，或备用金使用内容与借款用途不一致的，借款人应提交情况说明并经分公司总经理签字认可后，方能核销备用金。第十二

11、条鼓励职工使用个人信用卡先行垫付零星周转金，业务完成后及时进行报销，报销手续完备后分公司将相关垫付款项及时转入对应个人银行卡中，由职工自行归还信用卡账单。但因报销不及时而造成的银行罚息和个人信用损失，由职工个人承担。第四章备用金的管理与监督第十三条分公司负责人及财务处应及时督促借款人按时核销备用金。财务处每年应定期（至少每季度）或不定期（备用金借支到期）通过书面告知等方式清理备用金，防止公款私用。若存在跨年度使用的备用金，借款人需凭分公司总经理、公司分管领导书面同意的情况说明到财务处办理相关备案手续。第十四条对相关业务已办理完毕，超出规定还款期限，或报销后余款未结清无故拖延的情况，财务处向借款

12、人发出催办通知后还不办理者，财务处有权通知人力资源处自下月起直接从借款人薪酬中予以扣回，直至扣完为止。第十五条个人备用金借支和使用由本处室或本项目负责人进行初审，对借款金额和事项承担审核责任，对备用金借款负有管理责任。如借款人逾期未按规定报销和归还，借款人所在处室或项目负责人需承担连带责任，共同承担还款责任。处室负责人、项目负责人是备用金的第一责任人，对备用金安全和规范使用承担直接责任。第十六条财务处每季度将分公司备用金余额台账上报分公司主管副总经理和总经理。第十七条一分公司员工调离、辞退、辞职或离开岗位前，必须到财务处办理备用金核销手续。未办理备用金核销手续的，人力资源处应暂缓办理相关手续。

13、第十八条因借款人失踪、死亡等原因，备用金确定无法收回，应按规定程序办理债权核销手续，财务处按公司审批意见处理。第五章责任追究第十九条借款人在借支备用金后应积极开展与“借款事由”相符的所属业务，必须做到专款专用。借款人员存在下列行为之一的，由一分公司相关处室责令限期改正，追回损失，对于直接责任人和负有领导责任的有关人员，依纪依规给予相应处理。构成犯罪的，移送司法机关处理。（一）未按规定程序使用备用金的。（二）超范围、限额使用备用金的。（三）以白条抵备用金的。（四）贪污、转借他人、公款私用备用金的。（五）因私事借用备用金的。（六）对于存放项目备用金的个人银行卡存在公私混用的，或银行卡与密码、网银U

14、盾未分开保管的。（七）无正当理由长期（3个月以上）占用备用金的。（八）其他违反财经法规借用备用金的。第二十条备用金严禁借支给劳务派遣人员、离退休人员、临时工、协作队等外单位人员，各处室或项目负责人应负责审核借款人的身份，若存在向分公司正式在职员工以外的人员借支备用金的，将追究借款人审签处室或项目负责人的责任。第二十一条个人备用金借支应坚持“前账不清，后账不借”的原则，财务处负责审核借款人前账是否逾期未清。若存在逾期未清又借新账的，将追究财务处的责任，对财务处负责人进行当月收入的5%进行考核，在规定时间内监督并整改完成。第二十二条对本办法执行不严的处室或项目，将追究所在处室或项目负责人的责任，对处室或项目负责人进行当月收入的5%进行考核，在规定时间内整改不到位的，所在处室或项目负责人需先归还备用金，然后对借款人进行追缴。第六章附则第二十三条本办法由一分公司财务资金处负责解释。第二十四条本办法自下发之日起实施。