第三章采购需求.docx

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1、第三章采购需求说明：1.供应商在响应文件采购需求响应、偏离说明表中应对以下条款进行响应描述或偏离说明。2.磋商文件中标注的技术服务及商务要求，应满足或优于，如有不满足的其响应按照无效响应处理.一、项目概况1、预算金额：本项目采购预算为298万元，投标报价超采购预算为无效投标。2、服务地点：武汉市自然资源和规划局所口分局3、付款方式：签订合同后10个工作日内，甲方向乙方支付合同费用总额的30%；乙方完成合同约定的全部工作量50%后，经甲方魁收合格后10个工作日内，甲方向乙方支付合同费用总额的20机乙方完成合同约定的全部工作量后，经甲方验收合格且移交后10个工作日内，甲方向乙方支付合同费用总额的4

2、5%；自本项目验收合格移交给甲方后满一年后无质量或技术问题，甲方向乙方支付合同费用总额的5%。二、采购内容1、采购标的：武汉市自然资源和规划局研口分局不动产档案整理、扫描服务，包括前置扫描协调、档案整理、扫描、数字化加工、档案著录、档案装具等。2、采购标的需实现的功能或者目标本次招标采购是为采购人提供前置扫描协调人员、档案整理、扫描、数字化加工、档案著录、档案装具服务。序号服务项目服务内容类别/类别单位预估数量1前置扫描协调人员政务服务窗口派驻专业技术人员驻场服务，职责包括：不动产登记中心前置扫描完成后，实时跟进前端库存量，协调人员将扫描完成后的档案进行清点核对，分类，打包，交接，搬运后随车把

3、实体档案拖往后端加工现场人12档案整理、扫描及数据服务案卷扫码清点、内部编号备查；档案规范化整理；案卷装订、入库、上架；提供案卷所需卷皮、卷盒、装订耗材；在不动产登记系统中提取、打印、组卷整理，案卷扫描、图像处理、图像质检；数据封存及备份；编制案卷清册；将所加工完成的数字化加工成果与武汉市自然资源和规划数字档案馆系统平台、武汉市不动产登记管理平台对接，确保数据上传挂接无误。不动产档案(含转移登记类、抵押登记类、批量档案变更、补正、换证、注销登记及其他类)卷83,000三、标准规范(1)管理性标准规范中华人民共和国保守国家秘密法；中华人民共和国保守国家秘密法实施办法；档案数字化外包安全管理规范(

4、档办发20147号)；计算机病毒防治管理办法(中华人民共和国公安部令第51号)；计算机信息系统保密管理暂行规定(国保发19981号)。(2)业务性、技术性标准规范中华人民共和国档案法；电子文件归档与管理规范(GB/T18894-2002)；纸质档案数字化技术规范(DA/T312005)；档案著录规则(DA/T18-1999)；档案修裱技术规范(DA/T25-2000)；归档文件整理规则(DA/T22-2015)；武汉市文书类电子档案著录与数据格式规范(武档20164号)；武汉市纸质档案数字化实施细则(武档201613号)。四、技术服务要求(一)采购标的服务内容序号服务项目服务内容1前置扫描收件

5、及注册项目编号、前端资料扫描、前端资料分类、清点打包2档案整理打印档案卷皮、卷内目录和档案盒封面，扫描完毕后装订、装盒上架；序服务项目服务内容3目录建库建立目录数据库要按规范确定著录项，进行人工录入建立档案目录数据库4档案扫描对加工的档案进行扫描、图像处理、录入、质检、数据挂接等全部数字化加工服务，提交成品数据光盘5数字化加工档案扫描6图像处理7图像存储8数据挂接（使用成熟的技术手段将所加工完成的数字化加工成果与武汉市自然资源和规划数字档案馆系统平台、武汉市不动产登记管理平台对接，确保数据上传挂接无误。）9图像稿本标识10数据质检11档案装订还原12档案实体验收入库13数字化工作文档整理14项

6、目验收15数据备份16成果移交（含整理后档案的运输和入库上架）L中标人按照采购人要求对档案进行规范化整理，打印档案卷皮、卷内目录和档案盒,扫描完毕后装订、装盒上架；所有卷皮、档案盒封面全部机打（数字编号可盖号码章）。2.中标人按照采购人要求对加工的档案进行扫描、图像处理、录入、质检、数据挂接等全部数字化加工服务，提交成品数据光盘，同时需分别单独完成：2.1 档案数字化数据需达到武汉市自然资源和规划局矫口分局数字档案管理系统数据建库标准，并按要求完成条目索引信息及相关属性信息录入和图像挂接；2.2 档案要求做到每个工作日及办及归档及扫描数字化并整理上架。（二）采购标的服务要求1 .项目管理与安全

7、保障要求1.1 投标人应制定科学化、规范化的管理制度，并在工作过程中严格执行，以有效保障档案安全和纸质档案数字化成果质量。纸质档案数字化管理制度包括岗位管理、人员管理、场地管理、设备管理、数据管理、档案实体管理、安全管理等方面制度。1.2 投标人应接受采购人及保密工作部门的保密审查和指导监督，在中标后签订合同时与采购人签订保密协议。1.3 投标人在筌订合同时应成立项目组，指定具有五年以上项目管理经验的人员为本项目负责人，且应考虑具有计算机相关专业和档案管理专业中级及以上职称。项目技术负责人应考虑具有计算机相关专业和档案管理专业中级及以上职称，前置扫描协调人员负责政务服务窗口驻场服务，职责包括：

8、不动产登记中心前置扫描完成后，实时跟进前端库存量，协调人员将扫描完成后的档案进行清点核对，分类，打包，交接，搬运后随车把实体档案拖往后端加工现场。未经采购人同意，不得随意更换项目人员。确保数字化加工队伍稳定，说明主要参与人员的职责和任务。加工人员上岗前进行身份登记和安全保密审查及岗前培训，向采购人备案。项目组还应设置管理岗（应考虑具有档案管理专业中级职称证书）、技术岗（应考虑具有档案管理专业及计算机相关专业中级职称证书），且项目岗位设置合理（除项目负责人和技术负责人外，还应设置技术主管、现场经理，前置整理人员、录入人员、扫描人员、修图人员、质检员），职责分工明确（每个岗位有岗位职责描述）。1.

9、4 加工场所布局合理，形成档案存放、数字化前处理、档案著录、档案扫描、图像处理、质量检查等工作区域。加工场所需配备覆盖全部场地的防火、防水、防有害生物、防盗报警、视频监控等安全管理的设施设备。加工场所内安装的监控摄像头和录像设备，应全程摄录加工场，摄录数据保存至少六个月。禁止数字化加工人员将个人手机、数码拍摄设备、移动存储介质，以及与工作无关的生活用品等带入数字化加工场所。1.5 数字化加工过程中所使用的扫描仪、照相机、计算机及存储等设备，应按照有关保密标准和保密要求进行登记备案管理。数字化加工使用的计算机与相关设备组成专用网络,须封闭外联接口，禁止接入互联网或其它公共网络，禁止安装具有无线互

10、联功能的硬件模块和无线鼠标、键盘等外围设备。数字化项目完成后，加工使用计算机硬盘、存储设备和存储介质，应在采购人的监督下拆除并向采购人交，每个工作日结束应由专人负责管理以上设备。1.6 投标人应确保数字化加工期间档案实体安全及档案数据安全。未经采购人批准，不得查阅和借出正在数字化的档案。数字化作业完毕的档案应及时归还库房，暂存数字化加工场所的档案应专人管理，妥善保存。建立档案数字化存储介质台账并实行专人管理，定期检查备份数据。2 .数字化加工要求（1）项目管理与安全保障要求 投标人应制定科学化、规范化的管理制度，并在工作过程中严格执行，以有效保障档案安全和纸质档案数字化成果质量。纸质档案数字化

11、管理制度包括岗位管理、人员管理、场地管理、设备管理、数据管理、档案实体管理、安全管理等方面制度。投标人应接受采购人及保密工作部门的保密审查和指导监督，在开工前与采购人签订保密协议。投标人在签订合同时应成立项目组，指定具有五年以上项目管理经验的人员为本项目技术负责人。未经采购人同意，不得随意更换项目人员。确保数字化加工队伍稳定，说明主要参与人员的职责和任务。加工人员上岗前进行身份登记和安全保密审查及岗前培训，向采购人备案。 加工场所布局合理，形成档案存放、数字化前处理、档案著录、档案扫描、图像处理、质量检查等工作区域。加工场所应配备覆盖全部场地的防火、防水、防有害生物、防盗报警、视频监控等安全管

12、理的设施设备。以上对加工场所改造和安全措施须经采购人验收同意后方可开工。 禁止数字化加工人员符个人手机、数码拍摄设备、移动存储介质，以及与工作无关的生活用品等带入数字化加工场所。 数字化加工过程中所使用的扫描仪、照相机、计算机及存储等设备，应按照有关保密标准和保密要求进行登记备案管理。数字化加工使用的计算机与相关设备组成专用网络,须封闭外联接口，禁止接入互联网或其它公共网络，禁止安装具有无线互联功能的硬件模块和无线鼠标、键盘等外围设备。数字化项目完成后，加工使用计算机硬盘、存储设备和存储介质，应在采购人的监督下拆除并向采购人移交。投标人应确保数字化加工期间档案实体安全及档案数据安全。未经采购人

13、批准，不得查阅和借出正在数字化的档案。数字化作业完毕的档案应及时归还库房，暂存数字化加工场所的档案应专人管理，妥善保存。建立档案数字化存储介质台账并实行专人管理，定期检查备份数据。3 .数字化流程及技术要求3.1 纸质档案数字化基本环节为档案前处理、档案著录、数字化扫描、数字化后处理、项目验收及成果移交。具体工作步骤及要求如下。纸质档案数字化过程中，应以卷（盒）为单位填写档案数字化加工流程单。数字化完毕后，以全宗为单位整理、装订，归入纸质档案数字化加工项目档案。3.2 档案出库中标人调取档案应严格办理调卷手续，按要求填写调卷单。档案案卷要逐卷（件）清点，重点档案须逐页清点，并作好记录。3.3

14、档案前处理3 .3.1装订物处理已装订成册，不去除装订物影响扫描的档案，应拆除装订物。拆除装订物时，应注意保护档案不受损害，杜绝野蛮拆卷。不去除装订物不影响扫描的档案，应维持原样。档案中的精装书籍和成精装装订的档案不得拆散，可用零边距扫描仪挂边扫描。4 .3.2分件扫描前要将档案拆分成件，件的划分参照归档文件整理规则(DA/T22-2015)的要求，同时确保文件齐全、完整。分件过程中，应在档案数字化加工流程单上准确标注实体送裱页、非扫描页等信息。历史档案除重份不扫描外，其它都应纳入扫描范围。5 .3.3编制页号没有编制页号或编制页号不规范的档案应重新编制页号。文书档案正面编在右上角，背面编在左

15、上角。科技档案正面编右下角，背面编在左下角。其他门类档案按相关规定编制。凡有记录信息的页面都要编页号，空白页不编页号。页号要求连续、无缺号、重号，页号清晰易于识别。对于以前存在的错误页号则用橡皮擦掉，无法擦除的则用铅笔划掉重编。6 .3.4编目档案尚未编目的，文书类档案应按照武档20164号文的要求著录，其他门类档案参照档案著录规则(DA/T18-1999)或行业标准的要求著录，并制作档案目录。编目不规范的，在原目录上修改。目录录入完成后重新打印新档案目录，原目录保留在档案中，装订在新目录之后。投标人应选派具有档案著录资质或相关能力的人员进行档案编目和著录工作，因编目和著录人员能力造成编目和著录质量差或效率过低的，采购人有权要求投标人更换编目和著录人员。7 .3.5填写备考表案卷(盒)内有备考表的，在旧备考表上填写。卷(盒)内没有备考表，或旧备考记录满幅、破损，则加置新备考表，旧备考表放在新备考前的前面。档案中有照片、舆图、邮票、税票，须在备考表中注明页码、张数，同时在目录备注项中注明。8 .3.6档案修复破损、霉坏档案能