项目部信息控制制度.docx

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1、项目部信息控制制度1、项目部是一个临时性的组织，控制并管理好各种不同的信息，是项目管理正常运行的保证。2、通讯联系方式2.1 总则项目经理部对内对外联系（甲方、监理、地方政府、上级单位）统由项目行政事务部门主管。所有代表项目经理部外送的文件、函件、报表、报告等一般须经行政事务负责人审核并呈现请项目经理批准后，方能盖章送出。凡以项目经理部名义送出的文件资料应由项目资料管理员留底存档。凡项目上有关人员参加甲方、监理、上级单位、政府机关等方面举办的会议或有关活动取得的资料，反馈项目经理部后应立即上交项目行政事务主管进行审核处理，必要时应附书面汇报。对于不遵守信息管理规定，私自报送资料和遗失、隐瞒有关

2、资料的，可由项目经理酌情处理。2.2 文件信函往来。文件信函到达项目部后，由项目行政事务部门拆阅、分类登记、整理,呈请项目部经理阅示，然后根据项目部经理的批示办理或督办文件规定的事项。私人信函由私人亲自拆阅。外发的文件或信函应首先经项目行政事务负责人核稿，然后送项目部经理审阅，经项目部经理同意后，即可安排打印、装订、盖章、封装后送出。外送文件和信函应将原件留存归档。当信函或文件只有独立一份时，应复印留底归档。2.3 电传和电报收到电传或电报后，应进行登记，收件人是项目部时，应立即呈请项目部经理阅示，当收件人是私人或部门时，应及时送达本人或部门。项目外发电传和电报时，应经过项目部经理批准，电传和

3、电报的原件应登记后留存归档。2.4 地址及通讯联络方式。项目部成立并开展工作后，应及时编制本项目的主要人员、职责分工、联络方式的文件送达有关各方。同时，项目行政事务负责人应调查并拟定甲方、监理方、地方政府、社会关系、上级部门的地址、负责人、联系电话、传真、传呼、电子信箱等内容的清单，分发项目部各主要人员，以便及时取得联系。2.5 控制与管理。文件和资料由项目部行政事务负责人主管。文件和资料的保管与归档由项目经理部资料保管员负责。对于来往信件，要进行登记形成文件目录，注明来文机关（或来文人），以及文件的主要内容或标题。（详见项目部收发文规定）2.6 常资料的传送3.1 与甲方、监理、地方政府、其

4、它联系单位的往来联系函、报告、变更、签证、会议纪要由项目行政事务部门统一处理。有关文件资料必须先经项目行政事务负责人审核，经项目部经理同意后，留存一份归档，然后复印一份交由具体的职能人员负责办理。3.2 报送上级主管单位的报表、报告，也应在项目部经理同意后，复印留存T分归档，盖章后送出。3.3 项目部内部文件和资料的分发，由项目经理部制定文件分发表（见附表I依表进行发放。4、电话项目部的电话日常管理由项目部行政事务部门主管。外来电话应进行登记，打出的电话也应进行登记。5、电子信函已设立电子信箱的项目，项目行政事务部门应每天查看信箱，收取邮件，对于收到的邮件要登记、打印、呈批、催办。项目对外发出

5、的电子信件，要按由发文的规定进行管理。6、会议记录项目部的重要会议有：安全会议、生产会议、成本会议、图纸会审会议、政治思想工作会等。重要会议应由项目行政事务负责人或指定人员作好记录,形成会议纪要或决定，经项目部经理签发后分发到有关各处。其中生产会议一般由项目生产主管总结撰写。7、一般参照一般参照包括图纸和资料上的缩写和略语,应由项目部技术负责人总结形成文件，以便项目有关人员查阅。8.变更合同、设计变更、技术复核、工程签证是直接涉及项目预算和进度的重要事项，必须谨慎处理，并严格保存好原始资料。以上各项工作由项目部经理直接负责。8.1 合同变更的具体工作由项目部的合同预算负责人主管。有关合同变更的

6、文件资料应及时送项目部经理审阅，并送项目行政事务管理负责人处备份归档。合同变更的内容要及时传递到有关各岗位。8.2 、设计变更、工程技术复核的具体工作由项目技术负责人主管。有关设计变更、工程技术复核要备份归档，并及时将信息传递到有关各处。8.3 工程签证的具体工作由项目生产负责人主管。签证资料应及时备份归档和传递。9.工作记录项目部工作记录采用施工日志形式。9.1、 整个项目部的施工日志由项目技术副经理负责填写；9.2、 各单位工作的施工日志由相应的栋号他或工他负责填写。93、施工日记一月一交。每月25日各填写责任人必须将施工日记交项目资料负责人处，同时领取空白的日记本。施工日记的填写由项目行政事务负责人进行监督和检查。日记的填写质量作为各责任人的工作考核依据之一。10、设计文件10.1、工程设计文件由项目部资料保管员保存完整的一套。设计文件先呈送项目部技术副经理审阅后处理。生产中所需的设计图纸可由项目复制。102栋号他或工他、技术员领取设计图纸后应仔细保管，严禁损坏或丢弃。下达施工任务时应自己绘制施工详图，不得将图纸交由班组或工人自己。栋号他或工他、技术员承担的施工任务完成后，应将图纸回交资料负责人处。损坏、丢弃图纸要按每张图纸Ioo200元赔偿。10.3.设计变更是设计文件的一部分，连同设计文件的发放应进行详细的记录。