银行函证及回函工作操作指引.docx

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1、银行函证及回函工作操作指引（2023年征求意见稿）根据财政部中国银保监会关于进一步规范银行函证及回函工作的通知（财会（2020）12号）的要求，中国注册会计师协会和中国银行业协会制定了银行函证及回函工作操作指引，就银行函证及回函工作中的具体事项作进一步明确和细化，以推进会计师事务所和银行业金融机构提高银行函证和回函工作质量。一、银行函证及回函工作办理说明（一）银行业金融机构应当在其官方网站公布各种函证方式下办理回函工作的部门及其联系方式，如受理跟函的办公地址及跟函所需资料，受理邮寄函证的地址、联系人及联系方式，受理数字函证的具体方式等。邮寄银行询证函、跟函、以符合相关规定的数字方式办理银行询证

2、函及回函，均应被视为银行业金融机构可接受的函证方式。函证业务应按照关于加快推进银行函证规范化、集约化、数字化建设的通知（财会（2022）39号）的要求实现集中处理。因特殊原因暂时无法由集中处理部门办理的业务,银行业金融机构应当在其官方网站进行清晰公示，并明确这些业务的办理方式和相关联系方式。例如，银行业金融机构可以按照本指引附1和附2提供的银行询证函格式中的项目顺序，明确哪些项目在哪些情况下，需要由集中处理部门以外的部门办理，并公示这些部门的联系方式，避免会计师事务所需向集中处理部门、开户机构重复发函。银行业金融机构应加强对开户机构的管理和监督，开户机构应及时要求企业就开户信息变更（如企业名称

3、、预留印鉴等）提供证明性文件。银行业金融机构应优化询证函扣款方式，鼓励通过线上方式办理扣款，以提升询证函受理效率。跟函情况下，现场办理、领取询证函回函的会计师事务所经办人员通常不是中国注册会计师行业管理信息系统公示的事务所联系人。跟函人员信息应填写在询证函“联系人”信息中，银行业金融机构可以要求事务所提供经授权加盖专用印章的介绍信和跟函人员身份证件等，以验证其身份。如银行业金融机构未按照要求公开发布函证受理要求，则不得拒绝受理注册会计师按照要求实施的跟函或邮寄银行询证函。中国银行业协会汇总公布银行业金融机构公示的更新信息。银行业金融机构发生集中处理部门地址变更、暂停办理等情形的，应当在该情形发

4、生之前予以公示，并同时公示负责临时办理的部门、联系方式及临时办理期间等信息。（二）银行业金融机构回函服务收费属于市场调节价的,应当依法制定并公示回函服务不同内容或档次的收费标准，以及企业不支付或拖欠费用等情况的处理办法（如有）。如果询证函未满足公开发布的银行询证函受理要求或企业指定账户不足以扣划回函服务费用，银行业金融机构应当及时通知会计师事务所，注册会计师应当与银行业金融机构及时沟通并采取措施，企业应当积极配合。鼓励会计师事务所与银行业金融机构之间，采用银行小程序、函证进度数据对接传输、电子函证平台等方式，及时共享函证业务受理、办理进程，以及经办人、复核人（或自动化处理）等相关信息。（三）银

5、行业金融机构可校验的签章包括但不限于企业在银行开户时的预留签章或企业与银行约定在办理函证业务时需要加盖的签章。银行业金融机构应当明确受理银行询证函所需的企业授权预留签章或电子授权要求，并在官网进行公示。例如，企业公章、预留印鉴，或在银行内部管理要求允许的前提下对需要加盖的签章进行具体约定等。银行业金融机构需核验纸质银行询证函上的预留签章或电子银行询证函的企业授权，校验相符后办理回函业务。询证函预留签章处加盖的预留印鉴即代表企业同意就询证函进行函证授权并扣款。银行业金融机构在账户管理和核实企业真实意愿方面如有其他额外要求，应在官网进行明确公示，不得额外要求加盖会计师事务所印章。（四）银行业金融机

6、构应当自收到符合规定的询证函之日起10个工作日内，按照要求将回函直接回复会计师事务所或交付经会计师事务所授权的跟函人员。在采用纸质方式回函的情况下，银行业金融机构可以在银行询证函原件上确认签章，也可以采用符合本指引格式规定的机打询证函，在机打回函上确认签章。如银行业金融机构因询证函不符合规定、未成功缴费等原因需与会计师事务所经办人员取得联系，或拟退函，应当在收到询证函3个工作日内通知会计师事务所。通知内容应清晰描述存在的问题以及需要会计师事务所配合的事项，以保证函证工作的效率。例如，银行业金融机构可以在通知中明确询证函不符合规定的具体内容，或者要求注册会计师补充提供某些具体文件等。会计师事务所

7、应当保证联系渠道畅通，以确保能够及时接收到银行业金融机构的通知并及时应对。函证具体执行人员通常不是会计师事务所统一公示的联系人，银行询证函的联系人、联系电话、电子邮箱可以填写具体执行人员的办公信息。例如，会计师事务所在询证函联系方式的“电子邮件”中，可以填写用于接收函证业务通知、反馈通知事项状态的项目经办人员工作电子邮箱。经上述沟通，如需采取退函处理，银行业金融机构应说明具体原因。例如：“函证收件人”项目未按XX公示要求填写；因XX特殊原因，暂时需将询证函转寄至开户机构XX支行进行回函处理，联系方式为XX;因XX项目未按规定填写，需重新填写。银行业金融机构、会计师事务所应加强对退函原因的统计分

8、析，以持续提升函证工作的规范化和效率。（五）银行业金融机构应当加强回函的复核控制，以提供真实准确的回函信息。银行业金融机构在回函处理过程中,应当实现回函处理人员与业务主管人员不相容职责的分离，在银行内部回函操作记录中应当体现处理过程及主管人员复核签字（包括数字签名）等内部控制程序。如银行业金融机构已经实现集约化、数字化回函，在银行内部统一授权、责任落实和确认的基础上，回函中可以由“自动化处理签字”代替经办人与复核人签字。当银行业金融机构集中处理部门回函显示不符、需由开户机构作进一步解释时，开户机构可以就具体事项经银行业金融机构内部授权后提供说明，并加盖开户机构有效印章。银行业金融机构应按照函证

9、业务集中程度，明确、统一回函用章的适用范围。例如，XX地区最高一级机构及其范围内的分支机构统一使用义X分行或XX集中处理机构印章。询证信息原则上按照“函证收件人”范围进行查询（具体参见二、（一）5）O银行业金融机构应根据“函证收件人”填写的范围进行回函。在人工回函的情况下，回函人员应当注意检查银行询证函内容和格式并做好回函留存工作。在填写回函时，回函人员应当根据真实业务情况进行填写，由回函人员、复核人员签字并加盖有效印章。在采用自动化方式回函的情况下，银行业金融机构应当在获得被审计单位适当授权后，配合会计师事务所或其他第三方机构提供真实、准确的回函信息，并建立完备的回函系统控制。数字函证应当具

10、备和使用可靠的数字签名，即有效的电子印章。银行业金融机构应当规范银行询证函回函用章的管理制度，加强回函用章管理，明确回函用章。如果注册会计师收到回函后对银行回函用章产生疑虑，可与银行业金融机构取得联系，银行业金融机构应当配合注册会计师确认回函用章的有效性。鼓励银行业金融机构使用有防伪或校验功能的银行印章，并公示查验的官方渠道。（六）银行业金融机构应当做好回函操作记录的保管工作。在人工回函情况下，回函经办人员应当留存相关回函复印件、回函操作记录或影像文件，相关资料的保管期限参照国家档案局令第10号企业文件材料归档范围和档案保管期限规定中有关企业与金融机构、中介机构及其他组织和个人来往文件材料的规

11、定执行。在数字回函情况下，保管期限参照国家档案局印发的企业电子文件归档和电子档案管理指南有关保管期限的规定执行。（七）银行业金融机构应当通过内部审计或内部控制评价等方式，定期对回函问题及投诉事项进行回溯整改。（八）会计师事务所、注册会计师应当严格遵守关于进一步规范银行函证及回函工作的通知（财会（2020）12号）和本操作指引的要求，按照中国注册会计师审计准则的规定实施函证程序。在实施银行函证过程中，注册会计师应当直接发出银行询证函并直接从被询证方获取书面回函，并始终对银行询证函的全过程保持控制，包括确定需要确认或填列的信息、选择适当的被询证者、设计询证函、发出询证函并予以跟进。会计师事务所、注

12、册会计师应当对银行询证函（包括回函）中所列信息严格保密，仅用于注册会计师执业目的。中国注册会计师协会负责公示接受函证回函的会计师事务所地址和联系方式。会计师事务所应按照函证业务需求,及时更新在中国注册会计师行业管理信息系统中填报的信息，防止因相关信息未及时公示而被银行退函的风险。（九）境外会计师事务所接受境外委托方委托向境内银行业金融机构发送银行询证函，应按照本指引规定执行。二、银行询证函格式总体说明本指引附3分别提供了适用于不同情况下的银行询证函标准格式。其中，附1和附2分别提供了适用于注册会计师执行财务报表审计业务的两种询证函格式（即格式一和格式二），供注册会计师和银行业金融机构在实务中选

13、择使用；附3提供了适用于验资业务的银行询证函格式。本指引不适用于银行业金融机构之间就金融市场业务的往来状况进行函证的项目，会计师事务所可以参考中国注册会计师审计准则第1612号一一银行间函证程序，单独确定该类业务需询证项目并寄发同业往来询证函。（一）银行询证函（格式一）与（格式二）通用说明1.银行询证函（格式一）和（格式二）主要适用于注册会计师执行财务报表审计业务。对于财务报表审计以外的业务，注册会计师或其他第三方机构可以参考该格式，在必要时根据具体业务需要对格式进行适当调整，如对银行询证函（格式一）与（格式二）中部分信息（例如，注册会计师执行函证工作的目的、函证工作所遵循的准则，以及回函方式

14、和联系方式等）根据实际情况自行调整。会计师事务所回函地址、联系人、联系电话应当填写完整，不得空白。2 .银行询证函（格式一）与（格式二）均符合中国注册会计师审计准则第1312号函证中积极式函证的定义，既适用于纸质银行询证函，也适用于数字方式的函证及回函工作。其中，格式一由注册会计师根据被审计单位相关信息填写，由银行业金融机构根据本机构所掌握的信息，对注册会计师填写的信息进行核对后回复相符或不符，如不符,银行业金融机构还应当提供详细信息（应包含不符的具体项目，涉及的栏位名称，经查询的正确金额、比率或其他栏位信息等）；格式二由注册会计师填写扣款银行账号等相关所需信息，由银行业金融机构填写具体信息后

15、回函。3 .注册会计师和银行业金融机构在使用银行询证函（格式一）或（格式二）进行函证及回函工作时，应确保银行询证函格式规范有效、内容完整。如果采用纸质询证函进行函证，询证信息通常情况下采用打印方式，回函信息可以采用手工填写或打印方式。手工填写应当采用不易涂改的签字笔,并规范、清晰填写在询证函回函结论栏框内，填写在其他项目或栏位、直接修改、涂抹等均属于不符合规范的做法。4 .如注册会计师同时函证同一企业的多个账户，且账户的预留银行签章不同，若其中一个账户为扣款账户，即用于扣划询证函回函服务相关费用的账户，注册会计师应当要求企业加盖扣款账户预留银行签章以便扣款。银行业金融机构校验此预留银行签章即可

16、办理回函业务。5 .银行业金融机构应针对银行询证函（格式一）和（格式二）中“函证收件人”所包括的总分支机构范围（即询证函的抬头）进行回函。在实现集约化和数字化的情况下，银行业金融机构应就询证函的询证范围进行公示，说明可一并查询具体业务的最高机构层级。例如：受理来函的函证收件人最高机构层级为银行公示的一级分行或银行全行（境内）范围，该范围内业务可一并查询、回函。会计师事务所应准确填写函证收件人，银行业金融机构应按实际来函内容回函。6 .银行业金融机构在办理回函业务时，如出现企业全部账户均已销户的情形，可以校验销户前预留银行签章并办理回函业务。如果企业销户后，原预留银行签章已注销，银行业金融机构可以核验以往留存企业的签章资料；如果企业销户后，预留银行签章发生了变更，银行业金融机构可以根据内部管理要求及时与注册会计师联系，要求注册会计师补充提供销户企业的相关说明资料，以供办理回函业务。若银行业金融机构核实原预