公司文件档案管理制度为生产经营活动提供原始证明依据.docx

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1、档案管理制度1目的为对公司进行的各项生产经营活动的过程提供原始证明依据，保证产品质量。2范围适用于公司所有技术、质量、体系运行、设备、基建、销售等方面的资料管理。3职责3.1 所有档案资料均由公司综合部档案室统一管理。3.2 技术部负责产品设计和工艺、标准等方面资料的整理和归档。3.3 质检部负责产品的各种检验、试验报告及相关记录和计量的整理和归档。3.4 公司综合部负责质量体系运行方面资料的整理和归档。3.5 生产部负责生产、设备、基建等方面资料的整理和归档。3.6 销售部负责产品销售合同方面资料的整理和归档。4档案归档内容4.1 技术档案的归档内容4.1.1 产品设计任务书、计算书、设计方

2、案，各种设计数据，产品图、施工图和各种说明书、照片等技术资料。4.1.2 产品试制、试验、鉴定的技术文件和资料。4.1.3 设计更改通知单、材料代用单、临时处理的联系单。4.1.4 材料消耗定额及工时定额等技术文件材料。4.1.5 工艺规范、工艺路线、工艺更改通知、工艺图册等技术文件资料。4.1.6 标准修改贯彻情况、标准化活动等有关技术资料。4.1.7 产品的安装、改造、维修的技术资料。4.2 质量体系运行档案的归档内容4.2.1质量手册、程序文件、三级文件及文件的更改方面的资料。4. 2.2质量体系审核、管理评审、质量分析和改进、人员培训等方面的资料。4.3设备和检验与试验装置档案的归档内

3、容4.3.1外购和自制设备的随机全套技术文件、图样及使用维修记录等材料。4.3.2装箱单、说明书、开箱验收单、合格证、精度验收单、安装总结、调试总结移交单、验收单。4.3.3设备的外购件图、备件图、产品图。4.3.4设备的外调、调进及报废手续处理意见。4.3.5设备安装基础、电气接线图、地下管道。4.3.6设备的事故报告处理结果、操作规程和使用方法、运行记录，历次中、大修记录、二级保养记录、验收记录，设备的润滑卡片。4.3.7属于法定检验的设备和检验与试验装置，按照相关规定由具有相应资格的检验机构进行检验的检验报告。4.3.8上级机关审批、检定文件。4.4基建档案的归档内容4.4.1公司规划图

4、、平面布置图、位置图及公司水、电、管道布置图。4.4.2工程报告、设计任务书、设计方案。4.4.3征地文件、上级批复、施工合同、建筑执照、施工图。4.4.4地质勘探及水利资料、验收单，材料验收证明单、更改通知单。4.4.5各种技术计算书、施工记录、竣工及验收文件，修建、扩建措施、维修等有关技术文件。4.5质量档案归档内容4.5.1施工升降机一机一档质量目录证明单、用户来信来函、来电、来访及走访处理情况。4.5.2施工升降机质量检查报告、行业质量检查总结、质量升级规划和制造、安装安全质量监督检验证书。4.5.3原材料机械性能试验、化学分析报告，材料质保书、检验入库登记及材料处理决定。4.5.4超

5、声波探伤、X射线检查报告，焊缝、焊剂工艺性能试验报告。4.5.5焊接试验记录，焊缝质量记录、及所有的质量检验记录。4. 5.6施工升降机铭牌影印件。4.6销售合同、采购合同、分包协议档案归档内容4. 6.1产品销售合同、采购合同、分包协议及合同评审等资料。5. 6.2产品销售与库存的资料。6. 7人事档案归档内容4. 7.1员工登记表。5. 7.2资质证书复印件。6. 7.3员工奖惩记录。5档案归档要求6.1 应该归档的资料必须收集齐全、完整、正确、系统。6.2 各有关部门应将要归档的资料经初步整理后，送交档案室。6.3 凡归档的资料，线条、字迹要清楚，签字、时间、编号、文号等内容齐全。6.4

6、 档案归时，应填写档案资料移交接收单，双方当面点清，在移交接收单上签字。技术资料的归档按SS/GL-004-2009技术文件管理制度的相关规定执行。6.5 档案室在接到各部门送来的档案室后，应及时做好整理、分类、登记、建帐工作。6.6 档案的编号，应做到分类合理，编号统一。帐、卡、物符合规定要求，存放安全、保密。档案分类代号见附表2：附表1档案分类代号档案名称代号档案名称代号技术档案DJ质量体系运行档案DZ设备档案DS基础档案DC施工升降机产品质量档案DQ销售档案DX合同（协议）档案DH计量档案DL人事档案DR其他档案DQ5.7档案编号方法：XXXXXXXI档案编号技术档案存档年度号例：07D

7、J001,07年技术档案第1号5.8 做好档案的鉴定工作，定期对所有存放的各类档案进行检查审核，达到正确完整。对破损或变质的档案要及时修补和复制。5.9 档案必须有专用库房，库房内应保持适当的温度和湿度，并有防盗、防火、防晒、防潮、防霉、防蛀、防尘等安全措施，做到整洁通风，干燥、安全。6档案归档时间6.1一般分为随时归档，定期归档。6.1.1产品档案：产品图样及技术文件应在产品定型后归档，工艺文件应在产品投产后归档，其它技术文件可陆续归档。6.1.2基建档案：施工图、竣工图及其它各种所有技术文件及各种计算数据、表式应在工程竣工验收后整理归档。6.L3设备档案：设备的随机图样，开箱后立即归档，设

8、备技术文件在设备安装试车后归档。其它维修记录陆续归档。6.1.4其它的档案资料为每年年终归档。7档案资料的借（调）阅7.1 凡本公司员工须借（调）阅档案资料，须经部门领导同意，借用、等重要档案，经总经理批准。外单位人员查阅档案资料，须持有关单位介绍信并经过总经理批准。7.2 、珍贵资料概不借出。技术资料的查调阅或复制按技术文件管理制度的相关规定执行。调阅其他档案资料，原则上限在档案室阅看，确需借出阅读或复制的，填写档案资料查阅和复制申请经领导批准后方可借阅和复制。确定借阅时间（一般不超过三天），经办人要按期追回。7.3 使用者必须十分爱护档案资料。查阅时不许吸烟、喝水，不得拆卷，撕页、污损或在

9、文件上勾划、涂改。借阅的档案资料应妥善保管，不得转借，更不得遗失。如若丢失，要实行赔偿。赔偿标准：一般资料按原价，重要资料按资料的两至三倍进行赔偿。如有意外传或泄密给其他单位，要追究责任，直至处分。7.4 本公司人员因工作需要而长期借阅各种技术资料，每月办理一次续借手续。如遇特殊情况，档案室管理员有权统一调整或收回。7.5 借阅的档案资料都要经本室工作人员履行登记手续，归还时档案室工作人员要详细检查，及时注销。8档案的销毁8.1 档案管理员在日常工作中熟悉自己保管的档案，并根据相关要求对档案的存毁提出意见。8.2 档案保存期已到或需销毁的档案由档案管理员编制档案资料销毁清单报分管领导或总经理批

10、准。任何人无权擅自销毁档案。8.3 个别案卷内如有部分保存价值的文件，应拆开取出重新整理保存，不得仅根据案卷名称以及卷面上的保管期限判定存毁。8.4 档案销毁前，应由主管领导委派的监销负责人对销毁清单名录逐一核对，并签字确认，方能进行销毁。深圳市和而泰电子科技有限公司客户来访接待手册1.总则1.l序言工作手册的主要功用有三：一是提供明确的工作依据，任何人只要遵照手册的规定行事，其工作品质都能达到一定的水准。二是手册的编制和不断地修订可以将各种工作经验融会于一处，使经验得以累积。三是工作手册可作为新进或调任人员的最佳培训教材，能使我们很快地进入工作状况。1.2 目的本手册主要是制定和而泰客户来访

11、及其相关业务流程的工作细则，作为业务执行准则。1.3 主要内容如下：1. 3.1和而泰客户来访处理规范。1. 3.2和而泰客户来访相关事宜。1.4 对象客户如以地区来划分，有来自国内地区，也有远道从世界各地而来的；如依性质而分，有老客户、新客户、潜在客户、政府官员、供应商、新闻媒体等，而宣传资料也是针对上述不同性质客户为诉求对象。1.5 策划根据分析结果，做成最适合的策划案，其中最重要的要素有流程规划、时间控制、经费动支、人力调配等。1.6执行既定的策划案要有效而彻底地执行，在执行当中，不但要注意各种细节，使臻于至善，同时也要抓住重点，大方向才不会有所偏失。1.7评估包括广告及各种宣传资料效益

12、分析，客户后续检讨等工作，并回馈到前述相关的作业流程中，以便修正提高。2.工作程序2.1 客户来访程序流程图承办部门营销部营销部a营销部b市场部c1天营销部市场部 行政部d营销部工作期限1天a：视是否为重要客户及是否参观工厂而定。b：主办部门C：如需馈赠重要客户，礼品特别采购需时间较久，现成礼品则可实时。d:公司简讯采访、拍照。2.2客户来访流程说明：2.2.1客户预约联络人通常先以电话预约，告知来访人员及时间，然后再以正式公文或传真信函洽谈。一般而言，希望联络人能在二周前预约。2.2.2确定来访人员及行程当营销部接到客户预约以后，需视业务分工及来访人员所使用语言决定内部承办人员，承办人员再根

13、据客户的阶层与来访目的以建议领导来访及安排行程。2.2.3事前准备工作包括演示文稿资料的准备、工厂参观接洽、技术中心准备、实验室准备、产品展示、礼品采购、餐饮安排、场地申请、车辆调派、保安支持等。如果领导接见，则需提供客户背景资料及行程表，以供领导参考。2.2.4来访客户这是指客户已来和而泰的来访工作，举行文稿演示、介绍和而泰背景、技术及产品，解说和而泰周围环境及参观和而泰工厂、技术中心、实验室等活动。2.2.5客户资料的整理与统计客户离开后，后续工作有：资料整理与归档、客户统计分析等。3.工作细则3.1客户来访工作流程图营销部联络人派车申请单3.2客户来访流程说明3. 2.1客户预约：将资料

14、填入客户资料表，包括来访日期、团体名称、领队资料、来访人数、来访性质、访问内容、来和而泰访见部门及人员、使用语言、是否用餐、交通工具、联络人、陪同人员。4. 2.2资料汇总：将上述资料输入计算机储存。5. 2.3资料核准：主要目的是建议领导来访的客户，以计算机报表的方式打印，同时也可了解最近（约一星期内）欲来参观的客户。6. 2.4提供客户资料及行程表：联络人通常会将客户的背景资料附上，此时营销部承办人员会将其资料复印件、联络单及在和而泰的行程表一并呈领导供参考。7. 2.5采购礼品：礼品分为备用礼品和特购礼品。制作演示文稿资料、宾客牌、新闻稿，遇重要客户，需赠送特购礼品，特购礼品须提前一周填写申购单并请示领导，再进行采购工作。另应制作演示文稿书面资料，供客户每人一份，制作幻灯片供领导使用。制作客户座次牌，并发布新闻稿。8. 2.6场地申请：为避免场地使用冲突，事先填妥会场使用登记表，交行政部门筹划及布置调度会场。9. 2.7订餐：事先订妥餐厅，如为和而泰招待，需填客户招待申请单申请核准。10. 2.8申请派车：客户在和而泰参观的交通工具需要行政部支持，需填具派车申请单以便统一调度。11. 2.9联络工厂：视客户的兴趣与工厂接受与否安排。参观前一日以电话与工厂确认行程。12. 2.10当日准备工作：