公司文件管理控制程序文件编号、文件发行与使用规定.docx

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1、1.0目的将文件管理过程程序化，对公司内部管理有直接和间接关系的文件进行控制，确保使用部门能拥有正确有效的文件。2.0适用范围适用于管理手册（代号为RM）、程序文件（代号为RP）、作业文件（代号为RW,含各类规范、作业指导文件、岗位责任制、图片说明、操作、保养手册等）、表格（代号为RF,含各类表单、印章标签、清单等）的管理。3.0职责3.1 主要责任部门负责文件的制订和修改。3.2 人力资源部负责对各种文件进行鉴别、分类、编号、打印、分发及原件保管。3.3 使用部门负责正确使用文件及妥善保管受控文件。4.1 工作程序4.1 文件的制订及审批4.1.1 根据实际情况，相关部门根据需要制订各类文件

2、。4.1.2 人力资源部负责文件底稿之标准格式的打印、编号及版本核对。4.1.3 管理手册由常务副总组织编写，总经理审核，董事长批准。4.1.4 程序文件由主要职能部门编制，常务副总审核，总经理批准。4.1.5 作业文件由相关部门编制，部门主管审核，直管领导批准。4.1.6 其他文件规定的审核、批准人与本文件矛盾时，以其他文件规定为准。4.1.7 审核、批准人应对文件进行审核、批准并在文件发行/更改审批表上签名。4.2 文件的编号4.2.1 管理手册文件编号HDRMII公司代号管理手册4.2.2 程序文件编号HD-RP-XXIII公司代号程序文件文件序4.2.3 作业文件编号RWXX-XXII

3、I作业文件部门代号文件序号（部门代号：品管部PG、生产部SC、采购部CG、人力资源部RL、业务部YW、仓储部CC、出货部CH）4.2.4 记录表单编号RFXXXXIII表单RP序号表单序号4.3 格式和字体：4.3.1 程序文件格式:1.0目的20范围;3.0职责;4.0工作程序;5.（）参考文件;6.（）相关记录.4.3.3 字体:标题栏文件名称用22号字,其余用1（）号字,正文部分用11号字，页尾用10号字所有字体均用TimesNewRomanwo4.4 文件的发行与使用441任何核准发行的文件原稿，由人力资源部归档，登记于文件清单一览表，宜家文件由业务部归档并且登记在外来文件登记表中，人

4、力资源部编制的文件清单一览表，表明现行文件的现行状况，文件清单一览表在文件增加、废除、更改时由人力资源部及时更新。4.4.2 人力资源部根据与文件有关的部门应有至少一份受控文件的原则复印多份，并在复印件上盖妥“受控文件”章后才能予以发放。4.4.3 由人力资源部填写文件发放/回收登记表按4.2.2规定范围统一发放，并由文件领用人员签收。4.4.4 外来文件一般为国家法律法规、行业标准及客户要求，由接受部门收集，交相关部门评估，并决定是否转化为内部文件，如果不转化，则直接交品管部，人力资源部登记于外来文件登记表后按4.2.2、4.2.3的要求处理。对于宜家提供的文件资料，由业务部负责接受，并决定

5、发放的范围，并保留文件的正本。宜家文件的发放和作废按4.4；4.5执行。4.4.5 文件使用范围扩大，需增补文件时，严禁自行复印受控文件，应由人力资源部统一复印，加盖“受控文件”印章，按4.2.3要求发放。4.4.6 文件破损、丢失、要经常务副总同意后方能由品管部补发，并在文件发行/更改审批表上注明。447使用部门要充分发挥文件的作用，保证文件可随时获得并能指导相关工作，部门经理应监督文件的执行。4.4.8 使用部门在使用过程中如发现文件有任何的不适用，可提出要求更改。4.5 文件的更改与作废4.5.1 文件更改应遵循以下原则：a、由相关部门和人员向文件审批人口头提出；b、得到口头同意后由人力

6、资源部修改、打印，并更新版本（见4.4）；c、文件更改后人力资源部重新填写文件发行/更改审批表，注明此次更改的项号和简述，由原审批岗位人员重新在文件发行/更改审批表上签名审批（参考4.1）；d、人力资源部更新文件清单一览表，并按4.2.2、4.2.3重新发放，并收回所有发出的受控文件，人力资源部人员同时在旧版文件的文件发放/回收登记表的“回收”栏签名。e、回收的受控文件作废销毁，原件加盖“作废文件”章后另外保存，保存期5年（特殊要求的除外）。4.5.2 对不再需要使用的文件可作废处理，除不再需要更改外，处理方法按4.3.1要求处理，其编号可一年后再使用。4.6 文件的版本4.6.1 受控文件版

7、本即文件发行及更改现行状况的代号，一般以字母和数字表示。4.6.2 初版为A/0,每更改一次加1（如1、2、3）更改5次以上换版（如：A、B、C.）,原则上文件更改版本时每页均要改版本，对于一些页数较多的文件一次可仅改一页或多页，每次更改文件发行/更改审批表的版本均需加1,并需注明此次更改的页号、项号和内容。4.7 定期审核每年管理体系第三方监督审核前，由常务副总召集相关人员对管理体系文件的有效性、适用性进行评审，对需更改的记录于文件评审报告，更改、作废按4.3执行。4.8 通知的管理4.8.1 凡是与管理有关的通知经审批后，各部门将其复印发放相关部门，发出部门保留原件并要求接受文件人员在原件

8、上签收。482通知更改后，各部门将相应的旧文件回收或要求接受部门销毁作废文件。483对与管理有关的长期要求，应纳入正式文件管理。5.0参考文件6.0相关记录6.1文件清单一览表RF-Ol-Ol6.2 文件发放/回收登记表RF-01-026.3 文件发行/更改审批表RF-01-036.4 外来文件登记表RF-01-046.5 文件评审报告RFO1-05台山市恒达家居工艺制品有限公司2013年1月1日编制审核批准日期日期日期精品文档精心整理东莞市智力胶袋有限公司文件与资料管制控制程序文件编号:ZL-QP-Ol修订记录制修订日期DCNN0.修订内容摘要页次版本/版次总页数制作审查核准2008-12-

9、201无无A/04晏小辉黄华晏志强分发部门：资材部总经理管理者代表口制造部口品管部工程部资材部行政部口业务部精品文档可编辑的将品文档东莞巾智力胶袋有限公司十件编品.陶木/陶次.文件与资料管制控制程序制作日期：2008/12/20页次：1f、目的1.1 规范本公司文件及资料的编写、审核、分发、回收、作废及更改等运作，保证体系文件有效性、适宜性及充分性，确保文件的使用现场得到有关版本的适用文件，防止作废文件的非预期使用。g、范围a)本公司各类程序文件、作业指导书、品质表格及外来文件的编写、审核、分发、回收、作废过程。h、职责3.1 文控中心：负责受控文件及外来文件的保存、分发、作废、回收、且留下记

10、录。3.2 各部11:编写、更新相关体系文件，及时签收受控文件、将失效的文件退回文控中心，妥善保管各类受控文件。i、定义4.1程序文件：系统要项所含之各程序，如管理责任、品质系统等。4. 2指导文件：凡工作上使用之文件资料及支援程序之文件皆属之，如作业指导书、检验计划、规范、标准、工程图纸及管理规定等。5. 3表单：与体系有关的一些记录。如检验记录、测量记录、培训记录等。6. 4外来文件资料：如国际标准、国家标准、客户标准等。j、程序6.1 所有受控文件在发行前，各部门需对文件内容的适用性进行评审。各类文件的编写、审查、核准需按以下权限要求执行：文件类别制订审查核准收发管制部门品质手册(QM)

11、管理代表总经理总经理文控中心程序文件(QP)部门主管管理者代表总经理文控中心作业指导书文件(SoP)相关人员部门主管管理者代表文控中心表单(FOR)相关人员部门主管管理者代表文控中心东莞市智力胶袋有限公司十性编号.ZI-版木/丽木.制作日期：2008/12/20文件与资料管制控制程序6.2 文件分阶代号及编号规则:6.3 文件编号规则：例如本文编号为：ZL-QP-Ol代表智力胶袋代表文件代表流水号6.4 文件版本/版次规定6.4.1 各类文件版本编号为：AN循环，例如第一版为：A,第二版为：B,如此类推，直至Z版后再循环（禁止使用I、0、Q、X等四个字母作为版本编号）。7. 4.2版次：为避免

12、修订次数太多，影响文件真实内容，标准时为A版本0版次，第一次修订时为A/1,内容经过十次变更，整份文件需重新发出，更新为B版。各版本中之版次可以不同，但须能看出各修订页之核准.5.5文件的分发与回收5. 5.1各文件接收部门需于文件分发/回收记录表匕签名确认。6. 5.2除文控人员外，任何部门人员不得私自复印受控文件。7. 5.3当外间机构或客户需要我司提供受控文件时，必须经过管理代表核准，由文控员在副本上印上“此文件为受控文件不可复印仅供参考”字样。并在文件分发/回收记录表上记录。东莞市智力胶袋有限公司十件媪号.寸粹昉陶木/陶次.文件与资料管制控制程序制作日期:2008/12/20页次：35

13、.6文件的更改5. 6.1受控文件一旦发出，任何人不得在文件中随意更改，如客户要求改变或体系优化的需要对文件进行更改时，先由提出部门填写文件更改通知单,写出更改的原因及描述更改、新增、删减之内容，页码、段落。交制订部门签核后，按5.5执行。5.7 文件的作废5. 7.1文件若有不符现状需作废，得由提议部门以联络型方式，提出作废原因，经5.1权责人员审核后，交文控中心办理。6. 7.2文控中心依文件分发/回收记录表回收废止之文件并作好记录。7. 7.3作废文件编号应列管，不可再重复使用。5.8 文件的遗失、增补5. 8.1受控文件严禁私自复印，如部门认为某文件的发放数量不够，或是遗失需增补时，由

14、需要部门填写文件遗失/增补单,由部门部长确认，管理代表批核后，由文控统一补增。5.9 外来文件的管理5 .9.1用于制造或检验使用的外来文件，由各相关部门收集。有关政府法令法规的外来文件，由管理部每半年向有关单位索取一次。各类外来文件须经5.1权责人员核准后，由文控中心统一管制，并记录于文件总目录表中。外来文件如需发行时，由文控中心加盖文件发行章，发行回收依5.4作业6 .9.2客户资料更新时，应按5.5项要求将旧版本回收，发放新版本。5.9.3外来文件编号方式：5.9.3.1外来文件本身有编号及版本的，依其本身的编号和版本。5.9.3.2外来文件没有编号及版本的，则依据接收日期为编号。5.10文件保存与借阅5.10.1现场使用之文件，须置于作业现场附近。非现场使用之文件，须由各单位指派专人管理。5.10.2到文控中心借阅文件，需办理借阅登记手续并于规定日期内归还。5. 11文件的作废5.1.1 己作废的受控文件正本，由文控员盖上“作废”章后，分开存放，将回收之作废副本由文控员进行统一销毁。东莞巾智力胶袋有限公司文件与资料管制控制程序十件编号.S仔岩陶木/陶