外贸有限公司员工财务制度.docx

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1、外贸有限公司员工财务制度1 .借款A. 职工出差借款的管理a.经公司领导批准的因公出差，凡借款金额在2000元人民币以上的，出差人员须提前1天通知财务部门备款，并凭公司总经理或工厂厂长签批的借款单办理借款手续；b.职工在出差后凭出差报销单及有关费用单据经财务部门审核后在10个工作日内报销，并及时结清出差借款；c.凡未及时结清出差借款的，自出差日次月起直接从出差人应发工资中扣回借款，在借款未偿清前，不再对该业务人员办理借款。B. 职工因公借款的管理a.凡因公务需要临时借款，办事处在300元、工厂在100元以下的，由相关人员填写借款单，经部门经理签字批准后到财务部门办理借款手续，金额大于上述标准的

2、，部门经理签字后还应报总经理签批后方可办理借款手续；b.临时借款须在业务发生后的五个工作日内报销，冲减该笔借款，否则，财务部门不再办理对该人员的临时借款，并在发放工资时扣回借款。C.备用金管理a.办事处个别工作岗位需要申请备用金的，由用款人员提出书面申请额度,经部门负责人批准后报公司总经理批准；b.财务部门在公司领导批准的额度内办理支付，并指导具体业务人员合理使用备用金；c.在借款人员调离公司时，应先与财务部门办理备用金交还手续，否则不予办理工资结算事宜。D.出国人员外汇办理a.因公出国需兑换外汇的，应提前20天到公司财务部填写“外汇使用申请”，经总经理批准后，由财务部统一办理；b.为不影响公

3、司境外办事机构经费资金的正常使用，出国人员不得要求公司的境外机构代为垫付费用；c.外汇借款手续的办理同以上A条规定。2.付款A.付款程序：a.公司所有的对外支付应付款项必须由申请部门填写付款申请单、供应商付款申请单、特殊情况付款申请单等相应的申请付款凭证，经部门经理签字后，交由秘书转总经理签字后生效；b.财务部门在认真核对帐载应付账款金额和应付“到期金额”后，准确填写申请单“帐载余额”和“到期金额”，作为公司领导签批付款的准确依据；C.负责应付账款登记工作的会计人员，应认真核对供应商发票开具情况,及时冲减暂估应付账款，准确登记应付账款往来明细账，对未开具专用发票的暂估应付款项，不得作为公司的实

4、际负债提前支付；d.公司应加强应付账款与供应商的定期核对工作，以保证我公司原材物料采购物流其畅，应付款项的支付准确无误。B.付款时间：a.电汇为周四/周五；b.汇票随时办理；c.支票为周四；注：由于销售一部船运业务的不确定性，不受这些限制，但也应作好付款计划。d.现金报销为周三。C.汇款底单的取回：电汇及汇票及其他日常底单由司机于每周三中午之前取回，以确保财务在周四/周五付款前单据全部入帐。包括华夏银行/交通银行/中信实业银行等所有银行；D. 为了确保公司网上银行信息的安全，一般情况下不得通过网上银行打印付款凭证，如果收款人急需汇款信息，则申请人在汇款申请单上注明对方联系人及联系方式即可（如联

5、系人的姓名及电话），以备财务在网上划款时输入此信息，并由汇款银行通知对方。E. 如确因情况特殊急需付款的，必须由部门经理填写“特殊情况付款申请单”,经总经理签字后，财务方给予办理。3 .报销A.对公司所有的费用报销支付原始凭证，报销者应首先将原始凭证交公司财务部门审核，由财务部门加盖“已审核”专章，然后交公司负责人签字批准，未经财务部门审核的付款凭证不得提交公司负责人审核签批；B.财务部门除严格审核凭证的合法性、完整性以外，还应对报销单据的计算准确性加以审核，对汇总的报销单据，应严格检查单位金额和合计金额是否真实准确；C.对涉及不准确不完整的报销单据，公司财务部门应及时退回报销业务人员，由报销

6、人员补充或更正；D.对单据内容不真实合法、单据形式不符合法定要求的，财务人员不予受理，由报销人员自行解决处理；E.对非正常的或损害公司利益的经济业务，财务部门应及时向公司总经理汇报。4 .增值税发票签字的规定A.需在增值税发票上签字的相关人员，签字时只允许在第二联“发票联一购货方记帐凭证”上签字，即只允许在黄联上签字；B.第三联“抵扣联一购货方扣税凭证”即绿颜色的一联禁止签字，否则进项税额税务机关不予抵扣；C.签字时请注意：把抵扣联（绿联）拿开，以防签字时复印上；D.增值税发票的抵扣联，禁止有任何不该有的外加的痕迹；E.如因签字造成损失的由签字责任人承担；F.增值税发票开票资料如下：5.差旅费

7、相关规定A.出差人员宴请客户需经公司总经理批准，餐费在公司总经理批准的额度内凭发票报销；B.出差人员随客户就餐应自觉扣减出差住勤补贴；C. 参加会议人员由会议安排食宿并以会议费形式交纳食宿费用的，会议期间不享受出差住勤补贴；D. 会议报销须向财务人员单独提交经公司总经理签批的会议通知，以便审核相关费用；E. 对出差人员超出公司规定的住宿及差旅标准的部分，原则上由出差人员自行负担。F.差旅费报销程序：a.出差人员至财务部领取差旅费报销单及附页，将车船票、住宿发票等相关票据整理粘贴在差旅费报销单的附页上，并将行程日期、地点、补贴金额等内容据实填写在差旅费报销单;b.将贴好的单据交财务部出纳审核，加

8、盖I已审核!章后交由部门经理审核签字；c.将部门经理审核签字的单据交秘书整理后统一报总经理签批后分发给报销人；d.报销人持签批好的单据至财务办理报销手续。地区职务宿费标准补贴淄博部门经理200元以内20/每天职员150元以内20/每天高密原则住厂，如特殊情况按淄博标准执行，须请示总经10/每天北京上海广州珠海深圳厦门汕头海南等一级城市部门经理350元以内50/每天职员200元以内20/每天广交会期间乘车期间部门经理50/每天交易会间职员部门经理公司统一安排35/每天50/每天职员35/每天注：午餐自己解决的，补贴加15元/天国夕卜东南亚所有人员-80/每天欧美150/每天注：1、由于国家不同，需在出差前提前申请住宿标准。2、出差其他国家，补贴参照东南亚及欧美标准执行。3、随同总经理出差的，无需申请住宿标准。G.差旅补贴标准：6.注意事项A.为保证总经理的工作日程不受干扰，需报总经理签批的单据、发票等一律交由秘书整理后统一转总经理批准、签字，再由秘书进行分发；B.秘书有权对上报资料中不明的地方进行询问和调查。