第1章办公自动化.ppt

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1、办公自动化案例教程第1章 办公自动化的基本知识 1.1 办公自动化基本概念办公自动化基本概念 办公自动化是一项综合性的科学技术，它涉及到系统科学、行为科学、信息科学和办公自动化是一项综合性的科学技术，它涉及到系统科学、行为科学、信息科学和管理科学等，是一门交叉性的综合学科。其中系统科学为办公自动化建立办公模型和决管理科学等，是一门交叉性的综合学科。其中系统科学为办公自动化建立办公模型和决策模型，通常办公自动化系统要用系统工程的方法来进行组织和实施；行为科学主要研策模型，通常办公自动化系统要用系统工程的方法来进行组织和实施；行为科学主要研究在社会中人的行为产生的原因和规律，并希望对人的行为进行预

2、测和控制，以便改善究在社会中人的行为产生的原因和规律，并希望对人的行为进行预测和控制，以便改善和协调人际关系；信息科学是研究信息的采集、存储、传送、处理和安全使用的科学，和协调人际关系；信息科学是研究信息的采集、存储、传送、处理和安全使用的科学，目前正在不断发展中；管理科学则是根据一些必要的信息，研究如何对国民经济或地区、目前正在不断发展中；管理科学则是根据一些必要的信息，研究如何对国民经济或地区、部门、企业的发展问题进行预测和决策，从宏观与微观两个方面对物质、能源、资金和部门、企业的发展问题进行预测和决策，从宏观与微观两个方面对物质、能源、资金和人员进行调控。人员进行调控。以下有几个比较流行

3、的有关办公自动化的定义：以下有几个比较流行的有关办公自动化的定义：1 办公自动化是用电子计算机及先进的办公设备连续地、自动地处理办公例行公办公自动化是用电子计算机及先进的办公设备连续地、自动地处理办公例行公事，提高人们在办公室中工作和管理效率。事，提高人们在办公室中工作和管理效率。2利用先进的科学技术，不断地使人们的一部分办公业务物化于人以外的各种现利用先进的科学技术，不断地使人们的一部分办公业务物化于人以外的各种现代化的办公设备中，以达到提高办公效率的目的。代化的办公设备中，以达到提高办公效率的目的。3利用计算机技术、通信技术、系统科学及行为科学等先进科学技术，不断地、利用计算机技术、通信技

4、术、系统科学及行为科学等先进科学技术，不断地、综合地提高办公系统的业务处理能力，自动和智能地服务于某种目的的人机信息系统。综合地提高办公系统的业务处理能力，自动和智能地服务于某种目的的人机信息系统。4办公自动化，就是用现代的信息技术和手段实现现代办公，达到无纸化、自动化办公自动化，就是用现代的信息技术和手段实现现代办公，达到无纸化、自动化和智能化的目标。和智能化的目标。5办公自动化是指利用先进的科学技术，不断地使人们的一部分办公业务活动物化办公自动化是指利用先进的科学技术，不断地使人们的一部分办公业务活动物化于人以外的各种设备中，并由这些设备与办公室工作人员构成服务于某种目标的人机信于人以外的

5、各种设备中，并由这些设备与办公室工作人员构成服务于某种目标的人机信息处理系统。息处理系统。1.1.1 什么是办公自动化什么是办公自动化1.1.2 办公自动化系统的组成办公自动化系统的组成 一个完整的办公自动化系统涉及到四个方面内容，分别是办公人员、办公信息、一个完整的办公自动化系统涉及到四个方面内容，分别是办公人员、办公信息、办公流程和办公设备。办公流程和办公设备。1办公人员办公人员 办公人员包括高层领导、中层干部等管理决策人员，通信员、秘书等办公室工办公人员包括高层领导、中层干部等管理决策人员，通信员、秘书等办公室工作人员，以及系统管理员，软、硬件维护人员及录入员等其他人员。作人员，以及系统

6、管理员，软、硬件维护人员及录入员等其他人员。2办公信息办公信息 办公信息是各类办公活动的处理对象和工作成果。办公自动化系统就是要辅助办公信息是各类办公活动的处理对象和工作成果。办公自动化系统就是要辅助各种形态办公信息的收集、输入、处理、存储、交换、输出乃至全部过程，因此，各种形态办公信息的收集、输入、处理、存储、交换、输出乃至全部过程，因此，对于办公信息的外部特征、办公信息的存储与显示格式、不同办公层次需要与使用对于办公信息的外部特征、办公信息的存储与显示格式、不同办公层次需要与使用信息的特点等方面的研究，是研制办公自动化系统的基础性工作。信息的特点等方面的研究，是研制办公自动化系统的基础性工

7、作。3办公流程办公流程 办公流程指的是有关办公业务处理、办公过程和办公人员管理的规章制度、管办公流程指的是有关办公业务处理、办公过程和办公人员管理的规章制度、管理制度，它是设计办公自动化系统的依据之一。应该注意的是，由于办公自动化系理制度，它是设计办公自动化系统的依据之一。应该注意的是，由于办公自动化系统往往要模拟具体的办公过程，办公流程或者组织机构的某些变化必然会导致系统统往往要模拟具体的办公过程，办公流程或者组织机构的某些变化必然会导致系统的变化，同时，在新系统运行之后，也会出现一些新的要求、新规定和新的处理方的变化，同时，在新系统运行之后，也会出现一些新的要求、新规定和新的处理方法，这就

8、要求办公自动化系统与现行办公流程之间有一个过渡和切换。法，这就要求办公自动化系统与现行办公流程之间有一个过渡和切换。4办公设备办公设备 办公设备包括传统的办公用品和现代化的办公设备，它是决定办公质量的物质办公设备包括传统的办公用品和现代化的办公设备，它是决定办公质量的物质基础。传统的办公用品历来以笔、墨、纸、砚文房四宝，记事本、记录本、电话、基础。传统的办公用品历来以笔、墨、纸、砚文房四宝，记事本、记录本、电话、钢笔、蜡板等为主；现代化的办公设备包括计算机、打印机、扫描仪、电话、传真钢笔、蜡板等为主；现代化的办公设备包括计算机、打印机、扫描仪、电话、传真机、复印机、微缩设备等。机、复印机、微缩

9、设备等。1.1.3 办公自动化系统的功能办公自动化系统的功能 1个人办公管理个人办公管理 个人办公管理包括收件箱管理、日历管理、联系人管理、个人计划管理、个人任个人办公管理包括收件箱管理、日历管理、联系人管理、个人计划管理、个人任务管理、个人文档资料管理及个人资料上传管理等。务管理、个人文档资料管理及个人资料上传管理等。2公文管理公文管理 公文是在实施行业管理、行政管理过程中形成的具有规范体式和法定效力的公公文是在实施行业管理、行政管理过程中形成的具有规范体式和法定效力的公务文件。公文管理由务文件。公文管理由“发文发文”、“收文收文”、“公文催办公文催办”、“统计统计”等功能组成，等功能组成，

10、能够实现电子公文的起草、传阅、审核、批示、会签、签发、查询、统计和接受工能够实现电子公文的起草、传阅、审核、批示、会签、签发、查询、统计和接受工作等基本功能，从而实现收发文管理、无纸化办公和工作流自动化，使文件管理工作等基本功能，从而实现收发文管理、无纸化办公和工作流自动化，使文件管理工作制度化、标准化、规范化和网络化。作制度化、标准化、规范化和网络化。3公共服务管理公共服务管理 公共服务管理主要包括会议管理、交通管理、用车管理、日程安排管理、活动公共服务管理主要包括会议管理、交通管理、用车管理、日程安排管理、活动安排管理、公务接待管理、事务接洽管理、出差管理、请款报销管理、人事管理及安排管理

11、、公务接待管理、事务接洽管理、出差管理、请款报销管理、人事管理及值班管理等。值班管理等。4部门事务管理部门事务管理 部门事务管理包括部门值班、休假安排、工作计划工作总结、部门活动等。部门事务管理包括部门值班、休假安排、工作计划工作总结、部门活动等。5流程管理流程管理 流程管理主要包括表单向导、流程设计、流程角色和用户管理、流程监控、流程管理主要包括表单向导、流程设计、流程角色和用户管理、流程监控、流程查询和流程统计等。流程查询和流程统计等。6档案管理档案管理 档案管理主要涉及到完成档案的维护、档案借阅、档案内部管理（鉴定、接收、档案管理主要涉及到完成档案的维护、档案借阅、档案内部管理（鉴定、接

12、收、移交、销毁）、档案检索等功能。档案数据库中保存了所有已归档的公文供查询移交、销毁）、档案检索等功能。档案数据库中保存了所有已归档的公文供查询和备案，是保存和管理档案的场所。档案数据库不仅可与公文管理子系统结合使和备案，是保存和管理档案的场所。档案数据库不仅可与公文管理子系统结合使用，保管已归档的收文、发文、传阅件等文件，也可以独立使用，用于登录非公用，保管已归档的收文、发文、传阅件等文件，也可以独立使用，用于登录非公文管理子系统处理的其他文件，并可限制阅读范围。档案管理的主要功能包括：文管理子系统处理的其他文件，并可限制阅读范围。档案管理的主要功能包括：目录管理、档案检索、和档案借阅等。目

13、录管理、档案检索、和档案借阅等。7人员权限管理人员权限管理 人员权限管理包括人员的权限、角色、口令、授权等。人员权限管理包括人员的权限、角色、口令、授权等。8业务信息管理业务信息管理 业务信息管理包括人事、财务、销售库存、供应以及其他业务信息管理。业务信息管理包括人事、财务、销售库存、供应以及其他业务信息管理。1.1.4 办公自动化系统的类型办公自动化系统的类型 1事务处理型办公自动化系统事务处理型办公自动化系统 事务处理型办公自动化系统主要针对例行的日常事务，它涉及大量的基础性事务处理型办公自动化系统主要针对例行的日常事务，它涉及大量的基础性工作，例如文字处理、电子排版、电子表格处理、文件收

14、发登记、电子文档管理、工作，例如文字处理、电子排版、电子表格处理、文件收发登记、电子文档管理、办公日程管理、人事管理、财务统计、报表处理、个人数据库等。事务处理型办办公日程管理、人事管理、财务统计、报表处理、个人数据库等。事务处理型办公自动化系统可以是单机系统，也可以是一个企事业单位内联网的多机系统。单公自动化系统可以是单机系统，也可以是一个企事业单位内联网的多机系统。单机系统没有通信功能，主要靠人工通信方式及电信方式通信。多机系统可以采用机系统没有通信功能，主要靠人工通信方式及电信方式通信。多机系统可以采用Internet技术将企业内部计算机互连在一起，做到信息的电子化传送。多机系统是技术将

15、企业内部计算机互连在一起，做到信息的电子化传送。多机系统是现在的发展方向。现在的发展方向。2信息管理型办公自动化系统信息管理型办公自动化系统 信息管理型办公自动化系统是在事务处理型办公自动化系统的基础上，增加信息管理型办公自动化系统是在事务处理型办公自动化系统的基础上，增加了综合信息的处理能力，并以管理控制活动为主的一体化办公信息处理系统，它了综合信息的处理能力，并以管理控制活动为主的一体化办公信息处理系统，它除了具备事务处理型办公自动化系统的全部功能外，主要是增加了信息管理功能。除了具备事务处理型办公自动化系统的全部功能外，主要是增加了信息管理功能。根据不同的应用分为政府机构型、市场经济型、

16、生产管理型、财务管理型、人事根据不同的应用分为政府机构型、市场经济型、生产管理型、财务管理型、人事管理型等。管理型等。3决策支持型办公自动化系统决策支持型办公自动化系统 决策支持型办公自动化系统是在事务处理型办公自动化系统和信息管理型办公决策支持型办公自动化系统是在事务处理型办公自动化系统和信息管理型办公自动化系统的基础上增加了决策或辅助决策功能的办公自动化系统，它主要担负自动化系统的基础上增加了决策或辅助决策功能的办公自动化系统，它主要担负辅助决策的任务。它不同于一般的信息管理，它要协助决策者在求解问题答案的辅助决策的任务。它不同于一般的信息管理，它要协助决策者在求解问题答案的过程中方便地检索出相关的数据，并对各种方案进行试验和比较，对结果进行优过程中方便地检索出相关的数据，并对各种方案进行试验和比较，对结果进行优化。为此该系统除了利用信息管理系统数据库所提供的基础信息或数据资料外，化。为此该系统除了利用信息管理系统数据库所提供的基础信息或数据资料外，还需为决策者提供模型、案例或决策方法。所以只有数据库的支持是不够的，还还需为决策者提供模型、案例或决策方法。所以只有数据库的支持是不够