公司采购需求管理办法.docx

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1、公司采购需求管理办法第一章总则第一条为规范采购需求管理，提升采购工作的主动性、时效性和计划性，同时实现采购需求闭环管理，结合公司实际情况,特制定本办法。第二条本办法所称采购需求，是指需求部门为生产经营需要，经与需求归口部门协商一致后，由需求部门直接或者通过需求归口管理部门间接向采购实施部门提交的申请，包括对采购项目的规模和技术标准等方面的相关要求。第三条本办法适用于电信公司各级单位的采购需求管理工作。第二章职责分工第四条在采购需求管理工作中，按职责分为需求部门、需求归口管理部门、采购实施部门及采购归口管理部门等。第五条需求部门是指对某类服务、物资直接或者通过需求归口管理部门间接向采购实施部门提

2、出明确采购需求的部门，需求部门的主要职责包括：（一）负责提出需求计划。依据产品计划、营销计划等，预测未来一定时期需要采购的项目、产品及规模，按照采购实施部门的要求定期编制采购需求计划，经需求归口部门按一定的规则审核同意后提交至采购实施部门。（-）负责按照需求归口管理部门及采购实施部门的要求提出采购需求申请。根据具体项目或业务需要编制采购需求申请、技术规范书或工作任务书等，说明需求的依据、内容、数量、预算金额以及技术、质量、服务、进度、考核及淘汰机制等方面的要求，在依法合规的基础上可以对采购方式、采购评审和供应商选择的规则和标准等提出建议。（三）配合采购实施。按照采购实施部门要求参与采购方案沟通

3、、评标、评选、谈判、询价、合同草拟等工作。（四）负责或配合履行采购合同。根据企业内控管理规定开展或配合合同权利义务的执行，包括订单签订、验收、付款申请等。（五）承担需求计划执行管理。根据实际需求执行情况,评估需求计划的准确性，协助采购实施部门处理需求计划与执行偏差相关问题，优化需求预测机制。（六）配合采购管理。根据采购归口管理部门或采购实施部门要求，参与采购检测管理、供应商考察及供应商评价等相关工作。需求方可向采购归口管理部门提出质量检测需求和建议，并参与质量检测工作。第六条需求归口部门是指对需求部门进行业务归口管理的部门。需求归口部门具有需求部门的相应职责，同时应对需求部门提出的采购需求在必

4、要性、规范性和合理性方面实施业务层面的审核，并完成相应的需求汇总和审批。公司需求归口部门包括分场部、网络运行维护部、网络发展部和办公室。其中分场部负责归口管理广告宣传、营销用品及前端代维物资及服务等采购项目，网络运行维护部负责后端代维物资及服务和设备维保等采购项目，销售及渠道拓展部负责归口管理装维，网络发展部负责归口管理通信类工程、物资及服务项目，办公室负责归口管理办公用品及设备、行政后勤服务等采购项目。分公司归口管理部门比照公司同时根据相关管理办法及实际生产需要设置。需求归口部门的主要职责包括：（一）汇总、审核及确定各需求部门提交的需求规模，并负责制定或审核确定技术标准要求。根据不同类型需求

5、，主要包括以下场景：1 .审核必要性和规范性，汇总需求部门需求后归并同类需求提交采购实施部门。2 .审核预算的合理性，确定需求报送规则后，需求部门依据规则提交至采购实施部门。3 .针对集中采购类需求，配合采购实施部门在下发收集采购需求通知时提供技术建议，需求收集后，配合采购实施部门按照归口管理的业务范围共同审核，确保符合公司网络演进方向。（-）负责审核各需求部门提交采购需求的必要性、合理性及规范性。（三）视具体情况需要，负责和需求部门在项目完成后进行效果评估，作为制定下一期同类采购方案的依据。第七条采购归口管理部门是指对采购工作进行归口管理的部门。采购部和分公司采购中心分别是公司和各分公司的采

6、购归口管理部门，其主要职责包括：（-）负责采购管理体系建设。制定采购管理发展规划及规章制度并监督实施，组织开展采购绩效评价。（二）负责采购实施专业化管理。明确各类采购方式、采购流程及采购操作的规范性要求。（三）负责集中采购管理。确定集中采购的组织方式、管理要求和年度集采计划。（四）负责采购供应商及质量管理。组织采购检测、供应商考察及履约评价的实施与管理。（五）负责评标专家管理。建设、维护企业评标专家库，管理企业评标专家。（六）负责采购支撑单位管理。组织采购支撑单位的选择和日常监管。（七）负责采购培训管理。统一制定采购专业培训计划,组织开展培训与指导。（A）负责采购实施工作的监督指导。根据企业内

7、控管理规定参与采购方案与结果的审议、会签，对采购实施活动进行监督检查。（九）负责采购异议或投诉受理。组织或牵头对接上级行政监督部门对有关采购业务的异议和投诉事项进行调查处理。（十）协同采购部实施采购信息系统的管理。明确系统开发及支撑需求，组织系统应用推广，开展系统信息统计分析。（十一）牵头组织审核全年度采购预算编制，按月管理各单位采购预算执行情况，无采购预算不采购，同时根据公司总体预算情况组织动态调整。第八条采购实施部门是指根据采购规章制度和专业规范开展具体采购操作实施工作的部门，其主要职责包括：（-）负责采购需求管理。组织需求部门提出未来一定时期内的采购需求计划，接应具体项目或业务相关的采购

8、需求申请，向需求部门反馈采购实施进展情况，并对需求的计划和执行进行跟踪评价。（二）承担采购准备工作。根据需求提前组织供应分场分析、采购策略研究、资格预审和采购方案讨论等。在重大项目采购需求发起前深度介入项目前期相关工作，提前启动采购准备工作。（三）负责提出采购方案建议。根据需求计划或申请,提出相应的采购方式及适用依据、采购评审及供应商选择的规则和标准、采购评审委员会的组成方式、采购进度安排等请示。（四）负责组织采购实施。根据审定的采购方案组织采购文件的编制与发出，以及采购招标、比选、谈判、询价等活动的开展。（五）负责提出采购结果建议。根据评标、评选、谈判、询价等总结报告，提出成交供应商及采购价

9、格等请示。（六）负责签订采购合同。根据审定的采购结果，组织采购合同或框架协议的草拟、签署和分发。若采购合同签订部门与采购实施部门不一致，采购实施部门要督促采购合同签订部门按照相关法律法规规定时限，完成合同签订工作。（七）履行采购合同。根据企业内控管理规定开展或配合合同权利义务的执行，包括订单签订、验收、付款申请等。（A）配合采购管理。根据采购归口管理部门要求，参与评标专家履职评议、采购检测、供应商考察及供应商评价等相关工作。（九）负责归档采购实施文档资料。及时收集整理采购实施过程各类文件资料，并按照要求进行归档。（十）接受监督检查。按照规定办理采购备案手续，根据行政监督部门和采购归口管理部门的

10、要求接受监督检查、处理采购异议和投诉。（对照采购管理办法）第三章采购周期笫九条采购总时限是指采购实施部门从收到有效采购需求开始，至完成合同签订之间的一段时间。其中采购核心周期指的是从采购需求归档到采购结果归档的时间，不同采购方式的采购核心周期不同，具体如下：（一）公开招标（资格后审）采购核心周期65天。（二）公开比选或公开询价采购核心周期45天。（三）其他采购方式采购核心周期40天。以上所有采购方式的采购结果归档至合同归档时间为30天。异常情况或特殊情况下需适当追加时限。需求部门须预留不少于以上采购周期（时限），提交完整、规范的采购需求至采购实施部门。第四章需求计划与需求预测第十条有效采购需求

11、明确的采购内容及相应的采购预算、技术规范书、软件开发或技术服务的工作量审核结果、采购建议等。对于单一来源采购，需求部门还须提供单一来源专家论证、定向采购建议单（采购建议单与定向采购建议单见附件）。采购需求须使用集团下发采购需求模板提报。第十一条项目年度采购需求计划是对全年采购项目的总体需求进行预测。项目季度采购需求计划是指对季度内的项目采购需求进行预测。公司执行需求计划申报制度,提高采购工作效率。（一）需求部门结合年度预算，经需求归口部门审核同意后，制定年度采购需求计划（计划周期为1个顺延年），并将年度采购需求计划在提交采购实施部门，在需求计划中须注明需求单位、项目名称、费用列支方式及估算金额

12、、要求完成时间及联系人方式等，同时须将年度内同类采购内容合并提交，对各采购项目合理规划进度。（二）采购实施部门对需求部门提交的项目年度需求计划进行收集、汇总和整合，并制定项目年度采购计划。根据年度采购计划，采购实施部门定期组织各需求部门对下一季度项目采购需求进行修正。（三）采购实施部门按照年度集中采购计划做好需求的提前收集并及时上报，同时按年度编制集中采购计划（含集团集采和集采），明确集采货物、服务或工程的名称、集采组织方式、集采批次、集采进度安排等。第十二条集中采购需求预测，由采购实施部门根据集中采购计划下发需求预测表，需求部门负责根据业务发展情况科学合理地预测一定采购周期内的需求数量，由采

13、购实施部门与需求归口管理部门共同对需求报送情况进行审定。第五章需求提交第十三条需求部门应按照采购计划在预期完成时间前（需满足采购核心周期要求）向采购实施部门提交有效项目需求，如有特殊原因按以下规则处理。（一）由于特殊原因项目采购需求发生实质性取消的，需求部门应提供理由并正式通知采购实施部门。（二）由于特殊原因发生的未在采购计划中的临时紧急项目需按照一事一报的方式提交紧急采购申请并说明理由，并给采购实施部门预留必要的采购实施时间。（三）针对重大项目，需求部门、需求归口部门、采购实施部门提前建立工作团队，启动项目采购工作。第十四条针对集团集中采购需求，采购实施部门在收到集团公司需求上报文件后2个工

14、作日内向需求部门征求需求,各需求部门收到需求收集通知后，进行采购周期内的需求预测，按照集团征集需求上报要求完成上报。针对级集中采购需求，由采购实施部门向需求部门征集需求并组织成立采购小组编制采购方案，并经审批同意后组织采购实施。第十五条需求部门在提交采购需求时应充分考虑采购实施周期、合同审批及签订、产品生产、到货及付款等相关时间要求。对于未经必要审批而先行执行或未在需求计划内的采购需求，采购实施部门应在2个工作日内退回。对于未在需求计划内但属于审批流程完整但未预留必要采购实施时间的紧急采购需求，采购实施部门与需求部门建立应急机制，立即开始采购程序，在采购规范的时间内（非需求约定时间）履行采购。

15、第六章需求确认与需求执行第十六条需求部门、需求归口管理部门在正式提交采购需求前应与采购实施部门充分沟通，采购实施部门应及时进行专业审核，确保采购需求提交的准确性和及时性。第十七条采购实施部门对采购需求主要审核以下内容:项目采购依据是否充分，预算是否落实，预算结构是否合理,提供的资料是否完整；（-）拟采购项目是否存在未经审批先执行情况；（二）项目规模需求是否明确；（三）技术标准需求是否全面、准确、可操作；（四）采购需求是否包含考核、淘汰机制；（五）采购需求审批是否符合规定；（六）其他需要审核的情况。第十八条采购实施部门收到采购需求后，判断为无效采购需求的，应及时与需求部门反馈，要求需求部门重新提

16、交,并明确具体的欠缺材料内容，避免出现多次交替。第十九条集中采购需求按照“谁使用，谁负责”的原则,分公司需求部门为集中采购规模的第一责任人，集中采购的规模经分公司分管领导审核后提交至分公司采购实施部门，分公司采购分管领导同意后提交公司采购实施部门，公司采购实施部门汇总需求，与公司需求归口管理部门共同审核必要性、合理性、规范性后，上报集团或实施采购。第二十条集采结果执行过程中，确因技术演进，业务策略变化，建设方向调整，特殊规格型号、技术、品质要求等原因导致集采数量、规格型号等发生变化的，各需求部门应向采购实施部门提交新的需求申请。第二十一条采购实施部门应主动对达到预警值的集采产品进行全范围需求收集并按相关规定进行份额调整，采购实施部门在收到部分需求部门发起的需求调整时，应协同需求归口管