公司档案管理制度.docx

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1、公司档案管理制度1、总则1.1、目的有效管理公司内部文件及档案资料，做到规范统一、有效控制，达到信息资料可追溯性、可延伸性。1.2、适用范围适用于公司内部所有文件、资料及表单、记录文件和档案的管理。1.3、管理机构1.3. 1、文书结案后，原稿由公司运营管理中心负责收集整理。1.3.2、 各经办部门或个人视实际需要，经有关领导批准后可留存复印本。1.3.3、 运营管理中心主要职责：1.3.4、 制定或参与制定文件档案工作的规章制度；1.3.5、 对公司其他部门文件材料的归档工作，进行指导和监督；1.3.6、 做好公司文件档案的收集、整理、保管和利用工作；1.3.7、 做好永久性档案向有关档案机

2、构的移交工作；1.3.8、 提高文件档案管理的水平和技术，逐步实现档案管理现代化、科学化。2、文件档案类型2.1、法规性文件。包括上级颁发、需公司执行的，或由公司发行的各种标准、规章制度等。2.2、公司的重大决议。包括由公司例会、公司专题会等及其相关行政会议等形成的文件和会议材料、会议记录等。2.3、 计划性文件。包括公司总体计划或规划、开发计划、项目质量计划、营销计划、财务计划等。2.4、 总结性文件。包括公司年度和月度工作总结、下属部门的年度和月度工作总结、单项性工作总结、调查报告等。2.5、 批示性文件。包括公司各类计划指标、技术指标、营销指标等。以及公司各类命令、工作指示等。2.6、

3、凭证性文书材料。包括公司各部门上报的、在日常活动中形成的原始记录和凭证，如财产状况、房屋销售、合同书、协议书、授权文件等的原始记录和文本。2.7、 证件性文书资料。包括法人营业执照、土地许可证、开发资质证、施工许可证、规划许可证、公司专利、公司和产品获得各类荣誉牌匾和证书、达标证书和证明等。2.8、 汇报性文书资料。包括公司上报各级主管部门的文件资料和相关统计表,以及公司领导在外部公共场合发言、汇报或发布的各类文书资料。2.9、 劳资人力资源资料。包括公司下属各部门的人力资源任命、人力资源调整、人力资源管理、人才引进和培训、员工工资审核记录等相关资料。1.1、 10、声像制品资料。包括公司及下

4、属各部门在其经营活动或政治、文件娱乐活动中，以及在外学习、考察时或外部门提供的，以声像形式记录下来的各种资料，如照片资料、录音资料、录像资料、影片资料等。2.11、 题赠性资料。包括上级领导和外协友好部门或个人提供的题词、书画、工艺制品等。2.12、 技术性资料。包括各类工程图纸、竣工资料、项目申报资料等。3、文件的编写管理流程3.1、 文件的起草、编制各类文件的草案由相关需要部门起草、编制。3.2、 文件的审批3.3、 2、1.文件的审核由总经理或授权的相当职位的人员负责，做到文件内容简练、准确、完整、统一，并可请预期的使用者对文件的可使用性进行评定。最后经总经理对文件进行审批。3.4、 2

5、.技术文件落实技术责任制，由设计、核对、审核、工艺、标准化和审定等责任人签字，由总经理批准。3.5、 由行政人事部负责统一编号、印制、下发。3.6、 发放3.7、 1.各种文件应由总经理批准签发。3.8、 2.按发放范围发放文件。文件领用人在文件发放登记表上签名领取注有分发号的文件。当需使用文件的人员未领到文件时，不得随意借用他人的文件复印，应填写文件领用申请表，经总经理批准，到文件管理部门办理领用手续。3.9、 3.当文件破损严重，影响使用时，应到文件管理部门办理更换手续，交回破损文件，补发新文件。新文件的发放号仍沿用原文件分发号。运营专员应申请将破损文件销毁。3.10、 件的更改3.11、

6、 1.文件的更改由文件使用部门提出，主管领导协调，授权主管机构编制。处理更改时，采用与编制时同样的评审和批准过程。3.12、 .文件更改的审批应由原审批人进行，当原审批人不在职时，可由接替其岗位的人员审批。3.13、 件换版和作废3.14、 文件经多次修改而污损不能使用时，或文件需进行大幅度修改时，应做换版处理，原版次文件作废，换发新版本。1.6、 2.作废的文件由文件管理员按文件发放登记表收回并记录，作废文件加盖“作废”印章，经总经理批准后进行定期销毁。如需作资料保留，应经总经理批准，并加盖“保留”印章，方可留用。4. 文件的管理4、 1、文件拟制审批后，原版文件交由文件管理员存档，并列入文

7、件登记表中。5、 2、需借阅文件、资料的人员，需填写借阅申请单，经部门经理或者总经理批准方可借阅。借出的文件由文件管理员在文件借阅表上登记。借阅者应在一周内归还，确需延长，应办理续借手续。重要机密的技术资料应由总经理批准后方可借阅。5. 文件的保管5.1、 存放条件：文件的存放地必须保证防火、防风、雨、防潮，有效地保障文件及资料的完好性。5. 2、存放方式：文件可以以卷宗、纸张、光盘、U盘等各种形式保存，必要时可以双份归档或安全复制备份。5.1、 文件的保存地点及职责凡公司所有各级重要文件（需存档或备案的）应统一存放于档案柜，由运营专员或者相关部门归口保管。5.2、 文件的保存期限各类文件的保

8、存期限以文件归档清单的规定为准。5.3、 文件的归档文件归档前须附文件清单，所有存档的文件、图纸必须有明确的编号。5.4、 人员离职时，应整理好手头文件及图纸，统一归还运营管理中心，下一人员到任时由部门经理代领。5.5、 文件的发放与回收5.6、 任何文件发放时标明发放编号；5.7、 更改的文件发放时，应立即收回原文件，并填写文件收回登记表，进行留用或作废或销毁等处理。6. 档案管理6.1、 行政人事部为档案管理室，办公室设专职档案员，档案员应履行职责，做至J:保存有帐、发放登记、借阅审批、月底盘点；6. 2、档案员将月底盘点的电子档报表及时更新，将更新后的电子档发至总经理、人事负责人各一份；

9、6.3、 各部门向内、外所发通知、函件、文件等必须交一份至档案管理员签收保存，同时将电子档传给档案员统一保管；6.4、 所有人员均应配合档案员的工作，严格执行档案管理制度，任何人不得干扰档案员的工作；6.5、 每月各职员对电脑内的文档进行整理、分类，方便查找，保存的所有文件必须具有有效性和时效性，对过期的重复的文件、资料进行整理；6.6、 文件档案编号示例：RDSY-YYZX-01-A/0-XXXX,其中：(1)、RDSY一企业标准代码(荣电实业)(2)、YYZX一部门代码(运营管理中心YYZX；营销中心YXZX；生产制造中心ZZZX,财务中心CWZX)(3)、01文件编号(01-99)(4)A版本编号(A-Z)(5)、/0一修改标识(/0未修改；/1修改过1次)(6)、XXXX颁布年份文件归档登记表文件名称文件编号文件总页数归档编号归档存放处保密等级保管期限说明：归档时间送交人接收人修改变更记录象修改日期更改单号送交人接收人存档变更记录表2受控文件清单文件编号文件名称发行日期最新版号发放部门旧版收回记录归档案卷目录卷宗号：目录号：部门:案卷顺序号立卷类目号案卷标题起止日期卷内张数保管期限备注类号案号内容备注（机密）文件保管备查簿类别：No.归档日期原文件编号内容摘要经办部门111.预定保存期限份数注副本影本