检测的原始记录基本要求和模板.docx

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1、检测的原始记录基本要求和模为了保证检测结果的准确性、公正性，从检测操作程序、检 测原始记录到检测报告的出具，每个环节都要进行严格管理 和控制。检测原始记录是检测的重要记录凭证，是出具检测 报告的依据。检测报告的质量往往受检测原始记录真实性、 完善性和准确性的影响，因此要保证检测原始记录的规范、 准确。为此，应做好以下几方面的工作。检验检测原始记录的基本要求(1)原始性要求原始记录应体现检测过程的原始性。观察结果和数据应在产生的 当时就予以记录，不得事后回忆、另行整理记录、誉抄或无关修 正，但后续可根据需求再实施具体的计算步骤。(2)可操作要求制定原始记录文件时，应充分考虑记录的可操作性。通过使

2、用规 范的语言文字、检测依据的规范描述语句、简单易用、尺寸合适 的数据表格、给每个检测数据留出足够的填写空间等，可保证原 始记录的可操作性。应依据检测项目特点，按照检测流程顺序或 标准条款顺序安排各检测项目在原始记录中的位置顺序，提升原 始记录的可操作性。原始记录的数据必须是真实的，数据的表达应真实无误的反映测 量仪器的输出，包括数值、有效位数、单位，必要时还需要记录 测量仪器的误差。记录必须在检测全过程按操作程序步骤及时记 录，不许事后补记或眷抄更改。备份电子形式储存的记录应防止 未经授权的侵人或修改。(4)有效性要求实验室应确保使用的原始记录格式为有效的受控版本。(5)溯源性要求原始记录中

3、应完整记录检测中各种方法条件，包含足够充分的信 息，包括但不限于测试环境信息、测试条件、使用仪器、仪器设 置、每项试验测试日期和人员、审查数据结果的日期和负责人等， 以便在可能时识别不确定度的影响因素，并确保该检测在尽可能 接近原条件的情况下能够重复。整改后合格的试验项目，记录中 仍须保留原不合格的原始数据以及整改的方法。(6)完整性要求原始记录的内容是检测报告的重要来源。为了方便检测报告的生 成，原始记录内容应完整地体现检测依据、检测项目、检测方法、 检测数据和必要的过程数据。如何设计检测原始记录检测原始记录文件应为受控文件，一般设计为表格的形式，以便 于检测人员（包括抽样、采样人员）在每次

4、检测过程中都能准确 无误地填写这些基本要素。检测原始记录文件所涵盖的内容应包括任务编号或样品编号、检 测项目/参数、所依据的标准、检测样品（产品）及其相关信息、 抽（采）样过程信息、检测及相关人员信息、检测环境条件信息、 检测仪器设备信息、检测时间等，以及检测过程产生的抽样计划、 采样计划及定位、样品制备、标准液配制、结果数据计算公式及 导出过程、图谱、图像、标准曲线等记录信息，并清楚标识与出 具报告的对应关系、总页码、当前页码等，以保证检测结果的可 追溯性。（1）任务信息编号。原始记录文件中应注明每项检测任务的编号，它是方便 实验室内部管理的编号，应具有唯一性。例如:任务编号、记录 编号、项

5、目编号、申请编号、报告编号等。当检测任务需要出具 报告时，如果原始记录使用的任务编号与最终报告编号不一致， 则记录中应补充报告编号，且报告编号应与原始记录编号有唯一 性对应关系。检测标准（方法）。原始记录文件中应明确写明检测依据的标准名称和 版本号。检测依据可以是现行标准、客户指定的标准（非现行标准、企 业标准等）、客户自定的测试方法等。当客户对检测的特殊要求与标准 相偏离时，应在检测依据栏或原始记录的相关位置进行描述。检测项目/参数。当检测项目是检测依据的全部内容时，检测项目可 不必全部列出，写明全部项目或全部参数既可。如果检测项目是检 测依据的部分内容时，应在原始记录中明确本次检测涉及的项

6、目条款号 或名称。（2）样品信息样品信息包括样品名称、型号规格、样品数量、样品编号；适用 时还可包括样品送检单位、样品初始状态、样品附属件等。样品名称。检测样品的名称应是客户委托任务书指定的名称， 或是检验检测机构检查样品后并同客户沟通协调后确定的、可正 确描述样品的名称。型号规格。记录中样品的型号应是实际检测样品的型号，该 型号应包含在客户委托任务书的型号中。记录中应写明与检测项 目相关的产品规格信息。样品数量、样品编号。样品数量要与样品编号相对应。样品编 号应具有唯一性，以方便实验室内部样品流转和存储管理。样品初始状态。当样品的初始状态可能会影响后续的检测或判 定，并在试验开始前对样品的初

7、始状态进行调整的，应在原始记 录中记录样品的初始状态以及对样品做出的调整。（3）检测环境条件信息检测时的环境温度和湿度。环境温（湿）度对检测项目有影响 时，应记录检测时的环境温度和温度，该数值应是真实和有效的。 当环境温度和湿度与检测标准（方法）中的规定环境温度和湿度 不吻合时应停止检测，直至达到检测标准（方法）中规定的环境温 度和湿度。记录检测时的环境信息也关系到原始记录的可追溯性。 如果日后检测报告/数据需要复查，应在相同的环境条件下开展 复查检测。其他环境信息。当其他环境条件（如大气压、海拔条件、气体 含量、气流等）对检测项目有影响时，记录中应写明这些环境条 件。（4）相关人员信息包括抽

8、（采）样人员、检测人员、审核人员的签字或等效标识， 以及适用时其他相关人员（如解释和说明人员）的签字或等效标 识。抽（采）样人员、检测人员和审核人员的签名要确保经本人 确认，由本人负责。检测日期检测日期可以是某一天、某一个检测周期、一天内的某一段时间。 应根据检测项目的特点，定义检测日期的表达形式。应防止在检 测日期上刻意模糊时间段。应真实记录检测时的日期。针对不同 检测项目在不同日期进行的情况，应分别记录测试日期。(6)数据结果记录数据结果记录的位置可以是下划线、空格、方框或表格等形式。 数据结果记录应出现在原始记录的适当位置，并与检测标准(方 法)的描述文字相协调。数据结果记录应包括所有检

9、测过程产生 的数值及导出过程、图谱、图像、标准曲线等记录信息。(7)数据判定或结果描述数据判定的方式可以是,yP F Pass wFaiIwH /n/a 一 合格 不合格 不适用”等清晰无歧义的 描述，并且应在记录的显著位置描述本记录中对数据判定方式的 约定。结果描述应按照标准规定或与客户约定的方式进行客观全面的 描述。(8)检测仪器信息包括检测仪器的名称如型号、厂家(适用时)、受控编号和校准 周期(或校准有效期截止日期)。(9)场地信息场地信息是实施检测项目的场地位置的描述。全部检测项目在实 验室自有场地进行时，可简单描述为本实验室，如实验室有 多场所，也应明确具体的检测场所信息。全部或部分

10、检测项目在分包实验室场地或委托方实验室场地进 行时，应在原始记录的适当位置进行记录，例如在检测项目旁注 明该场地的名称。使用检测原始记录的要求和归档(1)使用法定计量单位。如米的符号应为m非M”，千 克的符号应为kg而非Kg，千瓦的符号应为kW 而非KW等。(2)更改。原始记录的内容和信息不得随意删减或增加，确实存 在错误需要更改时，不可擦涂掉，而应采用杜改的形式，保持原 有数据和内容清晰、可辨识，将正确的内容写在旁边，并由修改 者签名或采取等效标识予以识别。关键数字更改要说明原因，原始记录由记录者本人修改，他人无权更改。对电子存储的记录也应采取同等措施，以避免原始数据的丢失或未经授权的改动。检测原始记录的归档管理。检测结束后的原始记录，一般以 样品编码为唯一性标识，按归档要求将其与检验报告副本、委 托书、抽样单（如果有）、任务派出单等装订成册，并按报告编 号依序存放，方便查阅。原始记录的存放处应满足防潮、防腐的 要求，以保证档案保存期限内不被损坏。原始记录一般保存期不 少于6年。涉及仲裁检验、重大索赔、理赔案件及司法诉讼的原 始记录应保存至结案止。