文件管理控制程序.docx

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1、1 .目的对公司文件和资料进行控制，确保相关部门及时得到并使用有效的版本。2 .耀合用于与质量/环境管理体系有关的文件和资料。3 .权责3.1 体系优化课：建立与维护文件控制程序。负责公司文件与资料的编号（如需要）、发放、回收、管理及监 控工作，并对各部电子文件的受控进行监督。3.2 各部文员：本部门所用文件和资料的管理，电子文件的打印控制。3.3 MIS :负责电子文件访问权限的设定，电子文件的定期备份。3.4 管理者代表：负责文件受控的监督,质量/环境手册的审核、程叙文件和作业指导书的批准。3.5 总经理：批准质量/环境手册。4 .定义4.1 按性质体系文件可分为：4.1.1 质量/环境方

2、针：总经理正式发布的质量/环境的宗旨和方向。4.1.2 质量/环境目标：在质量/环境方面所追求的目的。4.1.3 质量/环境手册：阐明本组织质量/环境方针与目标,说明本质量/环境体系如何满足ISC）相关标准要求，是质量/环境体系的纲领性文件。4.1.4 程叙文件：描述部门之间的接口，规定何人、于何时、在什么地方做什么事，是质量所境手册的支持性文件。4.1.5 业指导书（用于指导编制生产作业指导书/生产作业的文件）、检验规范、工艺文件和图纸【包括零件图纸（电子、结构、包装等）、装配图（产品装配W页序图、工艺流程图）等等】、产品/部（零）件规格【描述产品/部（零）件特性、性能指针的文件】等：具体说

3、明如何做，是质 量/环境手册件呈叙文件的支持性文件。4.1.6 记录：用以记载、采集、传递资讯、控制作业流程或者证明作业符合要求。4.2 按储存媒介的不同可分为：4.2.1 电子文件：是指以电子为存储媒介的文件（EIeCtrOniC File, or Soft copy）o4.2.2 纸介文件：是指以纸张为存储媒介的文件（PaPer copy, Hard Copy）o4.3 按来源途径的不同可分为：4.3.1 外来文件：与质量/环境体系或者产品相关的国际、国家、行业标准、法律法规，客户提供的设计图纸、技 术数据、工艺文件、客户要求、出货释放报告、产品检验标准，供货商提供的图样、样品检测报告、部

4、 品书等。注：客户、供货商或者其它第三方公司提供的EMAlL也是外来文件的一种。4.3.2 内部文件：公司自己建立、编制的文件。但普通不标识成内部文件。4.4 作废文件：被永久性废除或者因版本变更而失效的已经发布的文件。4.5 暂时文件：在特定下使用，在规定之时间段内靓，超出时间段（48小时）则视为自动失效的文件；4.6 一阶、二阶文件禁止手改，在特定情况下，三阶、四阶文件手改后应获得文件批准人的签名才 能作为暂时文件使用，修改后48小时均视为无效）。5 .作业内容5.1 文件编写格式5.1.1 文件章节次编号的格式：L （主目录）1. 1 （次目录）1.1.1 （次次目录）（1）（2）（3）

5、5.1.2 文件的页次格式为：页次/总页数。5.1.3 版次的格式为：版本号/修订数。一个版本号内最多允许修订四次，超出四次后，需变更版本号（即A/4后应变更为B/0 )l依此类推。对于生产作业指导书因文件内容全部重新修订或者文件内容大幅度修改，此 两种特殊情况,可重新从A/0编起。5.1.4 文件字体的格式：(1)页首：字型：SimSUn字号：12号版本：简体版。(2)内容：字型：SimSUn字号：11号行距：1.5倍版本：简体版。5.1.5 文件编号：(1)作业指导书文件编号： - - (工程部产品作业指导书不需编号)(2)表单编号：RD - - 丁 T*版次流水号(001-999 )文件

6、性质(3)工艺图纸编号：W-O- - 图纸类别说明：S表示原理图，P表示底板图，M表示结构图，E表示装配图T表示模具图（4）国际、国内标准、法律法规：W -T 流水号（。1为9 ）文件性质（5）技术资料：WT - 流水号（OOOOOOI-9999999）文件性质图纸：）0（, XXXXf XXX, XXX.说明：1 .父:客户代码，（数字代码,本公司代码：06 ;另代码：09保留备用）。2 . XXXX:第一个两位代码纹：机型代码，曲字代码,通用机型代码：00）；第二个两位代 码/：机型版本代码，徵字代码，通用机型代码：00）。3 .经图纸类SU，（数字代码：OOO-999）。4 . XXX

7、:该类别图纸流水号，（数字代码：000-999）。注：代码编码规则由作业指导书另行规定。图纸编号各编码单元之间需要有空格隔开。（7）程序（软件）：XXXX X XX说明：1. XXXX:机型代码，（数字代码,通用机型代码：00）。2. X :版本号，（数字代码,1.2.3）。3. . XX :流水号，（数字代码，00-99）o注：代码编码规则由作业指导书另行规定。程序（软件）各编码单元之间不可有空格隔开。（8）产品/部（零）件规格：SXXX说明：1.S :产品御（零）件规格代码。2.XXX :产品/部（零）件规格，（数字代码，000-999）o（9）新机型信息由业务课提供。当有新机型时，业务课

8、需通知项目课，由业务课按照机型编码顺序给新机 型编码,并更新机型代码表，发布通知到各部门使用。（10） QA可靠性测试计划：QA-RTP- XXXX- XX说明：1 .RTP :可靠性测试缩写2 .XXXX :腱名称。6 .XX:流水号，徵字代码，001-999）o（10）软件测试报告：QA-IOP/FRW-XX说明：1.IOP :是兼容性测试，针对市场上的各种手机的兼容性；FRW针对产品本身的软件测试2.XX:流水号，（数字代码，01-99）o5.1.6文件格式其它要求（1）文件建立目的、范围、权责、定义、修订/废止记录、历史/履历。(2)文件需要注明作者姓名、职位(需要、有规定时)、部门，

9、编写日期。(3 )文件发行时的状态(StatUS :及版本号，例如A0)o(4)对外文件需有公司名称或者公司Logo (例如：Concord Electronic(Hui Zhou)CO.LTD.)o(5 )内部管理程序封面生效日期与修订日期只允许相差3-5天，既生效日期比修订日期晚 3-5 天。5.3文件的发放53.1书面文件的发放/回收(1)审批后之文件由体系优化课登录于文件管制总览表上,按规定的文件发放范围发放。(2)文控员于每页加盖红色受控章后发放(文件原件不需盖受控印章，存于文控处)至相关部门，接收文件部门在原文件背面印章栏上签收(包括收件人姓名、收件日期)。(3)除原件作为知识经验

10、保留存放于文控处，正面盖红色作废保留印章，予以标识，并隔离放置。其余旧版文件予以及时销毁。作废文件之保存期限最长为一年。(4)文件如有缺页、破损、字迹含糊或者非人为原因遗失等现象，应填写文件I卜发申请单经部门主管及管理者代表批准后向体系优化课申请补发。(5)补发文件时，文件接收部门需在原文件背面印章栏上签收、注明以做接收确认。(6)文控应及时、准确地制定识别文件现行状态的文件管制总览表，保证其最新版本及所持有的有效份数。(7)对于客户/供货商要求提供的受控文件或者部门需增补发放的文件需填写受控文件申请表 经部门主管及管理者代表批准后向文控申请发放。(8)文件新版本发放时，应同时将旧版本回收并记

11、录，已执行完毕的CR或者已得到市场部确认的EOL机型数据要及时回收，如需保存,要做好标识管理。5.3.2电子文件的发放：(1)各部门将需受控发放的电子文件存盘路径等相关信息以邮件形式通知体系优化课。文件一般要求保存时采用电子文件格式。其它体系的电子文件保存/发放由体系优化课规定。(2 )体系优化课收到通知后，将储存在该目录下的文件受控到N : /MOdeI的相关机型下,并发布受控电子文件的信息。(3)体系优化课通过邮件发出电子文件新增或者变更信息到相关部门。各部门根据体系优化课发布的路径访问最新版本的文件。5.4 电子文件发放的具体执行按电子文件发放及控制指引中规定执行。5.5 文件修订/废止

12、5.5.1 文件需修订时，和前面之编写文件流程相同；单独窗体修订时，需经部门主管和体系优化课确认。5.5.2 文件或者表单废止时，废止部门需通过邮件或者电话等形式知会体系优化课，以便体系优化课采取相 应的废止动作。5.5.3 有特殊情况，需要在原文件上（如：机型作业指导书）直接作修改时，必须由直接负责人签名认 可，并在一周内将文件更新重新发放。5.5.4 电子文件修订/废止时，以邮件形式通知体系优化课。体系优化课需收回旧版文件，并记录于原文件 背面印章栏上。5.6 文件管理要求5.6.1 各使用部门不得私自影印受控文件，不得于文件上书写任何文字或者任意涂改。如有必要，则依5.3.2执行。5.6

13、.2 所有发布的电子文件均为工厂受控文件，如有打印需要，须到部门文件管制员处登记于电子文件 打印记录表上，以确保为最新版本。5.6.3 司内部人员因工作上需要查阅文控中心之文件时，须经体系优化课人员允许。外部人员需经经 理级以上允许。5.6.4 体系优化课定期将更新后的文件管制总览表电子文件分发至各部进行核对,并将核对的结果 提交体系优化课处理。机型、版本、发放部门等,转化成内部文件经审批后交体系优化课受控发放，同时体系优化 课将文件登记或者更新于夕味文件管制总览表；对于客户的相关机型资料，R&D部认证资 料、证书、产品相关法雷去规等，由相关部门登记或者更新于外来文件管制总览表（存于部 门内）

14、中。5.6.7 各部文件需按机型进行管制。同一机型之相关文件（BoM、CR、底板图、原理图、包装资料、 包装清单、技术资料等）需存放于同一资料夹进行归档管理。定单和机型作业指导书各部可 根据实际运作进行管理。每一机型资料夹之最前面，需有清单管制。5.6.8 暂时文件由编写部门直接盖暂时文件”章发放。5.6.9 各部门文件管制员需妥善管理各自部门所接受的受控文件，对文件在使用过程中浮现的故意损坏文件或者文件丢失等，将追究直接责任人的责任，对找不到直接责任人的将追究文件管 制员的责任。5. 6.10所有的纸介文件和电子文件（除CR、BOM.生产定单、机型作业指导书、软件测试报告及无 需增加封面的文件外）均需附加封面,产品体系文件使用文件控制封面,品质体系文件使 用13程文傩寸面。1.6 光盘的管理1.6.1 所有工作刻录的光盘需统一由体系优化课管理，文控员收到光盘时先编号，再记录到光盘记 录一览表中。1.7 本作业程序所产生之记录资料，除非另行规定,则依记录管理程序作业。6 .相关文件6.1 记录管理程序6.2 纠正与预防措施控制程序6.3 软件控制作此引6.4 电子文件发放及控制指引6.5 外来文伟制程/?7 .表单7.1 文件管制总览表7.2 文件控制封面7.3 文佛卜发申请单7.4 受控文件申请表7.5 电子文件J丁印记录表7.6 内部管理程序封面8 .附录8.1 印章格式