高校基建工程档案管理办法[全].docx

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1、高校基建工程档案管理办法北京交通大学基本建设项目档案管理办法（2019年修订）第一章总则第一条为了提高我校基本建设项目档案的质量和管理水平，充分发挥档案在基本建谢口管理工作中的作用，依据国家、教育部有关规定和北京交通大学档案管理办法，特制定本办法。第二条学校基本建设项目档案（以下简称基建档案）是指在基本建设项目从提出、论证、决策、报批、规划、设计、施工、竣工到运行维修的全过程中形成的，具有保存价值、参考价值和凭证作用的文字、图纸、图表、声像、电子文档等形式与载体的文件材料。第三条基建档案是学校基本建设项目的真实记录和历史凭证，是扩建、改建、使用、维修、抗震加固等工作的重要依据，是学校档案的重要

2、组成部分。基建档案必须实行集中统一管理。第四条基建档案的形成、积累和归档是基本建设项目管理工作的重要环节，应作为参与基本建设项目全过程管理人员的职责内容。基建档案管理的参与人员应及时做好有关资料的收集整理工作，确保与项目进程同步，保证基建档案的完整性、准确性和系统性。第二章归档范围和内容第五条基建档案的归档资料主要包括基建项目全过程中各参与方形成的批准文件、可行性研究报告、报批和规划批复文件、勘探文件、设计文件、跟踪审计文件、工程管理文件、各类招投标文件、监理文件、施工文件、竣工文件等。第六条基建管理部门管理过程中形成的归档资料主要包括：（一）立项批复及相关文件：1 ,校内立项申请及各种论证会

3、议研究纪要；2 .项目建议书（立项请示）及批准文件；3 .建设项目可行性研究报告及批准文件；4 .环境影响评价（环境预测）等调查论证报告及批准文件；5 其他各项批准文件；6 .校园总体规划、设计总平面图；水、电、气管道分布图、网络基础设施分布图；7 .设计基础材料，包括设计任务书、计划任务书、工程地质、水文地质、勘察设计、勘察报告、重要土岩样说明；地形、地貌控制点建筑物、构筑物和重要设备及安装的测量定位、观测记录；水文、气象、地震等其他设计基础材料及野外作业数据，水务、气象、节能、规划选址等其它设计基础材料；8征用土地批准文件，房屋征收、补偿协议书，租赁文件，环保、消防、卫生等资料，水、电、气

4、、暖供应协议书；9 .初步设计文件及审批文件；10 .施工图设计文件及审批文件；11 .设计变更文件及批准文件；12 .设计中重大技术问题来往文件、会议纪要；13 .上级有关指示。（二）资格预审及招标文件（含工程量清单、控制价或标底）、评标报告及其过程资料。（三）资审及投标文件。（四）中标通知书及合同，包括招标代理合同、勘察及设计合同、监理合同、施工总承包合同、建设单位的专业发包合同、材料设备采购合同以及相关过程资料。（五）工程变更联系单和签证资料。（六）建设单位办理的前期手续资料，包括项目规划条件、用地规划许可证、人防审查意见、消防审查意见、园林审查意见、防雷审查意见、项目钉桩放线成果、专项

5、咨询意见、各种规费缴纳底单、建设工程规划许可证、施工许可证、质量监督注册、施工图审查意见书及合格书。（七）建设单位专业工程发包、材料设备采购等资格预审及招标文件、评标报告及其过程资料、资审及投标文件。（八）建设单位认质、认价纪要及过程资料。（九）开、竣工报告及竣工验收证书，包括施工总承包单位及分包单位、勘察单位、设计单位、监理单位的总结报告，建设单位竣工验收报告、质量监督单位验收证明等。（十）人防专项验收合格书、消防专项验收合格书、电梯及空调等设备专项验收书、节能专项验收合格书、网络基础设施专项验收合格书、实体检测合格书、室内环境检测合格书、环境评价验收合格书、规划验收合格书、防雷检测合格书、

6、沉降观测报告等；相关验收资料、整改意见、专项检测报告；竣工图；工程备案资料。（十一）工程审计资料及审计报告。（十二）学校往来文件。包括学校关于项目建设有关文件、宣传报道材料、安全工作文件、领导讲话、会议纪要、大事记等。第七条监理单位在项目实施过程中形成的归档资料主要包括：（一）营业执照、监理单位资质（复印件）及监理工程师名单。（二）监理规划、监理月报。（三）工地例会会议记录。（四）监理来往文件、会议记录、纪要等。（五）工程质量控制文件，含质量控制措施、规定及往来文件；材料试验、检测资料等。（六）质量评估报告。（七）主持基础、主体、装饰、初步验收过程资料及验收报告（含纸质、图片、电子材料）。（八

7、）其他工程实施过程中形成的一系列文件资料。第八条施工单位在项目实施过程中形成的归档资料主要包括：（一）营业执照、单位资质（复印件），参与施工管理人员名单及特殊岗位上岗证书。（二）材料、设备进场使用报验手续，材料、设备检验检测报告。（三）分部、分项工程验收记录及隐蔽工程验收记录等质量控制资料。（四）总进度计划表、月进度计划表。（五）安全和功能检测资料。（六）质量控制文件、质量验收记录。（七）竣工报告。包括工程竣工申请报告、竣工整改意见、四方验收单等。（八）质量评审资料、质量监督部门关于工程质量鉴定书、质量监督部门对工程质量的检查材料、工程质量评分表等。（九）全部竣工图纸。（十）工程获奖材料、城市

8、档案馆竣工材料移交合格书。（十一）室外附属工程的相关质保材料及竣工验收、竣工图、结算等材料。第三章归档要求及程序第九条基建档案的归档资料应确保覆盖基本建设项目的全过程、全参与方，确保图物相符、数据可靠、手续完备。第十条基建档案归档资料的集中收集整理主要分为四个节点：项目启动至取得施工许可证;项目开工至竣工验收合格;工程量核实、结算、审计工作完成呆修期。归档资料的移交、接收应做好清点、签字等书面交接手续，并做好档案目录清单。第十一条归档资料提交前，各参建单位应认真检查文件材料的编号是否统一，与所反应的对象是否一致，能否揭示其性质与特征；提交的文件材料要求字迹工整、图像清晰，签字完备。第十二条竣工

9、图编制要符合规范，归档要求主要包括：（一）竣工图应完整、准确、清晰、规范、修改到位，能全面、准确反映竣工的全部施工实际造型和特征，原则上应包含项目总平面图和综合管线竣工图。（二）施工图没有变动的，由施工单位在施工图上加盖竣工图章并完备签字作为竣工图。设计变更及洽商变化较大的、不宜在原施工图上直接修改和补充的，应另绘修改图，加盖竣工图章。（三）竣工图应由施工单位逐张加盖竣工图章。竣工图章中的内容要填写齐全、清楚，不得代签。（四）竣工图按地基与基础、主体结构、建筑装饰装修、建筑屋面、建筑给排水及采暖、建筑电气、智能建筑、通风与空调、电梯专业分别组卷。（五）竣工图的电子文件要同时归档。第十三条归档资

10、料原则上应是原件，没有原件的需加盖公章并注明原件存放单位或地点。如果报告、请示后无批复，经办人应注明办理情况，以备日后考查。第十四条基本建设项目的项目负责人或甲方代表为基建档案归档的主要责任人，应根据归档范围要求，及时收集和整理归档资料，系统组卷，编写归档情况说明，待项目验收通过后，按归档要求向档案馆移交，并办理好移交手续。第四章归档组卷方法第十五条基建档案应系统组卷，卷内文件排列顺序：正件在前，附件在后；印件在前，原稿在后；批复在前，请示在后。图纸按图的类别序号排列（即：地质图、初步设计图、建筑施工图、结构施工图、水工图、电工图、气管图、网络图、更改图、其他）。第十六条基建档案材料采用卷皮、

11、卷盒（袋）方式保管。蓝图大于卷盒的，以手风琴式折叠成四号图纸的规格，不装订。第十七条卷内文件材料，无论单面或双面只要有书写文字，均作为一页编写页号,每卷页号均从1开始,页号位置在非装订线T则的下角。在每件文件材料的右上方加盖有单位名称，档号、件号的戳记章，并逐一填写。第十八条归档应填写卷内目录、备考表，注明保管期限。应草拟案卷封面各栏目，经档案部门审查后填写案卷封面。应填写归档说明，交基建与规划处分管副处长审查后，放至卷内目录后。第五章基建档案的管理和利用第十九条基建档案由学校档案馆统一管理,分类编号、编目、排架、保管维护。第二十条基建档案保管期限分为永久、长期、短期，由基建管理部门确定。第二

12、十一条基建与规划处和档案馆应定期对基建档案进行检查、鉴定，以重新确定档案的保管期限、调整密级以及销毁等事项。第二十二条基本建设项目在后期使用中发生改建、扩建、维修、抗震加固等变更情况时，经基建与规划处同意，工程实施单位应在实施后及时将变更资料归入原项目基建档案中。第二十三条基建档案主要供本校利用，如外单位需查阅，须经档案馆和分管基建的负责人批准。第二十四条档案馆应建立多种检索工具和参考资料，编制并公布基建档案目录，积极开发基建档案信息资料，为基建工作服务，为保护我校产权和处理基建工作中的各种权益问题提供凭证。第二十五条基建档案只有一套的，一般不借出。如确需借出，必须严格登记手续，并按规定时间归

13、还。造成基建档案丢失的，将由当事人承担该卷档案材料重新制作的全部费用。第六章附则第二十六条本办法由基建与规划处负责解释。第二十七条本办法自学校印发之日起施行。原学校关于印发北京交通大学档案管理办法的通知（校发200937号）中附件4北京交通大学基建档案管理实施细则同时废止。厦门大学基建处建设项目工程档案管理办法（试行）第一章总则第一条为了加强和规范建设项目工程档案管理，提高工程档案的利用率，更好地为教学、科研和基建管理工作服务。根据中华人民共和国档案法，国家档案局、国家计委联合颁布的基本建设项目档案资料管理暂行规定，国家教委发布的普通高等学校档案管理办法等法律、法规、规章，结合厦门市城建档案管

14、理的有关规定和基建处工作实际，制定本办法。第二条基建工程档案是重要的工程技术资料，是工程项目建设情况的历史凭证，是工程项目建成投入使用后，管理、维修、改建、扩建的依据。第三条移交厦门市城建档案馆、学校档案馆和物业管理部门的工程档案根据厦门市城建档案馆、学校档案馆和物业管理部门的要求进行整理并办理移交手续，基建处内部的工程档案管理适用本办法。第二章管理体制第四条基建工程档案工作接受厦门市城建档案馆和学校档案馆的业务指导，实行统一领导、两级管理、部门立卷的管理体制，由工程档案资料管理员专门负责管理工程档案资料。第五条基建工程档案工作是基建管理工作的重要组成部分，纳入基建管理工作计划和工作业绩考核内

15、容。基建处指定1名副处长分管档案工作，协调各职能科室（综合计划科、施工管理科、造价组）负责人按本办法的规定和分工做好所在科室归档材料的收集、整理等有关工作。综合计划科设专人作为工程档案资料管理员。第六条工程档案资料管理员的职责是：（一）贯彻执行国家档案法规和学校档案工作管理办法，努力学习档案工作专业知识，忠于职守，认真做好工程档案管理工作。（二）严格按本办法规定，认真落实工程档案的收集、整理、立卷、保管、利用等方面的工作。（三）负责或协助有关单位向城建档案馆、学校档案馆移交工程档案资料，并做好基建处档案资料的归档工作。（四）负责基建处档案和工程资料的保管、安全、保密和提供利用。（五）定期检查档案装具及案卷的保管情况邛方止虫蛀、鼠咬和霉变情况发生，发现问题及时整改。（六）参加与档案管理相关的各种检查、评匕货口业务培训工作。第七条工程档案管理按项目分阶段进行，各项目工程应在竣工验收之日起3个月内向厦门市城建档案馆、学校档案馆和物业管理部门移交档案资料，同时应做好基建处的工程档案资料归档工作，归档之前由各职能科室负责收集、管理,归档后由工程档案资料管理员负责整理、管理。第三章档案分类及内容第八条根据基建处的科室设置和工作安排，将基建工程档案分为基建手续、招标管理、合同管理、竣工资料、竣工图纸、结算资料、图纸电子文件等七部分。基建