文件材料立卷归档管理办法XX.docx

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1、文件材料立卷归档管理办法XX交办发(2010)382交通运输厅第一章总则第一条为规范公路建设项目文件材料立卷归档工作，保证项目档案质量，更好地为公路建设事业服务，根据科学技术档案工作条例、科学技术档案案卷构成的通常要求(GB/T11822-2008).国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范(DA/T28-2002)、公路建设监督管理办法、交通档案管理办法等有关规定，制定本办法。第二条本办法适用于新建、改建与扩建公路建设项目文件材料立卷归档管理工作。第三条本办法所称公路建设项目文件材料，是指自项目立项审批(核准)至竣工验收全过程产生的，反映项目质量、进度、费用与安全管理基本情况，对建成后工程

2、管理、保护、改建与扩建具有储存、查考利用价值的各类形式与载体的历史记录。本办法所称公路建设项目档案，是指按照项目档案组卷要求,经系统整理并归档的公路建设项目文件材料。第二章公路建设项目文件材料立卷归档工作组织与职责第四条各级交通运输主管部门根据统一领导、分级负责的原则，依法对所辖区域内公路建设项目文件材料立卷归档工作进行管理，同时同意公路建设项目所在地上级及同级档案行政管理部门的监督与指导。第五条公路建设项目档案工作实行项目法人负责制。项目法人单位负责做好本单位形成的公路建设项目文件材料的收集、整理与归档工作，承担各参建单位项目文件材料收集归档工作的组织、协调与监督、指导等管理职责；将项目文件

3、材料立卷归档工作纳入工程建设管理程序、纳入招投标制，与工程建设同步收集、同步整理、同步归档，保证项目文件材料收集、立卷、归档的及时、准确、完整、系统与安全。第六条项目竣工文件材料立卷归档工作应纳入工程合同管理，纳入监理工作内容，按照“谁形成谁负责”的原则，由文件材料的形成单位或者部门负责，不得委托他人。项目监理单位应负责对施工单位竣工文件材料形成、收集与整理归档工作进行监督、检查，在交工验收前向项目法人单位提交项目档案质量审核意见。第七条各参建单位应配备具有有关工程专业知识、能够习惯项目文件材料立卷归档工作需要的专职档案管理人员，并保持其稳固性；明确本单位有关岗位与人员项目文件材料收集归档的职

4、责与要求；按规定做好项目文件材料的立卷归档与移交工作。第三章公路建设项目文件材料的收集第八条公路建设项目文件材料具体收集范围按照交通运输部关于印发公路工程竣交工验收办法实施细则的通知(交公路发(2010)65号)中附件2公路工程项目文件归档范围的规定执行。已经实行计算机辅助项目管理的，电子文件须与纸质文件同步归档；在与设计单位签订合同时，应对电子版设计文件归档提出明确要求；如无条件形成电子文件的，对利用率高的竣工文件,可采取图像扫描或者缩微方式，进行档案复制。第九条公路建设项目各阶段文件收集归档责任分工按照本办法附件1公路建设项目文件材料收集归档单位执行。第十条各有关单位应按照收集归档责任分工

5、，建立健全项目文件材料收集归档制度与预立卷制度，按照公路建设项目建设程序的不一致阶段文件材料产生的自然过程，分别做好预立卷工作。第十一条收集归档的项目文件材料应为原件。其中，项目立项审批等文件，原件储存在项目主管单位的，项目法人可将复印件归档储存；供货商提供的原材料及产品质量保证文件为复印件的，须在复印件上加盖销售单位印章并注明原件存放处后归档储存；热敏纸传真件，需复印储存。复印件应清晰。第十二条收集归档的项目文件材料应能全面、准确地反映工程建设的实际过程。勘察及测量基础资料、施工记录须是现场原始记录，如需清稿，须将原始记录与清稿后的记录文件一并归档储存；表单填写内容规范，产生及使用部位标注清

6、晰，有关签署手续完备，且为有关责任人亲笔签名。第十三条项目文件材料应书写工整，字迹、线条清晰，修改规范；纸张优良，规格基本统一，小于A4纸规格的出厂证明、材质合格证等应粘贴在A4纸上；书写材料应符合耐久性要求。第十四条数码照片应刻录在不可擦写光盘上储存，同时还须冲印出6英寸纸质照片与说明一并整理归档；照片档案的整理应符合国家档案局照片档案管理规范(GB/T11821-2002)要求。第十五条电子文件及纸质文件数字化的形成与储存应符合国家档案局电子文件归档与管理规范(GB/T18994-2002)、CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求(GB“17678.1-1999)与纸质档案数字化技术规

7、范(DA/T31-2005)的要求。第十六条竣工图编制要求(一)竣工图由施工单位负责编制。编制完成的竣工图应由编制单位逐张加盖竣工图章并签署，经监理审核签字认可；如项目法人指定由设计单位编制或者施工单位委托设计单位编制的，应明确施工单位与监理单位的审核及签字认可责任。(一)竣工图应能全面、准确、清晰地反映项目竣工时的实际情况。竣工图编制说明应能充分表达已完工项目的建设过程与完工时的实际情况，包含要紧建设内容、完成工程量、执行的规范标准、要紧施工方案、使用的新技术新工艺新材料、特殊问题的处理、施工图的版本、变更情况与修改完善情况、完工时间等。(三)通常性变更及符合杠改或者划改要求的，可在原施工图

8、上修改，要注明修改根据，并加盖竣工图章作为竣工图；凡结构、工艺、平面布置等重大变更及图面变更面积超过10%的，须重新绘制竣工图；重新绘制竣工图的图签如能全面反映施工与监理单位签署情况的，可不另加盖竣工图章。重绘竣工图纸在原施工图号前加“竣”字。(四)同一构筑物、建筑物重复使用的标准图、通用图可不编入竣工图中，但应在图纸目录中列出图号，指明该图所在位置并在编制说明中注明；不一致构筑物、建筑物应分别编制。第四章公路建设项目文件材料的整理第十七条公路建设项目文件材料归档移交前，由文件材料形成单位，在项目文件材料预立卷的基础上，按照文件材料的自然形成过程并保持其内在有机联系，进行系统化整理组卷，要做到

9、分类科学，便于保管与利用。合同段未完成项目档案整理的，项目法人单位不得组织交工验收。（一）立项审批阶段文件材料根据审批事项内在联系分别整理组卷。（二）勘察设计阶段文件材料按照设计的不一致阶段与专业分别整理组卷。（三）招投标及合同文件材料按照招投标工作程序与合同内容分别整理组卷。（四）工程准备阶段文件材料按照审批事项及有关手续办理过程分别整理组卷。（五）工程管理文件材料按照问题结合时间分别整理组卷。（六）变更文件以合同段为单位，按照变更文件编号依次汇总整理组卷，并编制设计变更与修改后的竣工图档号参照一览表（见附件2设计变更文件与竣工图档号参照一览表）。（七）计量支付报表与附件、计划进度报表按照合

10、同段结合时间分别整理组卷。（八）施工日志按照合同段结合时间集中整理组卷。（九）施工文件材料：1 .原材料质量保证文件、配合比设计文件属单位（分部、分项）工程专用的，按单位（分部、分项）工程，分别集中整理组卷。除此之外，能够合同段为单位分别集中整理组卷。2 .施工原始文件，包含就工序施工质量操纵问题印发的整改指令性文件及有关整改报告等，均应按照分项（分部、单位）工程，结合施工工序，归入相应部分分别整理组卷。3 .竣工图按照专业、图号分别整理组卷。（十）监理文件：1.监理管理文件以监理合同段为单位，按照根据性文件、合同管理文件、工程质量操纵文件、安全管理文件、计划进度操纵文件、费用操纵文件等分别整

11、理组卷。4 .平行试验及独立抽检的文件材料按照单位工程分别整理组卷。5 .旁站监理记录按施工合同段整理组卷。6 .监理日志按照监理机构与形成时间整理组卷。（十一）工程试运行及竣工验收工作文件材料按照检测观测记录及报告、缺陷整改情况、各专项验收与竣工验收工作内容分别整理组卷。第十八条卷内文件材料系统化排列：（一）立项审批文件按照批复、请示、有关审查及专家评审文件材料的顺序依次排列。（二）设计审批文件按照批复、请示、有关审查及专家评审文件材料的顺序依次排列。（三）工程准备阶段文件材料按照审批及有关手续办理程序依次进行排列。（四）项目法人及监理就质量操纵、计划进度操纵、费用操纵及安全管理等问题普发的

12、文件材料，按照文件材料所反映问题的有机联系，结合重要程度依次进行排列。（五）施工文件材料：1 .原材料质量保证文件按照原材料类别依次进行排列。2 .变更文件按照变更文件的文号顺序依次进行排列。3 .各单位、分部、分项工程质量评定表及汇总文件按照汇总及各单位、分部、分项工程评定工作程序依次进行排列。4 .按照分项（分部、单位）工程分别整理组卷的文件材料，依照分项（分部、单位）工程施工进程，结合施工工序顺序依次进行排列。5 .合同段交工验收文件按照交工验收证书、交工验收报告、质量监督机构出具的交工验收质量检测意见、各项工程总结依次进行排列。6 .竣工图按照专业结合图号依次进行排列。7 .设备安装及

13、调试文件按照根据性、设备开箱验收、设备安装及调试、设备运行保护、随机文件等顺序依次进行排列。（六）监理文件：1.监理管理文件按照文件材料所反映问题的有机联系，结合重要程度依次进行排列。8 .旁站监理记录与平行试验及独立抽检文件材料按照单位、分部、分项工程依次进行排列。9 .监理日志按照监理机构与日志形成时间依次进行排列。（七）计量支付文件与附件及计划进度报表以合同段为单位,按时间依次进行排列。（八）试运行及竣工验收工作文件材料按照检测观测记录、车辆通行情况、缺陷整改落实情况及各专项验收与竣工验收工作程序依次进行排列。第十九条经系统化排列的卷内文件材料，双面书写的文件材料，在其正面右下角、背面左

14、下角，单面书写的文件材料，在其正面右下角，用阿拉伯数字逐页编写页号。已装订成册的文件材料，如自成一卷的，不需重新编写页号，如与其他文件材料构成一卷的，该册文件材料排列在其他文件材料之后，并将其作为一份文件编写册号，不需重新编写页号。第二十条案卷由案卷卷盒、内封面、卷内目录、卷内文件材料及备考表（封底）构成，其格式均应符合科学技术档案案卷构成的通常要求（GB/T11822-2008）。第二十一条卷盒正面及卷脊可只填写案卷的档号与立卷单位。（卷盒内装有若干卷案卷的，卷盒正面及卷脊应填写盒内案卷的起止档号。）第二十二条内封面由下列内容构成：案卷题名、立卷单位、起止日期、保管期限、密级及档号。案卷题名

15、应能准确反映本案卷的基本内容，包含公路建设项目名称、起讫里程、分项（分部、单位）工程名称及文件材料名称。立卷单位指案卷的组卷单位或者部门。起止日期指本案卷内文件形成的最早与最晚的时间一年、月、日（年度应填写四位数字）。保管期限填写划定的保管期限。保管期限分为永久、30年、10年三种。应根据项目的实际情况、项目文件材料的特性及利用价值，分别确定案卷的保管期限。密级根据国家及交通运输部有关保密规定确定并填写。第二十三条卷内目录由下列项目构成：（一）序号，按照文件排列顺序，用阿拉伯数字从1起依次标注。（二）文件编号，填写文件材料的原始编号或者图号。（三）责任者，填写文件材料的形成单位或者要紧形成单位。属原材料报验与工序报验文件，责任者应填写施工单位与监理单位。（四）文件题名，填写卷内文件材料标题的全称，没有标题或者标题不能说明文件材料内容的，应自拟标题，并加符号。案卷内每份独立成件及单独办理报验与批准手续形成的文件材料，均应逐件填写文件标题。（五）日期，填写文件材料形成最终日期。（六）页次，填写每份文件材料首页上标注的页号，最后一份文件标注起止页号；属已装订成册的文件材料，在卷内文件目录页次栏中填写册数，并在备注栏中注明累计总页数。（七）备注，填写需注明的情况。卷内目录需纸质目录及电子目录各一份。第二十四条备考表中须注明本案卷组卷情况及本案卷包含文件份数；说明复印件归档原因与原件存放