企业法务信息化建设中遇到的6个关键问题.docx

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1、企业法务信息化建设中遇到的6个关键问题编者按结合我国企业目前法务信息化现状看，虽然法务信息化建设对于企业的经营发展具有至关重要的作用，但种种问题目前仍在制约我国企业法务信息化的发展。据调查显示，现有法务管理信息系统存在的主要问题包括系统之间共享关联不足、合同履行监控薄弱、纠纷案件风险预警功能不足、欠缺大数据/云计算/人工智能等先进功能、法务管理职能规范化/标准化/流程化程度不高、系统运行不稳定/用户体验差等。从法务信息化建设角度，剖析这些问题出现的深层次原因，可以归纳为如下几个方面。1对信息化的价值和作用缺乏正确认识公司整体的信息化管理环境制约单个业务信息系统的建设和发展,特别是在企业高层由于

2、传统惯性思维影响，对信息化的价值和作用认识不够正确和充分，不愿意主动采用先进的信息化管理手段的情况下，要想加强企业法务信息化系统的建设，将是一件非常困难的事情。譬如有的企业的领导人员，简单地把信息化建设等同于人、计算机网络硬件、系统平台、数据库平台等要素的组合,认为信息化系统仅仅发挥数据收集、传输和存储作用，把信息化系统当成一种工具，把系统建设当成单纯的软件开发，且认为系统建设很复杂，耗费成本又高，因此主动开展信息化建设的积极性不高。上述调研问卷结果所示，相当多的公司法务管理人员认为公司高层对法务管理信息化重视度不够。人的观念是开展法务信息化工作的首要制约因素，尤其是公司领导层的观念转换，直接

3、决定了法务信息化发展的方向。如何转变公司管理层的观念,使公司管理层充分认识法务管理在公司全面风险管控中的重要地位，以及开展法务信息化系统建设的价值和作用，是公司法务管理人员必需思考和回答的首要问题。2缺乏法务信息化项目建设的整体规划信息化建设前缺乏对法务信息化建设项目的整体规划是影响系统建设成效的一个关键问题,特别是对于包含多个下属机构、实施多层级管理的大型企业而言。一般来讲，企业法务信息化规划包括选择建设路径、建设方式及制定建设方案。对如何选择建设路径、建设方式和建设方案（建设方案包括法务管理顶层设计、管控模式、覆盖范围、实施路径等）存疑，没有清晰思考和规划，企业法务信息化建设必然如盲人摸象

4、,思路混乱，进退失据，举措失当。第一、建设路径的选择:包括横向路径选择,针对各法务管理模块，选择都上？部分上？谁先上？也包括纵向路径选择，如集团公司会涉及信息化系统覆盖范围，覆盖部分？还是整体？全集团？还是部分机构？如果集中化建设如何兼顾共性和个性？等。第二、建设方式的选择：确定根据哪些决策要素，选择自建模式、委托建设模式或购买标准化产品模式。自建怎么建、谁来建？委托建设怎么招选开发商？IT团队与咨询团队如何分工？购买标准化软件选择哪家供应商？等。第三、建设方案的制定:包括明确法务管理的顶层设计、管控模式、覆盖范围；拟定信息化实施路径，总体规划、分步实施；推动公司管理层决策执行方案和资源投入等

5、。3缺乏系统化建设思维缺乏系统化建设思维是制约系统建设成效的另一项关键问题，主要表现包括：1、企业法务信息化与法务管理制度流程相脱节突出表现在未对企业法务管理制度规范体系进行系统梳理，未贯彻落实企业的法务工作思路和管理模式。信息化实施的困难，主要还在管理问题上。有的企业日常法务管理一回事，系统建设一回事,系统操作与业务管理“两张皮”，出现管控失灵的现象。譬如有的企业规定某一类合同必须使用公司制定的合同范本进行起草,但系统建设未固化合同范本的管理功能,导致无法对合同范本使用情况进行有效的管控；有的企业管理制度规定加强合同的全过程管理，但系统仅支持合同起草、审批、签署及归档等功能,不支持合同履行、

6、合同变动等功能。实际上,信息化不仅是计算机等信息技术的应用，更多少是对企业流程的重组，对制度和流程的固化和无差别执行,应该是“三分靠技术，七分靠管理”。通俗地讲，信息化建设仍然是按照人的意志去执行的，没有贯彻企业先进的管理思路和理念，最终形成的信息平台作用也非常有限。法务信息化系统是企业日常法务工作的平台和载体，因此必须以业务管理为基础，全面固化业务管理制度和流程，才能实现对业务管理的全面有效支撑。2、缺乏全过程管控思维，导致系统功能架构不完善有的企业把信息系统的功能定位为信息填报、在线审批和统计查询,未统筹考虑系统功能需求，未充分发挥信息化的管控效果。上述调查结果显示，合同管理系统建设存在的

7、最为突出的问题是合同履行监控功能薄弱，不少企业的合同管理系统缺少合同履行管理模块。在传统线下纸质管理模式下，由于缺乏有效的手段对大量合同的履行情况进行监控，导致合同履行争议和纠纷未能有效处理，成为合同管理中的薄弱环节。而在信息化管理模式下，可以通过开发合同履行监控功能，要求经办人员制订合同履行计划、及时填报合同履行情况并反馈履行异常信息等，实现对合同履行情况的动态监控和异常处理，有效防范合同履行风险。3、法务系统与其他业务系统之间以及法务系统之间信息共享和业务协同不足突出表现在未系统考虑公司全面风险管控的需求，导致法务信息化系统之间、法务信息化系统与外围系统之间缺乏互联互通，成为“信息孤岛”，

8、是制约企业法务信息化效能发挥的一个“瓶颈”。譬如有的大中型企业和企业集团，在机构设置和业务流程方面比较复杂，企业法务部门与其他部门间为了各自利益，不愿及时提供相关信息,或者仅提供少量信息应付，人为制造“信息孤岛或信息鸿沟”，造成法务系统与其他系统之间条块分割、难以无缝衔接，导致数据重复多次的输入及格式转换,数据信息交流的一致性无法保证，既影响了企业全面风险关联管控的落实，也使得法务信息化系统的效能大打折扣。此外，法务信息化系统之间缺乏信息共享也影响了法律风险管控的效果，以案件管理系统建设为例，普遍存在的一个问题是，未实现案件管理系统与合同管理系统、法律风险管理系统、合规管理系统的关联，调查问卷

9、显示存在此问题的企业占比高达56.4%o信息共享和业务协同,是信息化应用水平的重要标志,也是提高集中管控能力的重要基础。信息资源只有实现共享,才能发挥它应有的价值,否则就是很大的浪费。4缺乏规范化的项目管理法务信息化建设项目普遍存在着项目投资大、建设周期长、建设难度大等问题，如果缺乏系统规范的全过程项目管理,必然会出现建设进度迟延、建设成本增加等不良后果,影响系统建设的顺利开展。一个信息化项目大致包含项目准备、项目启动、需求和方案设计、系统配置与测试、数据准备与用户培训、系统上线和项目验收七个主要阶段。成功的项目实施是一个复杂的系统工程，为最大程度降低项目风险，必须科学借鉴项目管理方法论，形成

10、管理规范和标准，严格控制项目范围、进度、成本和质量,实行项目经理负责制,提高项目实施效率，以此来保证稳定的项目交付和服务能力。否则,项目实施缺乏科学管理方式,未形成PDCA闭环管理，包括“重实施，轻应用”等，必将极大影响企业法务信息化进程及信息化效果。5重视信息化建设、疏于维护管理调查结果显示，系统运行不稳定、用户体验差也是当前法务信息化系统使用中存在的一个突出问题。企业信息化建设是一个动态的过程,必须根据企业运作状况随时加以维护与更新。而有的企业缺乏现代的信息化观念,追求一劳永逸,在构建系统时没有建立全面、系统的维护与管理制度，导致出现系统运行不稳定等问题，而无法有效发挥信息化对企业运营管理

11、的支撑和促进作用。对此，建议企业不仅关注系统的建设过程，还应当关注系统开发上线之后的运维过程，譬如应加强日常安全运维，确保系统运行的稳定性，同时还应该结合业务发展需要不断对系统功能进行更新迭代，确保系统的扩展性和可用性。6缺乏先进信息科技的应用意识当前，法律与科技的结合已经成为不可阻挡的潮流，在传统司法领域和法律服务领域引发巨大变革。但在企业法务管理领域，诸如大数据、云计算和人工智能等先进科技尚未引起足够的重视,大部分企业的法务信息化建设仍处于较低的科技水平。对此，为应对未来法律科技带来的冲击和影响，建议企业在进行法务信息化系统建设过程中，培养大数据、云计算及人工智能等科技思维，提升信息化系统建设的先进性和前瞻性，促进企业法务信息化向智能化方向发展。可考虑关注的智能模块建设方向，包括通过大数据技术提升企业法务大数据的分析与预测价值,通过人工智能技术实现合同审核化与法律咨询的智能化等。