公司的文件资料与记录控制要求全.docx

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1、公司的文件资料与记录控制要求目的：对管理体系有关的文件进行控制，确保各有关场所使用文件的版本是最新且有效的。对记录的管理，客观、真实、准确地反映公司的管理体系的有效运行,为产品的可追溯性以及采取改进、纠正和预防措施提供依据。适用于与公司管理体系有关的文件（包括对内和对外）的控制；包括所有书面及电子形式的文件与记录。文件和记录编制的职责分配文控中心负责所有受控文件的发放、回收、销毁及原稿的保存；记录/表格的样式及版本控制。各部门负责相关文件和记录的编制和使用保管。文控中心负责所有受控文件的电子文档的发放、回收、维护及备份。记录的填写人员，对所记录的每一个数据文字负责。文件控制要求新文件的编号：手

2、册、程序文件、三阶指导文件，由文件编制者从文控员处取得文件的编号。文件的编写：手册、程序文件由体系工程师编写，指导文件（三阶）由相关需要的部门自己编写。文件刊头、刊尾、封面的编写格式要统一，由文控中心负责提供样式。文件的审批：手册由管理者代表审核，总经理批准；程序文件由主导部门的经理审核，管理者代表批准；指导文件由制定的部门主管或经理审核，管理者代表批准。文件的发放：受控文件原稿在提交给文控中心前，送交人应对文件进行以下确认：a、是否进行有效的审批；b、标题、文件编号、版本、页数、分发清单是否完整；c、如有不完整的情况时，退回编写人进行修改。送交人将书面文件和电子档一同提交文控中心，文控员将收

3、到的文件原稿作好编目登记归档。本公司文件采用纸质文件与电子文件并行的方式进行文件发放。纸质文件的发放根据书面文件分发一览表进行发放，其它一般通过电子邮件发送至相关人员的电脑终端并在公司内部局域网上发布电子文件。电子文件只依网络服务器：受控文件电子档的文件为准，其他部门和个人计算机中复制的电子文件均为非受控版本，不得在体系运行中使用，只能作为参考学习文件类型来参考使用。相关部门、人员可根据工作需要纸质书面文件，填写文件领用申请表，经部门经理审核、管理者代表确认后，申请纸质书面文件。文控员根据要求份数进行复印，在复印文件上加盖受控文件印章。文控员把纸质书面文件分发给各部门文员，并要求文件领用人在受

4、控文件分发回收记录上签收。各部门文员收到文件后，根据需要分发到使用人手中。受控文件的书面原稿存放在文控中心指定位置保存，电子文件原档保存在电脑硬盘中并定期备份。当需使用文件的人员未领到书面文件时,不得借用其他人的文件复印，应填写文件领用申请表，经部门负责人及文控中心负责人批准后,到文控中心力,理领用手续。本公司任何人不得使用加盖受控文件印章的复印件（受控文件字样一般为黑色），一经发现，由文控中心收回，并依规定进行经济处罚。当文件使用人将书面文件丢失后，应填写文件领用申请表申请补发，且在文件领用申请表中对丢失原因及责任人确定（责任人依公司行政等相关规定追究其责任），经部门负责人确认及文控中心负责

5、人批准后，文控员在补发书面文件时应予以新的文件分发编号，必要时将作废文件的分发编号通知各部门，防止误用。文件的更改手册及程序文件的更改由相关部门或管理者代表认为有需要时，体系工程师实施更改。指导文件及表单由负责制定的部门实施更改。文件更改时，应在封面更改提示栏说明更改内容，审核及批准原权限执行。更改后的纸质书面文件及电子文档交文控中心，文控员按原程序执行发行。文件的换版文件经多次更改（修改状态从O到9,如A/0修订为A/1,依此类推）或文件需要进行大幅度修改时应进行换版（如A/0换版时为B/0,依此类推），原版次文件作废。文件的作废作废的书面文件由文控员按受控文件分发回收记录收回并记录，电子受

6、控文件由文控员将公司局域网上发布的旧版受控文件撤回。作废书面文件原稿加盖红色作废文件印章后保存于文控中心，不作销毁。其他作废书面文件由文控员盖作废文件章后统一销毁或再生利用文件背面。作废的电子受控文件由文控员在公司局域网上撤下，保存该份电子文件原稿，以备相关部门人员参考用。（注：保留之作废文件的权限仅限于文控中心，相关人员查询需至文控中心经文控员同意方可查阅）文件的管理文控中心对于纸质书面文件与电子受控文件的制定、发行、作废同时进行。确保网络系统中受控文件电子档内的文件为最新有效版本。文件应有序的存放以便于存取和查阅，文控中心定期对电子文件原稿进行备份，以防电脑网络故障时能保留原始文件。电脑管

7、理人员建立计算机管理清单，并建立查询制度，对公司计算机进行保养工作，计算机必须安装杀毒软件并定期进行查毒和杀毒。网上用户的设置由电脑管理人员统一配置安排，任何人不得擅自改动。服务器中的重要文件要在半年内或服务器储存空间接近临界容量时，由电脑管理人员进行备份，并进行分类保管。不得在受控文件上乱涂乱画，不得私自外借，确保文件的清晰、整洁和完好。本公司运作方式及相关的产品的法律、法规及标准变更时，应及时更改相应文件。文件的评审每年管理评审前或根据需要适时对使用中的文件进行适宜地评审，评审时填写文件评审表，必要时予以修订。记录控制要求记录的分类、范围凡管理体系中的记录、报告、检验和验证数据等，均属记录

8、的范围。对需要控制的记录，可分为下列两种类型：1）与管理体系运行有关的记录，例如有：内部审核、管理评审、订单评审、合格供应商评定、纠正和预防措施、培训及考核等记录。2）与产品有关的记录，例如有：检验记录、不合格处置等记录。记录的形式可以是表格、图表、报告等,也可以以电子文件形式存在，但电子形式的记录不得与记录总清单上格式、编号相违背。 记录样式的编制和审批：各部门不可随便编制记录样式，编制记录样式时，应按文件编号、代码规定的要求给记录样式唯一的编号。 新编制的记录样式按原权限要求进行审批。 记录样式的发放与更改文控中心将所有记录、表单编制在记录总清单中。记录样式的更改，需按原权限的要求进行审批

9、。记录样式更改时，应给予新的版号。更改后的记录样式按要求发放，同时收回旧样式。 记录的管理填写要求：记录的字迹清晰、真实，并按要求正确填写，且不应随便涂改。如有错误，应用划线的方式进行更正，并签名，必要时注明日期。电子形式的记录应用常规字体记录，修改时应在原记录上备注更改内容、更改人及日期等信息，便于追溯。收集、归档1）管理活动的开展均伴随有记录的产生，每一项活动结束后，该项活动的负责人应将该项记录整理完整后交予相关部门审批。各部门由相关人员负责收集记录。2）各部门根据各部门的实际情况在相应记录的相应位置填写此记录的N。号，便于查寻、收集和归档即可。3）各部门负责记录管理的人员，根据需要复制规

10、定份数分发至有关部门。4）分发时应要求收件人在原件背后签字（必要时）。原件则进行分类、装订后归档。电子记录文档则根据需要进行分发，通过复印、电邮等方式，原文件可以打印后分类归档装订，或保存在电脑硬盘中，负责保管人则建立目录并定期备份到公司服务器中，防止电子记录损坏或遗失。查阅、借阅1）已归档的记录，借阅时应填写文件借阅登记表。2 ）经相关部门负责人同意，可查阅其记录。3 ）所有记录的原件一律不借给本公司以外的单位/人员（第三方或第二方有要求时，经部门主管同意后提供）。记录的标识、贮存和保护1）记录按类别装订成册（至少一年装订一次），做好名称、部门、时间标识、保存在适当的档案柜中使用查阅，并注意做好防虫鼠、防潮等工作以防止记录的损坏、变质和丢失。2）采用电子文件的记录，保管人应定期将记录分类标识，便于查询，并定期备份到公司服务器中，由电脑部管理人员负责网络服务器的安全、保密等工作。记录的保存期：记录的保存期按记录总清单中的保存期规定执行。记录的处理：已超过保管期或无考查价值的记录，可剔除处理。记录的处理方式为销毁（内部再利用记录的背面时，原记录应标记作废字样）。需销毁的记录，由其文件管理人员填写文件销毁申请单，经部门负责人审批后，文件管理员负责销毁。