政府大楼物业资料管理流程.docx

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1、政府大楼物业资料管理流程一物业资料管理流程：一收集：工程技术、维修、改造资料：证件、装修审批表：历次管理活动书面、音像记录二整理分类：产权资料、技术资料；管理规章及内部管理制度；历次管理工作资料、记录；财务帐表及分布方案；三归档：按国家示范住宅校区标准及评分细则及1S09001（2008版）质量体系标准建立双档制。四利用：按权限取用，领取时登记，使用后立即归还。二档案分类管理：一开发建设单位移交档案资料：1 产权资料：项目批准文件、用地批准文件、建筑执照、拆迁资料2 技术资料：XX市委市政府机关大楼规划图、建筑施工图、竣工图、总平面图、单体建筑、结构、设备竣工图、消防、附属工程及地下管网竣工图

2、、地质勘测报告、工程合同、开、竣工报告、工程预决算、图纸会审记录、工程设计变更通知及技术核定单（包括质量事故处理记录）、隐蔽工程验收签证、沉降观察记录、竣工验收证明书、钢材、水泥等主要材料的质量保证书、新材料、构配件的鉴定合格证书、水电、卫生器具等设备的检验合格证书、砂浆、混凝土试块试压报告、供水试压报告。3物业资料：XX市委市政府机关大楼基本资料、XX市委市政府机关大楼分项资料。二管理处自建档案资料：1日常管理资料：环境管理记录、日常巡查记录、垃圾清运记录、消杀记录、噪音检测记录、保安管理记录、日常巡查记录、交接班记录、值班记录、物资搬运放行记录、紧急事件处理记录、车辆进出记录、夜间查岗记录

3、。2 办公楼内停车位车辆档案：车辆详细资料、车位使用协议。3 设备管理档案：公用设施保养维修记录、机电设备保养维修及运行记录、设备分承包方维修保养记录、设备设施巡视检查记录、设备台帐。意见调查、统计记录：访问记录、投诉及处理记录等。5员工管理档案：员工个人详细资料、员工培训考核记录、员工业绩考核记录、员工内务管理检查记录等。培训档案：培训计划及实施记录、培训考核及跟查记录、军事训练及消防演习记录。行政文件：政府部门文件、公司规章制度、通知、通报等文件、公司荣誉资料等。三档案资料收、发管理程序：公司重要资料（如开发建设单位提供的资料）接收必须经过管理处主任或其指定负责人验收，完善交接手续后方能分

4、卷归档。二日常管理文件按照公司制定的文件管理程序进行发放及接收，并分卷归档。四档案资料管理要求：采用多种形式的文档储存方式，如：电脑磁盘、光碟、录像带、录音带、胶卷、照片、图表等，并采用相适应的保管、储存方法。二尽可能把其它形式的档案资料转化为电子档案储存，便于查找和利用。三电脑文件必须由专人按照规定设置子目录进行分类管理，并定期按相关管理流程清除过期失效文件。四原始文件按照文件使用性质及重要性进行分类，并编制相应的文件目录。当文件状况有所变动时，应及时调整目录的有关内容，以保证查阅者及时找到有效的文件。五 档案的鉴定必须由管理处指定人员负责，对档案是否有效、作废、复印份数以及保存期限、保存数

5、量等做出决定，未经授权人士无权决定。六 档案按不同业务性质分块，以内容分类，统一编号，登记造册，编辑目录，分类保存。七档案保管必须有专人负责，以达到文档管理要求,必须做到档案标识清晰,分类明确，易查找；档案出室必须由授权人员经过登记后方可借出，文件借阅者需妥善保管所借文件，不得涂改、撕毁等，否则追究相关责任；档案入室时必须经过检查，如有轻微破损应立即修补，损坏严重需追究借阅人员的责任。档案管理人员应定期检查档案借阅情况，以便及时收回在外文件，防止因管理疏忽所导致的文件丢失和泄密。八档案保管环境要求达到防火、防潮、防变质等，配置有效的灭火器材和防潮物品及设施，档案管理人员需及时进行检查和清理，保

6、证文档保管条件符合管理处文档管理要求。第五节物业管理人员培训一、新员工上岗培训：根据物业管理思想，为打造物业管理精品，拟对新员工上岗培训工作做以下安排：1、员工上岗培训期15天为有薪培训。2、培训内容包括：物业管理概述，办公楼物业管理流程，现代物业管理服务理念，投诉、应急工作处理程序，军事化训练等项内容。二、在岗员工循环培训1、通过实际工作中所产生的问题，不定期地安排员工参加班后的专题培训。2、每位在岗员工每月参加2次公司组织的工作指引培训。组织员工座谈会，交流事件处理技艺及与业主沟通的经验。三、上岗循环培训的考核办法。1、通过理论答题的方式考核员工所掌握的培训内容。2、在实践工作中业主投诉率、违章、违规的行为是评价员工工作成绩的基础。3、通过理论与实践考核，淘汰不合格的员工，达到优化管理的目的。