工程学院档案管理办法.docx

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1、XXXX工程学院档案管理办法第一章总则第一条为了提高全校档案管理工作水平，充分发挥档案在学校教学、科研和管理中的作用，有效地保护和利用档案,根据中华人民共和国档案法及其实施办法、高等学校档案管理办法、XX省档案条例和XX省高等学校档案管理实施办法，结合学校实际，制定本办法。第二条本办法所称的档案，是指XXXX工程学院从事教学、科研、党政管理以及其他各项活动直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像、实物等不同形式、载体的历史记录。第三条学校档案工作是学校重要的基础性工作，学校应加强对档案工作的领导，并依法将档案工作纳入全校整体发展规划和年度工作计划，从人力、财力、物力等方面保证档案工作开展的

2、需要。第四条全校档案工作实行各类档案集中统一管理制度，维护档案的完整与安全，便于学校各方面的利用。校长办公室下设综合档案室，是学校档案工作的业务主管单位，也是永久保存和提供利用本校档案资料的重要机构，其业务接受省教育厅和省市档案管理部门的指导、监督与检查。第二章机构设置与人员配备第五条学校档案工作由校长领导，其主要职责是：（一）贯彻执行国家和XX省关于档案管理的法律法规和方针政策，批准学校档案工作规章制度；（二）将档案工作纳入学校整体发展规划，促进档案信息化建设与学校其他工作同步发展；（三）建立健全与办学规模相适应的档案机构，落实人员编制、档案库房和发展档案事业所需的设备以及经费；（四）研究决

3、定学校档案工作中的重要奖惩和其他重大问题。分管档案工作的校领导协助校长负责档案工作。第六条学校成立由校长为主任委员，分管档案工作校领导为副主任委员，各学院院长、各行政单位主要负责人为成员的学校档案工作委员会，作为全校档案工作的组织、协调和咨议机构。第七条学校的档案管理机构为综合档案室，其主要职责是：（一）贯彻执行国家、XX省和学校有关档案工作的法律法规和方针政策，综合规划学校档案工作；（二）拟定学校档案工作规章制度，并负责贯彻落实；（三）负责接受（征集）、整理、鉴定、统计、保管学校的各类档案及有关资料；（四）编制档案检索工具，编研、出版档案史料，开发档案信息资源;（五）组织实施档案信息化建设和

4、电子文件归档工作；（六）开展档案的开放和利用工作；（七）开展学校档案工作人员的业务培训；（八）利用档案开展多种形式的宣传教育活动，充分发挥档案的文化教育功能；（九）进行档案学术研究和交流活动；（十）对学校各单位的档案工作进行监督和指导。第八条各单位主要职责（一）贯彻落实学校有关档案工作的管理规定，及时落实学校有关档案的工作安排；（二）积极参加学校安排的业务培训、学习交流等活动；（三）做好本单位档案的日常管理与使用；（四）按规定做好本单位各类档案的收集、整理、归档工作，在规定的时间统一提交学校综合档案室。第三章档案管理第九条学校建立、健全档案工作的检查、考核与评估制度，定期布置、检查、总结、考核

5、、验收各单位档案工作。第十条学校对纸质档案材料和电子档案材料同步归档。文件材料的归档范围和保管期限按XXXX工程学院文件材料归档范围和文书档案保管期限表执行。第十一条学校实行档案材料形成单位、课题组立卷的归档制度。各单位应按照归档要求，及时整理档案和立卷。立卷人按照纸质文件材料和电子文件材料的自然形成规律，对文件材料系统整理组卷，编制页号或者件号，制作卷内目录,交本单位档案工作分管领导检查合格后向综合档案室移交。第十二条电子文件的归档要求按照国家档案局发布的电子公文归档管理暂行办法以及电子文件归档与管理规范（GB/T18894-2002）执行。第十三条归档时间与质量要求（一）学校各单位应当在次

6、学年6月底前归档；（二）各学院等应当在次学年寒假前归档；（三）科研类档案应当在项目完成后2个月内归档；（四）基建类档案应当在项目完成后3个月内归档；（五）仪器设备类档案应当在完成验收后的2个月内归档；（六）财务处形成的会计档案，在会计年度终了后，暂由财务处保管一年，期满后由财务处统一整理移交学校综合档案室；（七）声像类档案在文件形成的年终归档，重要的应即时归档；归档时照片、录音（像）带必须有文字说明，并注明责任者、形成时间、内容等，归档的声像档案应当图像清晰、音质良好；（八）实物类档案应即时归档。第十四条学校综合档案室按照国家档案局机关文件材料归档范围和文书档案保管期限的规定，确定档案材料的保

7、管期限。对保管期限已满，已失去保存价值的档案，经有关单位鉴定并登记造册报校长批准后，予以销毁。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。第十五条学校个人从事教学、科研、管理等职务活动所形成的各种载体的档案材料，应当按照规定及时归档，任何个人不得据为己。第十六条学校在各项活动中形成的，或者在学校对外交流中形成的有保存价值的实物，如荣誉证书、奖状、奖章、奖杯、礼品、锦旗、印信、名人字画及学校发展中有纪念意义的物品和有收藏价值的教学科研设备设施等，原则上由综合档案室集中管理。第十七条综合档案室采用先进的档案保护技术，防止档案的破损、褪色、霉变和散失。对已经破损或者字迹褪色的档案，应当及时修复或者复制。对重要

8、档案和破损、褪色修复的档案应当及时数字化，加工成电子档案保管。第十八条综合档案室对所存档案和资料的保管情况定期检查，消除安全隐患。档案工作如发生突发事件，应当按照国家档案局和中央档案馆档案工作突发事件应急处理管理办法的规定，立即向校长报告，及时处理。第十九条综合档案室要严格按照“八防”要求管理库房。未经批准，非本室人员一律不得进入库房；未经批准，任何人员不得私自将档案携带出档案室。第二十条校综合档案室应认真执行档案统计年报制度，并按照国家有关规定报送学校档案工作基本情况统计表。第四章档案的开发与利用第二十一条综合档案室要执行学校保密制度，在确保档案安全的前提下，经学校授权，按照国家有关规定公布

9、档案。未经学校授权，其他任何组织或者个人无权公布学校档案。第二十二条凡持有合法证明的单位或者持有合法身份证明的个人，在表明利用档案的目的和范围并履行相关登记手续后，均可以利用以公布的档案。境外组织或者个人利用档案的，按照国家有关规定办理。人事档案的利用，根据学校人事档案的有关规定执行。第二十三条查阅、摘录、复制未开放的档案，应经学校办公室负责人批准。涉及未公开的学术问题，应当经档案形成单位或者本人同意，必要时报请分管校领导审查批准。需要利用的档案涉及重大问题或者国家秘密，应当经校长批准。第二十四条综合档案室是学校出具档案证明的唯一机构。加盖学校综合档案室公章的档案复制件与原件具有同等效力。综合

10、档案室应为校内外利用档案创造便利条件，凡用于学校工作或公益目的的，不得收取任何费用；社会组织和个人利用其所移交、捐赠的档案，综合档案室应无偿并优先提供。第二十五条综合档案室应采取多种形式，积极开展档案宣传工作和档案编研工作。第五章条件保障第二十六条档案工作所需要的经费单独立项，列入学校预算，以保证档案工作的实际需要。第二十七条学校为综合档案室提供专用的、符合档案管理要求的档案库房。第二十八条学校应当设立专项经费，为综合档案室配置档案管理现代化、档案信息化所需的设备设施，加快学校档案数字化建设，保障学校档案信息化建设与学校数字化校园建设同步进行。第六章奖励与惩罚第二十九条学校对在档案工作中作出下

11、列贡献的单位或个人，给予表彰与奖励：（一）在档案的收集、整理、提供利用工作中做出显著成绩的；（二）在档案的保护和现代化管理工作中做出显著成绩的；（三）在档案学研究及档案史料研究工作中做出重要贡献的;（四）将重要的或者珍贵的档案捐赠给校综合档案室（五）同违反档案法律法规的行为作斗争，表现突出的。第三十条有下列行为之一的，学校应对直接负责的主管人员和直接责任人员依法给予处分；构成犯罪的，移交司法机关依法追究刑事责任。（一）玩忽职守，造成档案损坏、丢失或者擅自销毁档案的；（二）违反保密规定，擅自提供、抄录、公布档案的；（三）涂改、伪造档案的；（四）擅自出卖、赠送、交换档案的；（五）不按规定归档，拒绝归档或者将档案据为己有的；（六）其他违反档案法律法规的行为。第七章附则第三十一条本办法自印发之日起施行，由校长办公室负责解释。