公司企业收发文管理制度.docx

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1、收发文管理制度收发文管理制度第一章收文管理办法第一条公司各部门、各分公司、各子公司，凡要求公司办理的重要事情，应以书面形式送达公司办公室，可以是纸质文件，也可以发电子邮件。来文务必注明来文时间、联系人及联系电话。紧急、临时事项可以电话或传真形式通知或传达到办公室。公司办公室对电话交办的事情不清楚或没有收到传真、传真件不清楚应在15分钟内告之对方。接收电话应按规定格式做电话记录。电话记录和传真件都按文件办理程序办理。第二条签收：收文统一由办公室文档管理员签收、拆封，急件应注明签收时间。第三条登记：办公室文档管理员收文后将公文标题、字号、发文机关、收文日期、份数等逐项登记并按收文顺序登记；凡以本公

2、司为收文对象的公文一律由办公室文档管理员登记。第四条拟办：办公室文档管理员将收到的公文登记后全部交办公室主任，由办公室主任提出处理意见。紧急公文，拟办意见中应有明确的办理时限。第五条签批：办公室文档管理员按办公室主任提出的处理意见分送相关领导签批。第六条分送：由办公室文档管理员按照办公室主任或有关领导的签批意见分送其他有关领导和有关部门。从签收、登记、拟办到分送，时间一般不得超过2小时。第七条传阅：（一）公司领导批示的文件由办公室文档管理员送至有关人员和部门阅知。阅文时间一般不超过2个工作日，急件当天阅批。各级领导阅、批公文应仔细、认真，采取签阅制原则，阅毕应签上姓名，并注明日期；需要签署具体

3、意见的，要明确、具体。（二）公文传阅应做到准确、及时，避免漏传、误传。公文传阅一般不横传，必须专人传递。传递公文，应办理签收手续。收件人收到公文后应签署姓名；退回公文时办公室文档管理员应当面注销，避免丢失。属重要秘密文件，在阅办时采取在原件签字，用复印件办理的原则进行。第八条承办：上级机关要求办理、领导批示办理及其它需要办理的公文由有关部门承办。属部门职责范围内的事项由该部门办理。各有关部门收到公文后按规定期限及时办理。涉及两个以上部门承办的公文应由主办部门与相关部门协商办理。需报请上级机关批准的事项，由承办部门提出办理意见并代拟文稿，交办公室送领导签发上报。第九条回传抄告：承办人员办理公文完

4、毕要第十条跟踪督办：已送领导传阅批示或交有关部门办理的公文，办公室文档管理员、办公室主任要及时检查催办，以防漏办或延误。第十一条保密：阅办公文，尤其是重要和机密文件，应严格遵守保密制度和办文规定，任何人不得将文件随意搁放，带到公共场所或带回家中，以防泄密或丢失。第十二条文件丢失，应及时报告办公室。对丢失文件造成后果的，按保密法有关规定处理。第十三条管理：收文办理完毕后应交回办公室，由办公室文档管理员统一管理，每年一月和六月上旬移送档案室归档。第十四条清退：凡需清退的文件，各部门应在文件办理完成后立即交办公室，由办公室文档管理员交办公室主任做出存档、销毁或者其它处理决定。第二章发文管理办法第十五

5、条起草（一）公司文件的起草由责任部门按要求起草。1 .涉及董事会、股东会、监事会使用的文件和材料由董事会秘书、党办行政办负责拟写。2 .专业技术职务评聘和人力资源管理使用的文件，由公司组织人事部负责草拟。3 .安全生产管理部使用的文件，由公司安全生产管理部负责草拟。4 .财务预算、决算和涉及股权投资使用的文件，由公司财务部负责草拟。5 .项目管理、技术开发管理使用的文件由公司科技部负责草拟。6 .合同、协议和法律事务管理使用的文件由公司市场部负责草拟。7 .涉及企业管理、制度建设使用的文件由公司企管部负责草拟。8 .涉及资源规划方案、资源管理、办证使用的文件由公司资源部负责草拟。9 .其它对口

6、专职部门归属的文件，由党办行政办草拟。10 .各单位可根据工作需要，可以本部门名义下发非红头文件类公文，并负责该文所涉及的跟踪、督促和办理。（二）文件起草必须用统一印制的云南永昌铅锌股份有限公司公文纸和拟文笺（发文稿纸），如以电子文本方式，可到公司文印室套用固定格式和发文稿纸，并将电子文本交文印室留存。（三）文件起草必须按拟文笺格式拟办。1 .核稿：先由拟稿部门负责人校对，负责人核稿并在相应栏目内签名后交办公室；由办公室主任对文字和内容把关后在核稿栏签字，并按定密要求注明密级。2 .签发：办公室主任核稿后由办公室文档管理员送相关领导签发。向政府有关部门报送的请示和报告，由分管副总经理审签，法定

7、代表人签发；以公司名义上报和下发涉及全局性、重大经营项目、重要工作部署的文件，由分管副总审核，总经理签发；其他文件由分管副总签发；有严格时间要求的文件，若主要领导或相关领导因故不在，其委托的其他领导可以代签。未经办公室审核的文稿，公司领导一律不直接受理。以本公司为主的联合发文，在领导签字后由承办部门送联合发文的其它单位领导签字，所有联合发文机关领导签字完毕后印发。特殊情况下，经领导批示，可由党办行政办公室主任代为签发。3 .编号：公司所有对外发文，由办公室统一编号。4 .标题：由发文机关名称、文件主题和文种组成。标题中的发文机关用全称，即XX股份有限公司委员会、XX股份有限公司、XX股份有限公

8、司纪律检查委员会、XX股份有限公司工会委员会。标题写在拟文笺上标题栏内。5 .附件：附件名称写在发文稿纸附件栏内，应与附件标题一致。附件装订在文件之后。6 .主送：主要受理文件的机关。主送机关应用全称、规范简称或同类机关统称，写在拟文笺上主送栏内。上行文主送机关规范简称：市委、市政府；市委办公厅、市政府办公厅；市卫生局等。下行文普发文件规范简称：公司各单位，各外包公司。7 .抄送：主送机关以外需要告知文件内容的上级、下级和不相隶属的机关，抄送机关按上级机关、平行机关、下级机关顺序排列写在拟文笺抄送栏内。一般不抄送个人。8 .主题词：由拟稿人按国务院公文主题词表规定把主题词填写在拟文笺主题词栏内

9、。9 .份数：按规定需电子公文报送的，由办公室内勤按程序报送后，印2份存档；其它情况视需要确定份数，留2份存档。10 .正文：文件主体。要求：符合党的路线、方针、政策和国家的法律、法规及上级机关的指示，完整、准确地体现发文机关意图；全面准确地反映客观实际，提出的政策、措施切实可行；观点准确，条理清晰，内容充实，结构严谨，表述准确，文字精练，用语贴切，篇幅简短，标点符号使用正确，文字规范。起草文稿不能用彩色笔、圆珠笔、铅笔书写或修改。11 .若发出的文件需要12.日期：位于落款之后。手稿日期应为成文日期，文件日期为领导签发日期，打印日期应为打印当日，日期按要求书写。第十六条打印（一）一般性材料由

10、各部门自行打印，正式文件由各部门拷贝磁盘（或发送邮件）送党办行政办公室统一印制。（二）红头文件必须严格遵照国家行政机关公文处理办法规定格式标准打印。（三）一般文件材料格式：1 .用纸。一般使用纸张定量为60gm280gm2的复印纸。2 .纸幅及版面尺寸。采用A4型纸，文件天头（上白边）为：37mm+1mm,订口（左边白）为：28mmln,版心尺寸为：156mmX225mm（不含页码），即：下35mm,右26mmo3 .文件中图文的颜色。未作特殊说明文件材料中的图文均为黑色。4 .排版要求。正文用3号仿宋GB2312,一般每面排22行，每行排28个字。5 .印刷要求。双面印刷；版心不斜，误差不超

11、过Inln1；印品着墨均匀，字面不花、不白、无断划。6 .装订要求。左侧装订，不掉页；包本文件的封面与书芯不脱落；两页页码之间误差不超过4mm；骑马订或平订的订位为两钉钉锯外眼与书芯上下各1/4处；平订钉锯与书脊的距离为3mm5mm处；无坏钉、漏订、重订，钉脚平伏牢固，后背不可散面明订；裁切成品尺寸误差在InIm内，四角成900,无毛茬或缺损。7 .文件主体。(1)标题。用小二号方正小标宋字加粗，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距得当。若有小标题、作者、日期(一般在工作报告、讲话稿、汇报提纲上出现)，小标题在大标题下一行居中，破折号后用三号仿宋GB2312加粗；作者

12、在小标题下一行居中，用三号楷体GB2312加粗；日期在作者下一行居中，括号内用阿拉伯数字标明年、月、日，年月日用楷体，统一用三号加粗，如：”(2009年9月1日)”。(2)主送单位或报告对象。标题下空1行，左侧顶格，用3号仿宋GB2312,回行时仍顶格，最后一个主送单位或对象后标全角冒号。(3)正文。主送单位或对象名称下一行，每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。正文中的层次标题一层标题：用三号黑体GB2312加粗，如：“一、黑体字”。二层标题：用三号楷体GB2312加粗，如：“(二)楷体字”。三层标题：用三号仿宋GB2312加粗，用三号阿拉伯数字加全角圆点加标题，如“3.仿宋字”，

13、注意应是“3.”而非“3、”。正文中的各层次序号一层：“一、”；二层：“（二）”；三层：“3.”；四层：“（4）”；五层：“”；六层：“A”；七层：“a”。正文中表格表格中的字号原则上用三号仿宋GB2312,也可根据实际调整，要求清楚、规范。正文中的阿拉伯数字、符号用TimeSNeWRonIa格式。引用文件时先标明发文单位名称，再加引号标明文件标题，标题后用括号标明文件字号，无字号的标明成文日期。如：根据公司党委“关于的通知”（字（2009）1号）精神请示的正文结尾应加上“当否，请批示”，其它文件的正文结尾不能出现“特此通知”、“特此报告”等字样。（4）附件。文件如有附件，在正文下空一行左空2

14、字用3号仿宋字标识“附件”，后标全角冒号和名称。有多个附件的用阿拉伯数码标明序号（如“附件：LXXX”）。附件名称后不加标点符号。附件一般应与正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标示“附件”，有序号时要加序号，附件的名称、序号前后标识要一致。如附件与正文不能一起装订时，应在附件左上角第1行顶格标示文件名称，若文件有发文字号的只标发文字号，并在其后标识附件（或带序号）。（5）成文时间。用汉字将年、月、日标全；“零”写为（6）文件生效标识。一般情况下文件要加印章后才生效。单一部门发的文件在落款处不署发文单位名称，只标识成文时间（挂在网上和无法加盖印章的文件要在成文日期正上方署单位名称）。成文时间

15、右空4字，加盖印章应上距正文2mm4m,端正、居中下压成文时间，印章用红色。印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文时间上；印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文时间上。联合行文需加盖两个印章时，应将成文时间拉开，左右各空7字；主办单位印章在前；两个印章均压在成文时间上，采用同种加盖方式以保证印章排列整齐；印章之间互不相交或相切，两个印章间距不超过3mm。当联合行文加盖3个以上印章时，为防止出现空白印章，应将发文单位名称（可用简称）排在发文时间和正文之间。主办单位在前，每排最多排3个印章，两端不得超出版心，最后一排如余1个或2个印章，均居中排布，印章之间互不相交或相切，在最后一排印章之下右空2字标识成文时间。当文件排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采用调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。（7）页码。一般文件材料页码居中下。红头文件按国家行政机关公文处理办法规定执行。第十七条校对文件的校对由起草的部门负责，校对应在拟文笺校对人栏内签名。第十八条发文（一）合同文件统一由党办行政办发文，一般文件材料由起草文件的部门负责发出文件。（二）发文各环节相关人员要认真负责。如出现差错要追究相关人员责任。第十九条本制度由公司党办行政办公室负责解释，自颁布之日起实施。