文件控制程序培训.pptx

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1、文件和资料控制程序文件和资料控制程序培训培训目录目录一、文件的分类一、文件的分类二、二、受控文件和资料封面的要求受控文件和资料封面的要求三、三、受控文件和资料内容格式的要求受控文件和资料内容格式的要求四、四、受控文件和资料的编制、审批流程受控文件和资料的编制、审批流程五、五、受控文件和资料的标识和发布受控文件和资料的标识和发布六、六、受控文件和资料的复制、补发流程受控文件和资料的复制、补发流程七、七、受控文件和资料的更改、修订流程受控文件和资料的更改、修订流程八、八、受控文件和资料的报废流程受控文件和资料的报废流程九、外来文件控制九、外来文件控制* 依据依据质量食品安全质量食品安全管理体系结构

2、划分管理体系结构划分一、文件的分类一、文件的分类* 依据依据文件管理文件管理状态划分状态划分* 依据依据标准化标准化管理体系体系结构划分管理体系体系结构划分一、文件的分类一、文件的分类 依据依据文件管理状态文件管理状态划分划分 1、受控文件、受控文件手册、程序文件、三阶文件的内容及记录表格模板。手册、程序文件、三阶文件的内容及记录表格模板。2、非受控文件、非受控文件主要指日常公务文件中的部门文件主要指日常公务文件中的部门文件(签呈、通知、通告、通报、工作签呈、通知、通告、通报、工作协调单、对外传真、会议记录等协调单、对外传真、会议记录等)，试运行不超过，试运行不超过6个月的文件，个人个月的文件

3、，个人文件文件(申请、汇报、建议申请、汇报、建议)等。等。二阶文件阐述部门间运作程序运作程序三阶文件具体操作指引、规程 四阶文件 具体的记录表格一阶文件，宗旨宗旨，方向方向与目标目标记录 Quality Record作业指导书作业指导书Work Instruction程序文件程序文件Quality Procedure质量手册Quality Manual一、文件的文类一、文件的文类 - 依据依据质量食品安全管理质量食品安全管理体系结构划分体系结构划分质量食品安全管理体系文件编号规则质量食品安全管理体系文件编号规则 质量食品安全管理体系文件编号规则质量食品安全管理体系文件编号规则 注1：表1以20

4、14年组织架构设定中心及部门编码；注2：各中心新增部门时，由新增部门提出申请，企管部依据新组织架构及编码原则发放新部门代码。部门分发代号直接使用中心/部门的代号 中心中心/部门代码编写规范部门代码编写规范-方案一方案一部门名称部门名称部门代码部门代码部门名称部门名称部门代码部门代码部门名称部门名称部门代码部门代码总经办总经办ZBZB制造中心制造中心ZZZZ财务中心财务中心CWCW企管部企管部ZB01ZB01制造一部制造一部ZZ01ZZ01财务会计部财务会计部CW01CW01新厂筹建部新厂筹建部ZB02ZB02制造二部制造二部ZZ02ZZ02成本会计部成本会计部CW02CW02文控室文控室ZB0

5、3ZB03制造三部制造三部ZZ03ZZ03资金管理部资金管理部CW03CW03ITIT部部ZB04ZB04制造四部制造四部ZZ04ZZ04审计部审计部CW04CW04OEMOEM部部ZB05ZB05生产计划部生产计划部SJSJ税务管理科税务管理科CW05CW05行管中心行管中心XGXG设备部设备部SBSB采购部采购部CGCG人力发展部人力发展部XG01XG01质管中心质管中心ZGZG国际贸易部国际贸易部GMGM人力服务部人力服务部XG02XG02品保部品保部ZG01ZG01综合办综合办ZHZH薪酬部薪酬部XG03XG03品控部品控部ZG02ZG02项目部项目部XMXM行政部行政部XG04XG0

6、4研发中心研发中心YFYF客服中心客服中心KFKF制造五部制造五部KCKC研发部研发部YF01YF01原材料采购原材料采购中心中心YCYC技术部技术部YF02YF02公司标准化体系中需要协调统公司标准化体系中需要协调统一的技术事项所制定的标准一的技术事项所制定的标准 公司标准化体系中需要协调统一的工作事项所制定的标准 公司标准化体系中需要协调统一的管理事项所制定的标准 管理标准技术标准工作标准一、文件分类一、文件分类 - 依据标准化管理体系体系结构划分依据标准化管理体系体系结构划分标准化体系编号标准化体系编号 管理标准编号原则管理标准编号原则 类别序号。 G1G2G3G4G5G6G7G8G9G

7、10G11G12G13G14G15G16G17G0标准化体系编号标准化体系编号 技术标准编号原则技术标准编号原则 类别序号。 J1J2J3J4J5J6J7J8J9J10J11J12J13J14J15J16J0标准化体系编号标准化体系编号 工作标准编号原则工作标准编号原则 质量食品安全体系和标准化体系关系（以标准化体系架构）质量食品安全体系和标准化体系关系（以标准化体系架构）标准化体系管理标准手册、程序文件、规章制度、过程控制指导书、管理办法、国家相关法律法规技术标准工艺要求、产品标准、验收作业指导书、检验标准、测量校准标准、国家行业其他技术标准/检验标准工作标准岗位作业指导书、岗位职责、质量责

8、任、安全责任质量食品安全体系和标准化体系关系质量食品安全体系和标准化体系关系（以质量食品安全体系架构）（以质量食品安全体系架构）二、二、受控文件和资料封面的要求受控文件和资料封面的要求 1、结构内容、结构内容页面为边框，页面内从上往下第一行为公司名页面为边框，页面内从上往下第一行为公司名称；第二行为文件名；第三行为文件标识部分称；第二行为文件名；第三行为文件标识部分（单元格结构，两列四行，（单元格结构，两列四行，第一行为文件编号第一行为文件编号，第二行为版本号第二行为版本号/修改号，修改号，第三行为标准化编第三行为标准化编号号，第四行为分发部门代号）；第四、五、六、，第四行为分发部门代号）；第

9、四、五、六、七行分别为编制、审核、复核、批准的人名和七行分别为编制、审核、复核、批准的人名和日期；第八行为文件发布和实施日期。日期；第八行为文件发布和实施日期。2、字体字号、字体字号公司名、文件名为加粗宋体一号字，文件类别公司名、文件名为加粗宋体一号字，文件类别为加粗宋体二号字，文件标识部分编制、审核、为加粗宋体二号字，文件标识部分编制、审核、复核、批准部分用宋体小三号字，文件发布和复核、批准部分用宋体小三号字，文件发布和实施日期用加粗宋体四号字。实施日期用加粗宋体四号字。3、页面设置、页面设置页面边框上、下、左、右距离页面边框上、下、左、右距离2厘米。厘米。三、三、受控文件和资料内容格式的要

10、求受控文件和资料内容格式的要求1、页眉、页眉1） 结构形式：单元格结构；四列四行，左两列为两行，上行填写公司标准名称，下行填写文件结构形式：单元格结构；四列四行，左两列为两行，上行填写公司标准名称，下行填写文件名；右两列为四行，第一行填文件编号，第二行填版本号名；右两列为四行，第一行填文件编号，第二行填版本号/修改号，第三行填标准化编号，第四修改号，第三行填标准化编号，第四行填页码；行填页码；2） 单元格设置：公司名称和文件名上下、左右居中对齐；文件编号、标准化编号、版本号单元格设置：公司名称和文件名上下、左右居中对齐；文件编号、标准化编号、版本号/修修改号、页码上下居中，左对齐；框线用改号、

11、页码上下居中，左对齐；框线用0.5磅线条；磅线条；3） 字体字号：文件名用黑体四号字，其它用宋体五号字。字体字号：文件名用黑体四号字，其它用宋体五号字。2、正文、正文1） 序列号：总共序列号：总共6级序列号级序列号2） 内容：正文一级标题：目的、适用范围、内容：正文一级标题：目的、适用范围、职责、定义、程序（内容）、解释部门、相关职责、定义、程序（内容）、解释部门、相关文件文件/资料资料(编号编号)、相关记录（编号、保存期、相关记录（编号、保存期限）、附录，二级以下标题内容根据文件性质限）、附录，二级以下标题内容根据文件性质自行决定。自行决定。3） 字体字号：序列号及标题一律采用字体字号：序列

12、号及标题一律采用黑体五黑体五号号字；正文字体一律采用字；正文字体一律采用宋体五号宋体五号字字(手册的手册的字体为宋体小四号字体为宋体小四号)。4） 段落设置：对齐方式：两端对齐，各级标段落设置：对齐方式：两端对齐，各级标题序列号垂直对齐；左右缩进：题序列号垂直对齐；左右缩进：0字符；特殊字符；特殊格式：悬挂缩进；行间距：格式：悬挂缩进；行间距：1.5倍；段前段后倍；段前段后间距：间距：0行；行跨度：行；行跨度：15.6磅。磅。5） 页面设置：上、下距离页面设置：上、下距离2厘米，左右距离厘米，左右距离2.8厘米，无装订线要求。厘米，无装订线要求。6） 附件：文件编写时，附件应标明原引文件附件：

13、文件编写时，附件应标明原引文件号及附件号。使用时，可不用具体体现。号及附件号。使用时，可不用具体体现。三、三、受控文件和资料内容格式的要求受控文件和资料内容格式的要求2、正文、正文7） 终结线：在最后一个附录后面应有终结线：在最后一个附录后面应有标准的终结线。终结线为居中的粗实线，标准的终结线。终结线为居中的粗实线，长度为版心宽度的四分之一。终结线应长度为版心宽度的四分之一。终结线应排在文件内容最后一个附录之后，不准排在文件内容最后一个附录之后，不准许另起一页编排。许另起一页编排。8） 其他：序列号与标题或文字之间空其他：序列号与标题或文字之间空一个汉字的间隙，文字回行时顶格编排。一个汉字的间

14、隙，文字回行时顶格编排。五级序列号应空两个汉字起排；六级序五级序列号应空两个汉字起排；六级序列号应空列号应空4个汉字起排。五级、六级段个汉字起排。五级、六级段落设置要求序列号突出，上下文字垂直落设置要求序列号突出，上下文字垂直对齐（不得遮住序列号）。对齐（不得遮住序列号）。三、三、受控文件和资料内容格式的要求受控文件和资料内容格式的要求四、四、受控文件和资料的受控文件和资料的编制、审批编制、审批流程流程 2 经相关部门会签或会议评审达成共识后，起经相关部门会签或会议评审达成共识后，起草部门按评审意见修改文件。如评审不能达成草部门按评审意见修改文件。如评审不能达成共识的，将共识的，将文件会签表文

15、件会签表提交分管总监提交分管总监/厂厂长审核、管理者代表核决长审核、管理者代表核决1 职能部门起草文件，填写职能部门起草文件，填写文件会签表文件会签表，发相关部门或组织会议评审。发相关部门或组织会议评审。3 文件修改完毕，起草部门将文件的电子版本文件修改完毕，起草部门将文件的电子版本的格式进行规范后，将文件电子版和的格式进行规范后，将文件电子版和文件会文件会签表签表一并提交总经办文控管理员。一并提交总经办文控管理员。4 文控管理员重新审核电子版文件的格式及编文控管理员重新审核电子版文件的格式及编号。传递至企管部，企管部审核并发放标准化号。传递至企管部，企管部审核并发放标准化文件编号。文件编号。

16、5 文控室递交电子版给起草部门打印最终版文文控室递交电子版给起草部门打印最终版文件，起草部门负责人确认签批，分管总监件，起草部门负责人确认签批，分管总监/厂厂长审核，管理者代表复核，总经理核准。长审核，管理者代表复核，总经理核准。6 文控室受控分发。文件分发后，文控管理员文控室受控分发。文件分发后，文控管理员将最终定稿电子版文件、书面签字版及将最终定稿电子版文件、书面签字版及文件文件会签表会签表整理归档。整理归档。文件编制、审批流程表文件编制、审批流程表文件类别文件类别起草起草编制编制评审会签评审会签修改修改规范规范文件格式、文件格式、编号审核编号审核审核、标准化审核、标准化编号确定编号确定纸质纸质打印签批打印签批受控分发受控分发保存保存手册手册企管部食品安全小组企管部文控室企管部企管部文控室企管部程序文件程序文件企管部食品安全小组企管部文控室企管部企管部文控室企管部作业作业文件文件编制部门相关/编制部门编制部门文控室企管部编制部门文控室编制部门表格表格编制部门相关/编制部门编制部门文控室企管部编制部门文控室编制部门注：现行三级作业文件名称包括注：现行三级作业文件名称包括“办法、制度、