物业管理处工作台帐表单使用管理作业规范.docx

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1、物业管理处工作台帐表单使用管理作业规范一、目的：规范公司内使用的各种工作台帐的日常管理。二、适用范围：适用于对管理处（下称单位）在公司统一领取的工作台帐（记录本）的使用、上交、归档、查阅、销毁等规范管理。三、职责：1,总经办负责各种空白台帐的发放。2,各使用单位按本规范进行台帐的管理。四、作业规范：（一）工作台帐种类：值班本、车辆进出登记本、安保监控记录本、工程值班记录本、配电房运行记录本、电梯运行记录本、工程维修保养任务单等。（二）领取：1、管理处由管理员在公司领取上述各工作台帐（记录本）时，由总经办经办人员在作台帐（记录本）领取、交还登记表（后附：表一）签字确认。工作台帐编号内容：包括三个

2、部分：（1）单位所托管物业全称，如：“”；（2）两位数的年份，如2007年，为“07年”（3）三位数的排列序号（从001编起）。举例：管理处上述某工作台帐（记录本）编号：-07年-Ool2、各单位每次领取工作台帐（记录本）时，除留存一本正在使用的各岗位工作台帐（记录本）外，必须以旧换新，否则总经办不予发放新的工作台帐（记录本）。3、本市管理处一次最多可领取每岗位工作台帐（记录本）5本，外埠管理处一次最多可领取10本。（二）使用：1、使用工作台帐（记录本）时，应将值班人、记录人、日期等栏目填写完整，不得漏填。2、填写工作台帐（记录本）时，应采取定时和随时记录两种方法。即：（1）定时：包括安保值班

3、本、监控室值班本，在无异常情况下每1小时应完整记录一次（记录时间）；（2）随时：包括车辆进出登记本、其他类值班本以及安保值班本、监控室值班本等，当出现、发生或处理有关人、事时，应随时进行记录（记录时间）。3、工作交接班时，交班人应将有关需移交的工作事项、工具、物品、业主财产等记有异议应立即记录在案。交接结束后，交接班双方应分别在相应栏目内签字（全名），不可代签。（三）上交归档：1、公司总经办对各单位上交的各种工作台帐（记录本）应对连号情况进行检查，不符合要求的可拒收、拒发。2、总经办应专设摆放场所（或橱柜），分单位、分类别，按编号顺序由近及远进行归档保存，并登记在案。（四）查阅：1、各单位如需

4、调看、借看本单位已上交归档的工作台帐（记录本）时，应持由本单位开据并其负责人签字的证明，到总经办办理，并在总经办工作台帐（记录本）调看、复印、借阅登记表（后附：表二）上登记签字。其中如需借阅的，不得超过2天；如超过2天的，由公司分管品管工作副总签字。2、各单位严禁调看、复印、借阅非本单位工作台帐（记录本）。3、品管部因工作需要，调看、复印或借阅各单位上交归档的工作台帐（记录本）的，应在总经办工作台帐调看、复印、借阅登记表上签字。4、其他部室调看、复印、借阅各单位上交归档的工作台帐（记录本），应由分管品管工作副总签字的单据。如需复印的，必须经总经理室成员签字同意后方可实施。复印时，总经办派专人进

5、行操作，严格按照批示内容、页数复印。5、所有单据，总经办按月装订、留存备查。（五）销毁：1、上交归档于公司的各工作台帐（记录本），其保存期为两年。其调看、复印、借阅登记表保存期为5年，列入移交。2、归档保存的工作台帐（记录本）到期时，由总经办经办人员以书面形式向其部门负责人请示,经同意后，由经办人员和本部门另一指派人员共同销毁（粉碎），并在工作台帐（记录本）销毁登记表（后附：表三）登记签字，并交其部门负责人签字后保存备查。五、注意事项：1、记录文字不得潦草，重要情况不得遗漏；2、不得污损各类记录台帐；3、不得将无关内容记录台帐；4、不得提前、滞后记录；5、不得弄虚作假；6、不得有缺页；7、不得漏页记录；8、不得乱存乱放；9、不得遗失；10、不得供无关人员翻阅；11、不得浪费纸张；12不得乱涂乱回；13、不得用铅笔书写。六、其他要求：1、各单位对上述以及其他使用的各类工作台帐（记录本）应参照上述管理要求加强管理，制定有关领取、使用、归档、销毁等管理制度，并加强监督检查，发现问题及时纠正，直至对责任人进行考核扣分，重大事项应及时向公司报告；2、公司品管部对此项工作落实执行情况进行考核。七、相关表单：工作台帐领取、交还登记表工作台帐调看、复印、借阅登记表工作台帐销毁登记表