物业管理处工作台帐表单使用管理作业规范.docx

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1、物业管理处工作台帐表单使用管理作业规范一、目的:规范公司内使用的各种工作台帐的日常管理。二、适用范围:适用于对管理处(下称单位)在公司统一领取的工作台帐(记录本)的使用、上交、归档、查阅、销毁等规范管理。三、职责:1,总经办负责各种空白台帐的发放。2,各使用单位按本规范进行台帐的管理。四、作业规范:(一)工作台帐种类:值班本、车辆进出登记本、安保监控记录本、工程值班记录本、配电房运行记录本、电梯运行记录本、工程维修保养任务单等。(二)领取:1、管理处由管理员在公司领取上述各工作台帐(记录本)时,由总经办经办人员在作台帐(记录本)领取、交还登记表(后附:表一)签字确认。工作台帐编号内容:包括三个

2、部分:(1)单位所托管物业全称,如:“”;(2)两位数的年份,如2007年,为“07年”(3)三位数的排列序号(从001编起)。举例:管理处上述某工作台帐(记录本)编号:-07年-Ool2、各单位每次领取工作台帐(记录本)时,除留存一本正在使用的各岗位工作台帐(记录本)外,必须以旧换新,否则总经办不予发放新的工作台帐(记录本)。3、本市管理处一次最多可领取每岗位工作台帐(记录本)5本,外埠管理处一次最多可领取10本。(二)使用:1、使用工作台帐(记录本)时,应将值班人、记录人、日期等栏目填写完整,不得漏填。2、填写工作台帐(记录本)时,应采取定时和随时记录两种方法。即:(1)定时:包括安保值班

3、本、监控室值班本,在无异常情况下每1小时应完整记录一次(记录时间);(2)随时:包括车辆进出登记本、其他类值班本以及安保值班本、监控室值班本等,当出现、发生或处理有关人、事时,应随时进行记录(记录时间)。3、工作交接班时,交班人应将有关需移交的工作事项、工具、物品、业主财产等记有异议应立即记录在案。交接结束后,交接班双方应分别在相应栏目内签字(全名),不可代签。(三)上交归档:1、公司总经办对各单位上交的各种工作台帐(记录本)应对连号情况进行检查,不符合要求的可拒收、拒发。2、总经办应专设摆放场所(或橱柜),分单位、分类别,按编号顺序由近及远进行归档保存,并登记在案。(四)查阅:1、各单位如需

4、调看、借看本单位已上交归档的工作台帐(记录本)时,应持由本单位开据并其负责人签字的证明,到总经办办理,并在总经办工作台帐(记录本)调看、复印、借阅登记表(后附:表二)上登记签字。其中如需借阅的,不得超过2天;如超过2天的,由公司分管品管工作副总签字。2、各单位严禁调看、复印、借阅非本单位工作台帐(记录本)。3、品管部因工作需要,调看、复印或借阅各单位上交归档的工作台帐(记录本)的,应在总经办工作台帐调看、复印、借阅登记表上签字。4、其他部室调看、复印、借阅各单位上交归档的工作台帐(记录本),应由分管品管工作副总签字的单据。如需复印的,必须经总经理室成员签字同意后方可实施。复印时,总经办派专人进

5、行操作,严格按照批示内容、页数复印。5、所有单据,总经办按月装订、留存备查。(五)销毁:1、上交归档于公司的各工作台帐(记录本),其保存期为两年。其调看、复印、借阅登记表保存期为5年,列入移交。2、归档保存的工作台帐(记录本)到期时,由总经办经办人员以书面形式向其部门负责人请示,经同意后,由经办人员和本部门另一指派人员共同销毁(粉碎),并在工作台帐(记录本)销毁登记表(后附:表三)登记签字,并交其部门负责人签字后保存备查。五、注意事项:1、记录文字不得潦草,重要情况不得遗漏;2、不得污损各类记录台帐;3、不得将无关内容记录台帐;4、不得提前、滞后记录;5、不得弄虚作假;6、不得有缺页;7、不得漏页记录;8、不得乱存乱放;9、不得遗失;10、不得供无关人员翻阅;11、不得浪费纸张;12不得乱涂乱回;13、不得用铅笔书写。六、其他要求:1、各单位对上述以及其他使用的各类工作台帐(记录本)应参照上述管理要求加强管理,制定有关领取、使用、归档、销毁等管理制度,并加强监督检查,发现问题及时纠正,直至对责任人进行考核扣分,重大事项应及时向公司报告;2、公司品管部对此项工作落实执行情况进行考核。七、相关表单:工作台帐领取、交还登记表工作台帐调看、复印、借阅登记表工作台帐销毁登记表

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