档案管理印章管理制度.docx

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1、北城置业印章管理制度制度名称印章管理制度受控状态编号OOl执行部门档案室监督部门行政考证部门总裁办第条总则为了规范公司印章管理，实行有效的内部控制，防备潜在风险，制定本措施第二条印章的使用范畴董事会、总裁办、公司各部分的印章使用，根据公司章程规定的范畴及职权行使。一、公章使用范畴1、对外发送正式公文、电函、传真件等。2、报送或下达各类业务筹划、业务报表、财务报表等。3、授权委托书、人事任免、劳动合同、对外简介等。4、签订重要业务合同、合同等。5、上岗证、先进集体和个人荣誉证书等。6、需要代表本公司加盖行政公章的其她批件、文本、凭证、材料等。7、公司各职能部门印章使用范畴7.1 在其职权范畴内，

2、与公司内部对口业务部门的电文、告知、函件等工作联系。7.2 用于对外工作简介信和授权范畴内的工作函件等。8、公司员工印章使用范畴8.1 员工因个人考证、购房、购车、需单位开具证明者。8.2 个别因素的个人需出具阐明，保证单位的利益不收损失。9、使用流程错误!未指定文件名。错误!未指定文件名。错误!未指定文件名。错误!未指定文件名。经办人填写公章使用审批表部门经理审核分管总裁总经理或总裁审批错误!未指定文件名。盖章处盖章备案（内容需填写清晰备查）交由档案馆存档二、合同章的使用范畴1.合同专用章只限用于公司平常经营的各类合同签订、合同变更及补充合同，严禁在其她范畴盖用合同专用章。错误!未指定文件名

3、。错误!未指定文件名。错误!未指定文件名。2.合同专用章的使用流程，合同承办人到合同专用章保管填写合同登记表总经理审错误!未指定文件名。错误!未指定文件名。批保管处盖章交由档案室存档3 .合同专用章保管人要严格做好用印章登记手册。4 .负责人要妥善保管合同专用章，不得遗失、毁损或擅自交与她人，不得擅自将合同专用章携带外出签订合同，也不得在空白合同书上加盖合同专用章，特殊状况经本单位法定代表人批准除外。三、工程部章的使用范畴1 .工程部印章，只对在北城置业万和项目万和新世界广州路步行街项目工程管理范畴内使用，不对外使用。2 .工程部印章用于在本部门的职权范畴内解决项目中的公务，以工程部名义在公司

4、内部上报、平送的各类文书材料，重要用于（现场签证、收方记录、竣工验收单、工程图纸、施工单位工作联系函、报告）等。3 .工程部印章严禁对外签订合同及其她合同、契约等经济类文书（均为无效）。凡超越工程部的权限使用范畴的不可使用工程部印章。4 .下列状况之一者，不予用印：4.1 纯属私人事务。4.2 空白信笺和空白简介信。4.3 不符合本规定规定的证件、文献、函件、材料、报表等。4.4 凡工程部盖章的各类文献，需经公司档案室备案的视为有效。5 .印章的使用程序：错误!未指定文件名。错误!未指定文件名。错误!未指定文件名。错误!未指定文件名。经办人工程部使用申请表小组负责人审核建设工程中心总监签字分管

5、总裁签批错误!未指定文件名。档案室存档四、财务章的使用范畴：4、财务专用章是公司在银行的预留印鉴之一，其重要使用范畴为：4.1 支票签发的用印；4.2 公司资金支付及调拨的用印；4.3 经济业务往来单位的帐户余额签认用印，公司内部单位帐款转帐单的用印；4.4 其她与财务会计业务有关的用印。5、其她多种材料的用印，以及公司职工因私需加盖公司财务印章的多种材料的用印，由财务部门负责人根据具体状况酌情决定。特殊状况下需请公司总裁办、总经理审核批准。6、财务部门发布公文用印、对外报送的J多种财务会计报表用印、税务申报缴纳用印，应按照规定一律使用专用公司印章，不得使用公司预留财务印章。7、财务章保管人员

6、妥善安全保管印章，财务专用章如有遗失，财务部经埋须及时向主管领导报告，立即在影响较大的媒体上刊登遗失启事，同步向开户银行、税务局等其她有关单位发函声明，并在24小时内办理更换印鉴的手续。8、财务保管人员做好登记，严禁在空白纸张上用印。错误!未指定文件名。错误!未指定文件名。错误!未指定文件名.9、使用流程：经办人财务章使用登记表部门经理总经理签字（或授权总裁）五、法人章的使用范畴1、公司法人章的使用重要有公司各部门与合伙单位签订的业务合同，（法人签字或签章）开发建设中心项目拿证时的报建材料，及财务部银行转账、开具支票专用。2、法人或代表人印章为公司在银行的预留印鉴之用于支票的签发以及公司资金支

7、付及调拨，未经批准，不得用作其她用途。3、法人章由财务人员妥善保管，凡违背规定使用导致公司经济损失的，视情节轻重予以惩罚；情节严重构成犯罪的，由司法机关依法追窕其刑事责任。4、签批流程：错误!未指定文件名。错误!未指定文件名。经办人法人章使用登记表总经理审批（总裁）第二条以上印章原则上不许带出公司，确因工作需要将印章带出使用的，应事先填写印章借用申请单，注明事项，经集团总经理批准后方可由级以上（含）人员携带使用。第三条公司印章雕刻的申请、审核和批准。如需刻印部门负责人据工作需要提出雕刻印章的申请，经公司总经理批准方可雕刻。第四条公司印章的使用原则上由印章管理人掌握。印章管理人必须严格控制用印范

8、畴和仔细检查用印申请单上与否有批准人的印章。第五条以上印章保管人章妥善保管，凡违背规定使用导致公司经济损失的，视情节轻重予以惩罚；情节严重构成犯罪的，由司法机关依法追究其刑事责任。第六条印章遗失时除立即向上级报备外，还应依法公示作废。编制日期7月12日审核日期批准日期修改标记修改处数修改日期北城置业档案管理制度制度名称档案管埋制度受控状态编号执行部门档案室监督部门行政部考证部门总裁办第章总则第1条目的为加强公司档案管理，提高档案运用效率，将制定本制定。第2条管理部门档案管理部是公司文书档案的管理部门，其重要职责如下。(1)制定或参与制定档案工作的规章制度。(2)对公司其她部门文献材料的归档工作

9、进行指引和监督。(3)做好公司档案的收集、整顿、保管和运用工作。(4)做好永久性档案向有关档案机构H勺移送工作。(5)提高档案管理的水平和技术，逐渐实现档案管理现代化、科学化。第二章公司档案管理体制第3条归档范畴(1)法规性文献。涉及上级颁发、需要公司执行的，或由公司发行的多种原则、规章制度等。(2)公司股东会、董事会、监事会形成的文献材料。(3)本公司的多种工作筹划、总结、报告、请示、批复、批示等。(4)本公司与有关单位签订的合同、合同书等文献材料。(5)证件性文书资料。涉及法人营业执照、土地许可证、开发资质证、施工许可证、规划许可证、预售许可证、公司和产品获得的各类荣誉牌匾和证书、达标证书

10、和证明等。(6)财务、会计及其管理方面的文献材料。(7)劳动工资、人事、法律事务管理方面的文献材料。(8)仪器、设备方面的文献材料。(9)项目工程建设、工程设计、施工、竣工、维修方面的文献材料。(10)科研、技术引进、转让方面的材料。(Il)声像制品资料。涉及公司及下属各部门在其经营活动或政治、文献娱乐活动中，以及在外学习、考察时或外部门提供的，以声像形式记录下来的多种资料。(12)本公司对外的正式发文与有关机构来往的批复。第4条管理部门（1）公司档案工作要实行集中与分散管理相结合的体制。由行政管理部负责主体档案的管理，并对其她部门的档案管理工作进行督促和指引。（2）公司设立四个档案管理点，分

11、管各类文献、资料档案。工程技术部负责工程建设过程所需各类文献、资料及制度的建档与管理；人力资源部负责公司所有人员及制度的建档与管理；财务部负贡所有财务文献、资料及制度的建档与管理；行政管理部负责其她文献、资料及制度的建档与管理，同步负责其她部门移送档案的管理。（3）各档案点管埋的文献、资料及制度各部门不得随意处置，由行政管理部定期归档统一解决。第三章平时归卷第5条各部门都要建立健全平时归卷制度。对解决完毕或批存的文献材料，由专（兼）职文书集中统一保管。第6条各部门应根据本部门的业务范畴及当年工作任务，编制平时文献材料归卷使用的案卷类目。案卷类目的条款必须简要确切，并编上条款号。第7条公文承办人

12、员应及时将办理完毕或经领导人员批存的文献材料收集齐全，并加以整顿，送交本部门专（兼）职文书归卷。第8条专（兼）职文书人员应及时将已归卷口勺文献材料，按照案卷类目条款，放入平时保存文献卷夹内“对号入座”，并在收发文登记簿上注明。第四章立卷第9条案卷质量总的规定是：遵循文献的形成规律和特点，保持文献之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和运用。第10条归档的文献材料种数、份数以及每份文献的页数均应齐全完整。第11条在归档的文献材料中，应将每份文献的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文献与原件、多种文字形成的同一文献，分别立在一起，不得分开，文献应合一立卷。绝密文电应单独立卷，少数般文献如果

13、与绝密文献有密切联系，也可随同绝密文献立卷。第12条不同年度的文献一般不得放在一起立卷，但跨年度的请示与批复，应放在复文立卷；没有复文的，放在请示年立卷；跨年度的规划放在针对的第一年立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文献放在会议揭幕年，其她文献I内立卷按照有关规定执行。第13条卷内文献材料应区别不同状况进行排列，密不可分的文献材料应依序排列在一起。第14条永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文献目录。填写的笔迹要工整。卷内目录放在卷首。第15条有关卷内文献材料的状况阐明，都应逐项填写在备考表内。若无状况可阐明，也应将立卷人、检查人的姓名和时间填上以示负责。第16

14、条案卷封面，应逐项按规定用毛笔或钢笔书写，笔迹要工整、清晰。第五章档案借阅、运用工作第17条公司内档案运用的方式(1)提供档案原件。(2)提供档案复印件。(3)提供文献索引资料。第18条借阅管理(1)凡需使用档案者，均须填写文献借阅登记表，根据调阅权限和档案密级，经各级领导签批后方能调阅。(2)案卷一般仅供在档案室阅看，立卷的文献、资料可外借。外借的须办理登记手续。(3)借阅期限不得超过3天，到期归还：如需再借，应办理续借手续。(4)借阅档案者应爱惜档案，保证档案的完整性，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁。借阅档案交还时，须当面查看清晰，如发现遗失或损坏，应及时报告主管领导。(5)外单位借阅档案时，应持有单位简介信，经总经理批准后方可借阅，且不得带离档案室。其摘抄内容也须总经理批准且审核后方能带出。第六章档案销毁管理第19条对己失效的档案，由档案管理员登记造册，经有关领导共同鉴定，报总经理批准后，按规定销毁。第20条经批准销毁的档案，可单独寄存半年，经验证确无保存价值时，再行销毁，以免误毁。第21条销毁文献必须在指定地点进行，并指派专人监销，文献销毁后，监销人应在销毁注册上签字。第七章附则第22条本制度由档案部部负责解释、补充，由总裁办批准后实行。编制日期7月12日审核日期批准日期修改标记修改处数修改日期