文件管理制度.docx

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1、文件管理制度1、公司收到的各类文件,由公司负责文秘行政的职员认真签收、拆封、分类。认真进行收文日期、来文单位、份数、来文号、收文号及有关情况的登记,并认真填写承办单位,由行政主管签署拟办意见。2、公司领导和各部门负责人参加重要会议带回的文件和材料,文秘人员要认真整理和保管。3、领导批示的文件、信件、简报,要及时、准确的转有关部门处理。各部门必须认真明确地在传阅单上填写传阅意见,文秘人员每周进行一次文件催办查阅,作好相应的催办记录。4、对于机密文件、电报、严禁带出、外借、复印或自行横传。5、凡以公司名义上报、下发的正式文件,一律由总经理签发,总经理外出由指定的公司领导签发。6、公文应由发文部门起

2、草。如涉及两个以上部门,要由一个主要部门牵头共同超草;如与有关单位联合行文,要实行会签制度。7、以公司名义行文的公文,在总经理签发前,须经行政部校对;总经理签发后,如需作原则修改,需经总经理复审。同时,由行政部统一编号、登记、存档。8、公文行文格式需符合有关制度,主送、抄报机关要填写准确,字迹要工整。起草公文需用钢笔或碳素笔。9、公文除会议纪要外,一般要加盖印章。用印位置在成文日期的上侧,要上不压正文,下要骑年盖月。10、公文标题,应当准确简要地概括主要内容,并标明公文种类,标题中除法规、规章名称加书名号外,一般不用标点符号。11、公文如有附件,应当在正文之后,成文时间之前注明附件顺序和名称。成文时间,以公司总经理签发的日期为准。12、请示与报告等要分开。“请示”要一事一文,要分清主送抄送。13、公文要符合国家政策、法规;客观、准确地反映实际工作情况;观点明确,语言简练,条理清楚,标点符号准确,用词用名准确规范。14、文中的年月日用中文数字,其他各种数字用阿拉伯数字;计量单位使用国家法定的计量单位;人名、地名、时间、数字、引文等要准确无误。

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