招标书改写成合同文本时应注意的问题.docx

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1、招标书改写成合同文本时应注意的几个问题摘要工程项目的合同文本基本上都是在招标书的基础上改写而成的，两者有许多共同点，但在英语使用上又存在着差别。我们打算从英语词的修改，英语语法，有关句字的使用，修改和校对四个方面谈一些看法。关键词招标书合同文本问题我院近几年作为业主工程师参与了几个工程的招标工作，负责编写招标文件和合同文本。招投标工程评标、授标结束后，紧接着就是起草合同文本(初稿)。中间间隔时间很短，要重新起草合同文件显然是不可能的，通常和比较捷径的作法是对投标书进行相应的修改，使其成为合同文本。本文只想探讨英语使用中的几个共性的问题，更深的技术问题不是本文讨论的范围。一、词的修改招标文件的技

2、术规范和要求以及供货都是针对投标商而提出的，投标商在英语中用的是Bidder这个词。而在合同文本中，工程的承包人已确定，就不再用Bidder而要用Contractor,Subcontractor一类的词。关于Owner,Buyer,Seller一类的词见参考文献(1),因此不再论述。汽机房、锅炉房常用的英语词有TUrbine(boiler)hall(house,building,room),这些词原则上没有多大区别，在合同文本中最好统一起来，上下文保持一致。类似的词还有turbinecylinder(orCaSing)这两个词指的都是汽轮机的汽缸，只是各公司之间的用法不同而己，也应该在一个合同

3、文本中统一起来。类似需修改和统一的词还有：1 .BidDocument改为Contract2 .承包商在合同文本中第一次出现时用全称，括号指明简写，下文出现的“承包商”就用简写或Contractor替代，例如：MitsubishiHeavyIndustries,Ltd(HereinafterreferredtoasMHlorContractor)3 .凡是承包商答应,承诺的事情,英文用Confirm,agree,guarantee这三个词,不用Promise。4 .烟囱用Chimney不用Stack5 .招标文件用BidDocument不用BiddingDocumento6 .投标书用bid,

4、不用bidproposal,tender等。7 .设备附件用auxiliaries不用ancillaries但管道、阀门的附件用fillings。8 .电缆竖井用cableshaft,不用cableriser,cablewelL9 .合同生效用effectivenessofthecontract,授于合同用awardofthecontract010 .承包商在现场指导安装用instruct,不用SUPerViSe二、语法方面的问题招标文件中的语法不算复杂，但WiH和Shall这两个助动词容易混淆。关于这两个词的用法见参考文献(2)o在合同文本中，除了句子中有明显的代表将来时态的句子以及业主所提

5、供的服务，工作用Win外，所有用WilI的句子，特别是承包商所提供的设备、服务和工作的句子，一律用shalL在合同文本中“提交业主批准”的句子用的很多，如分包商应提交业主批准的设计方案，设备和规程规范等，翻译这句话时，有三个词可供选用，但强度不同，如：selection最强shallbesubmittedforOwnersapproval强confirmation一般承包商后的代词用第三人称的单数或复数，不论是从语法方面还是从英美人讲话习惯中都应看作是正确的，应注意的是要前后统一起来，例如：MHIconfirmedthathe（orthey）deletesonepumpinthesystem.

6、三菱确认在系统中取消一台泵。三、有关句子的使用业主作为合同文本的起草人，经常要写进一些保护性的句子，如includingbutnotlimitedtothefollowing,对于这样的句子，承包商往往不易接受，可坚持用下面的句子：,includingthefollowingassociatedequipmentandothernecessaryauxiliaries（参考文献2）合同文本一般分为好多卷，还有图纸等洋洋万言，加上文本又是分专业修改编撰，难免在语言描述或与图纸出现矛盾，因此在合同文本总的部分也常加上这样一句话：Ifthere,sanyconflictamongorbetweenw

7、rittendescriptionitselfand/orattacheddrawingsinthecontract,thestricterregulationshallprevailandbebindingonthecontractor.即，如果合同中的文字描述本身或文字描述与附图有矛盾时，应以更严格的规定为准并对承包人具有约束力。合同文本中的模糊句子（见参考文献2）很多，承包商和业主都是站在各自的立场上采用模糊的说法而套住对方。模糊语言的使用从表面形式上来讲，双方都可以接受，也就是说在某一阶段，有利可图的一方决不把话明说，迫使对方就范，接受条件。但实际上有利受惠的只有一方，在此问题上我们有

8、过深刻的教训，也从中得到过实惠。比如在一份合同文件中是这样写的Thesellershalltakecareof,athisownexpensessupplyingthelocaltransportationwhenthedesignliaisonmeetingheldinthesellerscountry.在这段话中local这个词指代的范围不清楚，可以是某一特定区域，（Oforinacertainplace）,而这一特定区域又可大可小。在第一次设计联络会上，承包商和业主就这个问题争论了很长时间,承包商的意见是他们只负责提供会议召开所在城市的交通费用。业主的意见则是local应指seller所

9、在国，因为在合同文本中也有这样的句子TheOwnermayutilizethelocalproductofboilersteelstructuresforthepowerplant并且在合同谈判期间，提供锅炉钢结构件的分包商也已确定。很显然这里的1。Cal决不是仅指合同电厂的所在县市，而是合同电厂的所在国，据此我们也争得了在承包商国家城市之间的交通费用，当然这也是一笔不少的费用。标书及合同文本中的模糊语言和清晰语言都是相对而言，因投标方和招标方而异，并且具有很强的时限性。因此说使用这两种文体语言时一定要注意技巧和把握时机。四、修改和校对经过几个月甚至更长时间的评标，澄清会后，标书中的许多未定的

10、问题就会进一步得到落实。比如在有些表格里原来未填的栏目或写有Iate的栏目都应该补齐，一时不能提供的也应该写上具体提供的时间。合同文本的最后订稿一定要慎之再慎，有两个问题需要注意，一是从技术角度检查，不能出现对自己不利的合同条款。例如在一份经双方签了字的合同上有这样一项要求Performancetestoftheballmillshallbetakeninshopwithsubmittingofthetestreport.（球磨机将在工厂进行性能试验并提交试验报告）。这样的条款对承包商来说是很不利的，不管谁来做这个承包商都无法满足合同的这一要求，因为磨煤机的性能试验必须要有一整套系统才能实现，

11、如必要的风机、送粉机、电动机、锅炉等，连世界上资格最老磨煤机供应厂家也从未进行过这样的试验，这种试验只能在现场做。从句子上看这只是一字之差，shop改为field即可，但造成这种错误的不是翻译本身而是由不懂专业的承包商代表谈定的，无须多言，为此付出的代价是不小的。还有在一份招标书中对磨煤机的要求是这样写的Biddershallsupplylessthansix(6)ballmillsfortwoboilers.结果投标商在标书中只报了3台磨煤机。很显然，三台磨煤机根本满足不了机组负荷要求。在澄清会上，投标商还振振有词说提供3台磨燥机符合标书要求，不算偏差。从英语语言来讲，Iessihansix

12、即意味着提供1至6台磨煤机都应算作是满足了标书的要求，如果英文句子中写的是notlessthansix则至少应该是6台了。这个问题的出现或许是中文没有讲清楚，或许是英文翻译或打字中丢掉了一个not,这也就是我们要论述的第二个问题，合同文本中一定要消除由于翻译、抄写或打印过程中出现的错误。这类错误轻者造成表达不清，执行合同困难，重者造成义务和责任张冠李戴。这类错误甚至在合同生效后好长一段时间内才发现。因此，凡是参于合同文本编写、修改、翻译、校对打字的全部工作人员一定要有高度的责任感，把工作中的误差降低到零。主要参考文献1 .杜振华、谢秋野招投标工程文件常用近义词辨析2 .杜振华招投标文件中英语言的理解及翻译1997年5月全国第八次科技翻译研讨会论文。3 .沁北电厂、河津电厂招标文件及合同4 .LongmanDictionaryofcontemporaryEnglish,1978LongmanGroupltd.