归档工程文件的组卷要求.docx

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1、一、归档工程文件的组卷要求1.立卷的原则和方法(1)立卷应遵循工程文件的自然形成规律,保持卷内文件的有机联系,便于档案的保管和利用;(2)工程文件应按单位工程组卷;(3)立卷采用如下方法:1)工程文件可按建设程序划分为工程准备阶段的文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件5部分;2)工程准备阶段文件可按单位工程、分部工程、专业、形成单位等组卷;3)监理文件可按单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷;4)施工文件可按单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷;5)竣工图可按单位工程、专业等组卷;6)竣工验收文件可按单位工程、专业等组卷;(4)立卷过程中宜遵循下列要求:1)案卷不宜过厚,一般不超过4

2、0mm;2)案卷内不应有重份文件,不同载体的文件一般应分别组卷。2.卷内文件的排列(1)文字材料按事项、专业顺序排列。同一事项的请示与批复、同一文件的印本与定稿、主件与附件不能分开,并按批复在前、请示在后、印本在前、定稿在后,主件在前、附件在后的顺序排列。(2)图纸按专业排列,同专业图纸按图号顺序排列。(3)既有文字材料又有图纸的案卷,文字材料排前,图纸排后。(4)预算材料封面为“预算报告”,后面依次为(超过10页的应插入目录)工程预算总表、预算说明、材料汇总表、工程预算表、工料分析表、工程量计算表、图纸设计说明,图纸等3,案卷的编目(1)编制卷内文件页号应符合下列规定:1)卷内文件均按有书写

3、内容的页面编号。每卷单独编号,页号从“1”开始。2)页号编写位置:单页书写的文字在右下角;双面书写的文件,正面在右下角,背面在左下角。折叠后的图纸一律在右下角。3)每一案卷页数超过10页的应编制目录附于第1页前,不编写页号。4)成套图纸或印刷成册的科技文件材料,自成一卷的,原目录可代替卷内目录,不必重新编写页码。5)案卷封面、卷内目录、卷内备考不编写页号。(2)卷内目录的编制应符合下列规定:1)序号:以一份文件为单位,用阿拉伯数字从1依次标注。2)责任者:填写文件的直接形成单位和个人。有多个责任者时,选择两个主要责任者,其余用“等”代替。3)文件编号:填写工程文件原有的文号或图号。4)文件题名

4、:填写文件标题的全称。5)日期:填写文件形成的日期。6)页次:填写文件在卷内所排列的起始页号。最后一份文件填写起止页号。7)卷内目录排列在卷内文件之前。(3)卷内备考表的编制应符合下列规定:1)卷内备考表主要标明卷内文件的总页数、各类文件数(照片张数),以及立卷单位对案卷情况的说明。2)卷内备考表排列在卷内文件的尾页之后。(4)案卷封面的编制应符合下列规定:1)案卷封面印刷在卷盒、卷夹的正表面,也可采用内封面形式。2)案卷封面的内容应包括:档号、档案馆代号、案卷题名、编制单位、起止日期、密级、保管期限、共几卷、第几卷。3)档号应由分类号、项目号和案卷组成。档号由副科长填写。4)案卷题名应简明、准确地揭示卷内文件的内容。案卷题名应包括工程名称、专业名称、卷内文件的内容。6)编制单位应填写案卷内文件的形成单位或主要责任者。7)起止日期应填写案卷内全部文件形成的起止日期。8)工程档案套数一般不少于两套,一套由建设单位保管,另一套原件要求移交场档案室保存。(5)卷内目录、卷内备考表、卷内封面应用70g以上白色书写纸制作,幅面统一采用A4幅面。

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