会议室管理制度.docx

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1、受控状态:会议室管理制度批准：审核：编制：发布日期：2018年8月30日生效日期：2018年8月30日编制部门：总经办1目的为进一步加强会议室日常管理，提高会议室使用效率，保证公司各项会议及接待工 作有序地开展,特制定本规定。2适用范围本管理制度适用于公司各会议室。3职责和权限办公楼内会议室由总经办负责管理，成品车间会议室由品控部负责管理，XX部会 议室由XX部负责管理。4工作程序4. 1会议室分类4. 1. 1综合办公楼大会议室（二楼）、小会议室（三楼）、1号洽谈室（人力资源部经理室旁）、2 号洽谈室（品控部经理室旁）。4. 1.2成品车间办公区综合会议室、小会议室4. 1.3 XX部办公区

2、XX部会议室、原料会议室4. 2会议室使用会议室、洽谈室使用优先原则：公司外部重要客户接待使用优先于公司内部使用， 公司级会议使用优先于部门级会议使用。4.2 . 1公司大会议：主要用于有投影需要的集团领导、外宾或重要的政府接待、公司 各部门主持会议，最大容量26人。4.3 .2公司小会议室：主要用于总经理部接待，目前最大容量9人。4. 2. 3办公楼洽谈室：主要用于人力资源人员招聘；采购部开标及与供应商洽谈；成 品部、销售部与销售商洽谈。4. 2. 4成品车间综合会议室、小会议室：用于设备部、成品部、品控部、物控部接待, 同时可组织各部门办公会议，接待上级来人，其他重要活动，目前综合会议室最

3、大容 量14人。4. 2. 5 XX部、原料会议室：用于XX部接待，同时可组织部门及办公会议，接待上级来 人，其他重要活动，目前XX部会议室最大容量15人。4. 3会议室管理4.3. 1办公楼会议室、洽谈室由总经办负责协调管理；成品车间综合会议室、小会议 室由品控部协调管理；XX部、原料会议室由XX部协调管理，为避免使用冲突，各部门 使用会议室前，可通过OA会议室使用申请单与负责部门专人预约会议室。4. 3. 2重要来访活动需使用公司会议室的，为确保公司会议室妥善的安排，使用部门 尽可能提前一天通过OA向总经办提出申请，由总经办优先协调并做好会务准备。4. 3. 3申请内容包括：使用部门、使用

4、事由、使用时限、人员范围及人数（如有公司 领导参加需注明）、设施应用、特别注意事项等。4. 4会议室卫生4. 4.1各部门在使用会议室过程中，要注意保持卫生，禁止随地吐痰，严禁在墙壁、 桌椅上乱涂乱画，严禁拖动桌椅。4. 4. 2公司会议室使用完毕后，使用部门应将白板书写内容第一时间清理并通知保洁 人员（或知会到总经办XX）认真清扫会议室卫生，及时清除垃圾，桌椅摆放整齐有 序，以确保会议室使用的有效衔接。会议室清理完毕后，由总经办负责审验。如有部 门使用完毕后未及时将会议室清理干净，会议主持部门将负责会议室一星期的卫生， 并在公司内进行通报批评。4. 4. 3总经办会随时去各车间会议室进行检查

5、，望各协调管理部门负责好所管辖会议 室卫生。对卫生较差的协调部门将予以通报。4. 5会议室安全4.5. 1会议期间，与会人员要爱护会议室内的一切公共设施，请勿将尖锐物直接置于 桌上，以免桌面划伤，同时严禁随便动用室内现有设备，包括投影仪、各种连线等， 客椅不得随意移出。4. 5.2会议结束后，要认真检查设备设施使用情况，要确保做到会散、人走、窗闭、 电源关、设备齐、门上锁。4. 5. 3会议室钥匙由各负责部门安排专人管理，综合办公楼会议室、洽谈室由总经办 XX负责；成品车间综合会议室、小会议室由品控部XX负责；XX部会议室由XX部XXX 负责（暂定）；原料会议室由XX部XXX负责。5引用文件无6相关记录无7附件文件修订履历序号修订后版次修订摘要涉及 条款修订日期修订人审批人