1.5.档案管理制度.docx

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1、深圳市建业建筑工程有限公司档案管理制度第一章总则第一条为规范深圳市建业建筑工程有限公司（以下简称公司）档案管理，制定本制度。第二条档案管理由专人负责，在确保安全的前提下，遵循集中登记、分级管理、多重检索、方便调阅的原则，积极主动开展工作。第二章分类、编码与登记第三条公司档案包括七个大类：（一）施工档案，（二）工程技术和研发档案，（三）工程商务档案，（四）人事档案，（五）财务档案，（六）文书档案，（七）法律事务档案。其中，每一大类可以根据需要分出图纸、音像、数码、文字资料等子类；文书档案大类增设审计监察子类。调整或增设类目，须经公司总经理批准。第四条档案一经生成，即予编码，及至销毁，始终不变。编

2、码由11位阿拉伯数字组成，前两位为大类，次两位为子类，然后是档案生成年月（四位），后三位为序号。除非装订成册，否则包含多份档案的一套档案，需按照多份档案分别编码。以卷宗、文件盒等形式合装的同一标题同一系列的档案,可以统一编码,但需在其封面列示目录及数量。第五条经过编码的档案要及时予以登记。档案登记薄必须包含编码、名称（必须全称）、存放位置（箱、柜、架、栏的编号）、变更摘要等栏目，首页要有档案管理员签名，更换管理员须注明变更时间。档案登记薄除电子版外，须有完全相同的纸质版作为备份。库存档案发生变更（含借阅、调阅），两版需同步变更，并另设档案变更登记薄记载变更事项。第六条公司档案实行集中登记、分级

3、管理。使用中的档案、未到期集中归档的档案，由使用单位指定专人依据本制度分类、编码、登记、保管、借阅，但编码时要接受公司档案室的指导，并由档案室统一赋予档案序号；编码及登记后，要报档案室再次登记，直至归档之前,要随时接受档案室现场核查。第三章管理、检索与查阅第七条档案管理安全第一，档案室及分级管理档案的处所需要满足防火、防盗、防潮、防尘、防虫、防鼠、防泄密等各项安防要求，严格落实安全责任制。重要档案需实时做好备份。纸质档案可以备份电子件；电子档案需备有纸质索引并定期更新存储介质，以确保其完整、有效。第八条档案检索要力争实现电子化。建立电子检索系统需满足多重检索，包括编码检索、名称检索、项目检索、

4、关键词检索和生成时间检索。第九条大股东、董事会和经营班子成员经过登记可以调阅档案，中心领导、下属单位和项目负责人经过登记可以现场查阅档案，相关人员因工作需要经分管领导批准可以借阅档案。借阅档案需履行借阅手续，抵押当事人有效证件，并注明归还日期。调阅档案和借阅档案，均需填写档案借阅登记。归还时需认真查验，确保档案无污、无损。秘密级及以上密级的档案不得借阅，未经分管领导批准不得查阅，未经主要领导批准不得摘抄或复制。第四章归档第十条归档是指分级管理的档案集中交由公司档案室管理。各类档案的归档时间为：施工档案、工程商务档案在完成竣工验收后三个月内归档；研发档案在项目完成以后，或阶段性成果验收以后两个月

5、内归档；无固定期限的人事档案在签订无固定期限合同后两个月内归档；财务档案满两个财务年度后两个月内归档；文书档案在年度终了后两个月内归档；法律事务档案在结案之后三个月内归档。第十一条归档时需要装订的档案，应装订后归档。重要档案、秘密级以上档案、分支机构没有条件妥善保存的档案，需及时归档。分支机构长期使用不宜归档的档案，应向档案室说明理由，经总经理同意后自行保存。电子档案归档后原单位留有备份的，需在登记薄上明确标注。第十二条档案归档要履行交接手续，并验证原登记事项。编码、名称、数量等均不得有误,发现差错要按建档程序予以纠正。重要档案、秘密级以上档案，归档时要有监交人在场并签字。第五章销毁第十三条施

6、工档案、财务档案，应永久保存，不得销毁。研发档案在失去时效后满三年，非核心技术部分可以销毁，核心技术部分永久保存；人事档案的保存时间从国家规定；其余档案满3年清理一次，与公司历史有关的章程、制度、会议记录以及纪要、决议、图标、图片、奖品、罚单、法庭裁决、经营类审计报告等，永久保存，其余档案制表上报，以决定是否销毁。经济合同的保存期限为合同履行完毕之后20年。执行中的文书、文件或执行完毕未满3年的文书、文件，继续保存至满3年清理。第十四条销毁普通档案需总经理批准，销毁解密档案或失去价值的重要档案，需董事长批准。第十五条销毁档案要周密计划，采取既环保又彻底的技术手段，并有批准人指定的监销人全程在场

7、。被销毁的档案清单需长期保存。第六章责任第十六条档案工作实行总经理负责制。总部的档案管理由公司总经理负责；分支机构的档案管理由各分支机构的总经理负责。第十七条公司档案室负责档案员的日常培训、考核等管理，其制定的具体办法对分支机构的专、兼职档案员同样有效。第十八条违反本制度者将严肃追究。其中，在操作环节上失职、渎职，追究档案员的责任；在管理环节上失职、渎职，追究档案室及综合管理中心负责人的责任；在领导环节上失职、渎职，追究分管领导乃至总经理的责任。由于相关部门或机构的扯皮、拖延导致档案员不能尽职的，追究该部门、机构负责人及其下属档案人员的责任；借阅档案不按时归还或竟至污损、丢失的，追究借阅人的责任。一般性操作失误不在责任追究之内，批评、改正即可。第十九条责任追究包括警告、记过、罚款、降职降薪和除名。未造成直接经济损失或名誉损失的，处警告或记过；造成直接经济损失及名誉损失的，在记过的同时可并处罚款或降职降薪；情节特别严重的可以在除名的同时一并追究其法律责任。第六章附则第二十条本制度由综合管理中心负责解释，发布之口起生效。第二十一条此前发布的相关规定与本制度有不一致处，以木制度为准。