流程图文件制作.ppt

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1、流程图文件制作单个流程的描述方法：跨功能流程图法流程的两个维度部门部门/岗位维岗位维阶段维阶段维每一个流程都是由不每一个流程都是由不同的阶段组成的，要同的阶段组成的，要识别每一个流程大的识别每一个流程大的阶段，这是认识流程阶段，这是认识流程的第一步，不要一开的第一步，不要一开始就深入细节始就深入细节某活动是由哪个部门某活动是由哪个部门或岗位来完成的或岗位来完成的活动的流转活动的流转每个方框内的活动是每个方框内的活动是由该部门该岗位在该由该部门该岗位在该阶段做的活动阶段做的活动q流程图是一种工具，可用来了解、分析和归档公司的流程和活动，帮助确定改善机会q一张流程图显示了将特定输入转化为所需输出结

2、果的一系列步骤 什么是流程图？流程图绘制基本要求- 有明确定义的开端和结束- 有输入必有输出- 在整个企业组织中“流动”- 不局限于单一的功能和部门流程流程输入输入输出输出5起始点、终止点应该清楚和一致输入和输出应当明确为每一个任务框标明负责的部门为每一个任务框标明负责的岗位做到对流程不熟悉的人，不需要任何解释就能轻而易举地读懂流程图 流程图绘制交付要求6 流程图绘制注意要点C 需要需要 按实际情况绘制流程C 需要需要 在整个组织内思考流程C 需要需要 与流程牵涉的人员交流C 需要需要 开始前确认流程的起点和结束C 需要需要 高层次的流程图D 不能不能 按照自己的想象绘制流程D 不能不能 把流

3、程图局限在自己的部门D 不能不能 闭门造车，在真空中工作D 不能不能 在确认流程范围前绘制流程D 不能不能 陷入太多的细节7 流程图绘制常用工具Visio8垂直跨职能流程图形状任务框或称活动框，表示流程各环节具体的活动/任务。框内用关键文字（动宾结构）描述活动。 表示会有两种以上的情况输出。判断框内描述所要判断/分类的内容，输出不同的情况在输出的箭线上表示，文字写在箭线上。判断框开始/结束框 表示一个流程的开始点或结束点。框内填写“开始”或“结束“。 表示有文件输入，在流程图中将关键文件列示出来。文件框不单独作为一个流程活动/任务。文档不允许作为单独的步骤出现，只能配合流程步骤同时出现；框内只

4、填写文档名称。如果出现多个文件或表单，只需在一个文档符号中顺序填列即可，但是每个文档名称前需要加编号。表示流程各活动/任务之间的连接与流转关系，连接流程中的活动/任务，展示各项活动/任务间的逻辑关系。箭线不交叉。 表示需要预定义的流程。在流程中为了简洁表达，经常将某一系列活动用预定义流程打包，作为一个单独的子流程，框内填写预定义流程名称。但需要用另外一个流程图描述预定义流程的各项任务/活动的流转关系。 文件框 箭线 预定义流程 责任人框该标识用于指明负责流程具体活动/任务的责任岗位，要填的是责任岗位名称，而不是责任岗位的任职人姓名。VISIO图中该标识是白底、白框。该标识用于同一流程图中页和页

5、的连续。当画到页底时，可以在图中最后一项内容后使用连接标识。在标识内以大写的英文字母表示（A-Z)，然后在需要接入的地方画上同样的流程连接标识与英文大写字母。 离页引用 备注框该标识用于备注流程图中难以展示、需要补充或强调的信息。比如重要输入与输出，要求的时间节点，特殊要求与规定等。框内文字要求言简意赅。VISIO图中该标识是白底、白框。规范一：字体、字号、底色及格式要保持一致标题栏采用黑体、12pt字体、加粗、左对齐、白底部门栏采用黑体、12pt字体、加粗、居中对齐、灰底框内采用黑体、10pt字体、不加粗、居中对齐、白底、高2格、宽6格规范二：操作描述用动宾结构，语言要简洁清晰活动/任务基本

6、细化到部门及相关的具体岗位活动/任务描述格式为：对活动/任务动作的文字描述 文字描述体现部门/岗位实行的动作和结果。如“编制出库单”、“审核费用申请”，一般为动宾词组，用词应尽量简洁。规范三：从开始符开始，以结束符结束结束开始流程开始框内填“开始”，不是“流程开始”，也不是具体的流程活动/任务；流程结束框内填“结束”，不是“流程结束”，也不是具体的也不是具体的流程活动流程活动/任务。任务。规范四：判断框上下端流入流出用Y，左右端流入流出用NYN 判断框内容描述：判断框内容描述：判断框至少有两个出处：通过、不通过；是、否；或两种以上情况输出本项目在流程图中统一用”Y”代表“通过”和“是”，用“N

7、“代表“不通过”和“否”双击箭线，将“Y”或“N”填在箭线之内上下端流程流出用“Y”，左右端流入流出用“N”规范五：流程图按从左到右、从上至下排列YN上下两行的活动框之间尽量保持等距除开始/结束框之外，活动框不要并排在一行内规范六：连接线不要交叉18客户输出输入活动责任流程图所包括的主要责任部门或岗位流程图所包括的主要活动/任务每一活动的主要输入每一活动的主要输出每一活动输出的接收者（内部或外部）先获得下列信息，再绘制流程图：先获得下列信息，再绘制流程图：绘图第1步：全面了解待绘制流程的信息示例：确定流程涉及的各个部门和岗位，排列在空白流程图中示例：确定流程涉及的各个部门和岗位，排列在空白流程图中 版面步骤的总体走向以从左至右为宜，以照顾到现代人的阅读习惯 每一列中的动作尽量对齐 严格按照符号的宽度要求运用各种符号 尽量保证连接符不交叉