商务函电英语.ppt

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1、1关于教程的几点说明关于教程的几点说明o编写原则编写原则: 本教材本教材是对外经济贸易大学出版社是对外经济贸易大学出版社新基点商务英语高职高新基点商务英语高职高专系列规划教材专系列规划教材之一。编写中按照教育部之一。编写中按照教育部关于加强高职高专教育教关于加强高职高专教育教材建设的若干意见材建设的若干意见的要求，本着理论知识的要求，本着理论知识“必须、够用必须、够用”为度、以为度、以“加强实践教学环节、注重学生职业能力培养加强实践教学环节、注重学生职业能力培养”等宗旨，和等宗旨，和“细化教学细化教学目标为应知、应会目标目标为应知、应会目标”的原则进行编写。的原则进行编写。o编写安排编写安排：

2、本书参照外贸业务实际结合教学规律共分为：本书参照外贸业务实际结合教学规律共分为4大模块大模块15个单个单元，内容编排按照外贸业务操作步骤、由浅入深元，内容编排按照外贸业务操作步骤、由浅入深 。o编写特色编写特色：o1.1.模块式编写模块式编写o2.2.应知知识与应会能力结合的学习目标应知知识与应会能力结合的学习目标; ;o3.3.课后练习实践性强课后练习实践性强, , 选材难度适中选材难度适中, ,内容有趣内容有趣, , 实用性强实用性强, ,体现高职实体现高职实践性教学特点践性教学特点; ;o4.4.商务背景链接知识丰富，实用，有趣商务背景链接知识丰富，实用，有趣；2 M1- Unit1Ba

3、sic Knowledge of Business Communications UNIT CONTENTS1. STUDY AIMS2. PARTS OF BUSINESS LETTERS3. LAYOUTS OF BUSINESS LETTERS4. WRITING PRINCIPLES OF BUSINESS LETTERS5. ENVELOPE ADDRESSING6. EMAIL ADDRESSING7. BUSINESS LINK8. KEY TO PRACTICE3&1. To understand writing principles and language characte

4、ristics &2. To be familiar with parts of business letters &3. To be familiar with structures of business letters &4. To know 3 writing formats of business letters &5. To know how to write an envolope Study AimsTO KNOW (应知目标应知目标)4&1. To be able to recognize parts of business letters &2. To be able to

5、 recognize 3 writing formats of business letters. &3. To be able to write a business letter in proper structure. &4. To be able to write an envolope. Study AimsTO DO (应会目标应会目标)5 There are a lot of means of business communication. Besides face-to face communication with your customers, you also need

6、some written forms of communications to contact with the outside world and conclude a deal. Written communication in business plays an important role in an age of electronic communication, its advantages are as follows: Study AimsLEAD IN (知识导入知识导入)61）To keep a record of all important facts for ready

7、 reference; 2）To decrease the cost of negotiations 3）To rush the long-distance communication conveniently 4）To be much clearer compared with oral expression5）To solve daily problems efficiently, etc Study AimsLEAD IN (知识导入知识导入)7 Nowadays millions of business letters are being sent by fax or E-mail t

8、o carry out business rountine,such as E-commerce involving offering, ordering, enquiring, payment and complaints. All these are on the basis of writing skills in business letters. Good writing may lead you to gain more opportunties, is also the stepstone to success, otherwise bad writing may cause m

9、iunderstanding, conflicts ,even miserable business war. So when you are writing business letters, you should be careful enough to expressing your meaning in correct words and expressions. This unit is intended to develop skills in writing such good business letters.Study AimsLEAD IN (知识导入知识导入)8o I.

10、Seven Principle Parts (七个主要部分七个主要部分) 主要部分，顾名思义是必不可少的部分。因此，一封商务函电至少应该由以下的七个部分构成。Parts of Business Letters9o1. Letterhead （信头）（信头）o信头是写信人的地址和姓名。它主要包括写信人的公司名称、街道名称、信头是写信人的地址和姓名。它主要包括写信人的公司名称、街道名称、城市名称、国家名称、邮政编码等，还包括写信人的电话号码，传真号城市名称、国家名称、邮政编码等，还包括写信人的电话号码，传真号码以及电子邮件地址等信息。值得注意的是，英文地址的书写顺序由小码以及电子邮件地址等信息。值

11、得注意的是，英文地址的书写顺序由小往大，示例如下：往大，示例如下：oJameson & Sons Ltd. o34 Madison Square oMelbourne E.C.2.oAustraliaoTel: +61-2-70525345 oFax: +61-2-70525345 Parts of Business Letters10o 2. Date（日期）（日期）o 每封信都必须标明日期，包括日、月、年。日和年可用阿拉伯数字书写。日期一般有两种写法。如果日期是2008年8月9日，可以写成： August 9, 2008，日和年之间最好用逗号隔开； 还可写为 ：9 August, 2008

12、。值得注意的是月必须用英文书写，不要出现以下的形式：8，9，2008；或9/8/2008，以免混淆。Parts of Business Letters11o3. Inside Name and Address （信内地址和姓名）（信内地址和姓名）o信内地址和姓名是指收信人的地址和姓名。收信人的地址和姓名相当的信内地址和姓名是指收信人的地址和姓名。收信人的地址和姓名相当的重要，它包括收信人的姓名、收信人的职位或头衔、公司名称、街道名重要，它包括收信人的姓名、收信人的职位或头衔、公司名称、街道名称、城市名称、国家名称、邮政编码等，书写顺序也是由小往大，但是称、城市名称、国家名称、邮政编码等，书写顺

13、序也是由小往大，但是最好要在姓名前加上头衔或称呼，如最好要在姓名前加上头衔或称呼，如: oMr. Goe Smith oJameson & Sons Ltd. o 34 Madison Square o Melbourne E.C.2.o AustraliaParts of Business Letters12o 4. Salutation（称谓）（称谓）o 称谓一般位于信内地址下面空一行处。如知道收信称谓一般位于信内地址下面空一行处。如知道收信人的姓名或性别，如男性可称人的姓名或性别，如男性可称 Dear Mr. Goe Smith,如女性，无论对方婚否，都可称之如女性，无论对方婚否，都可称

14、之 Dear Ms. Mary White。如不明确收信人的姓名或性。如不明确收信人的姓名或性别或人数，可称别或人数，可称Dear Sirs, Dear Ladies and Gentlemen,如只知收信人为某一人，可称如只知收信人为某一人，可称Dear Sir or Madam。Parts of Business Letters13o 5. Body （正文）（正文）o 内容部分可书写在称谓或主题下面，可包括开头语、内容部分可书写在称谓或主题下面，可包括开头语、正文及结尾等，正文是信函的主体，是写信人给收正文及结尾等，正文是信函的主体，是写信人给收信人提供详尽的信息，表达写信人意愿的部分，

15、通信人提供详尽的信息，表达写信人意愿的部分，通常一个段落表达一个意思。常一个段落表达一个意思。 Parts of Business Letters14o 6. Complementary Close （结束语）（结束语）o 结束语是内容之后的客气话，类似于中文信函的结束语是内容之后的客气话，类似于中文信函的“此致，敬礼此致，敬礼”部分。常见的结束语有部分。常见的结束语有: Sincerely, Sincerely yours, Yours truly, Yours faithfully, Yours, Best regards 等。等。必须注意的是只有第一字母必须大写。结束语一必须注意的是只有

16、第一字母必须大写。结束语一般位于内容下面空一行处。般位于内容下面空一行处。 Parts of Business Letters15o 7. Signature （签名）（签名）o 常用签名包括四部分，即公司名称、写信人的手写签名、常用签名包括四部分，即公司名称、写信人的手写签名、写信人的打印签名、写信人的职务或头衔。如：写信人的打印签名、写信人的职务或头衔。如：o ABC Co. Ltd.o John Smitho John Smith o General Manager Parts of Business Letters16o II. Seven Optional Parts (七个次要部分七个次要部分)o 次要部分，又称为可选择部分或辅助性部分。因次要部分，又称为可选择部分或辅助性部分。因此，写信人可根据自身的需要，有针对性地选择此，写信人可根据自身的需要，有针对性地选择若干个次要部分添加在信函中，目的是使该商务若干个次要部分添加在信函中，目的是使该商务信函更加具体、清晰。这七个次要部分如下：信函更加具体、清晰。这七个次要部分如下：Parts of Business Letters