学院档案利用管理办法.docx

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1、学院档案利用管理办法第一章总则第一条为规范档案利用管理,充分发挥档案的作用,确保档案的安全完整,根据档案法高等学校档案管理办高等学校档案管理实施办法等法律、法规,特制定本办法。第二条学校综合档案主要为本校教学、科研、党政管理等日常工作服务,并适当为社会提供档案利用服务。第三条档案利用主要包括档案查阅和档案借阅两种形式。一般只限于在“档案阅览室”利用,并进行档案利用登记。档案借阅只限于本校教职工工作需要利用,对校外单位或个人不提供档案借阅服务。第二章档案查阅利用第四条本校师生员工持本人有效证件,说明利用档案的目的和范围方可查阅校公开档案。第五条我校毕业生持有本人身份证明,可以查阅与本人相关的档案

2、。委托他人前来查询的,受委托人除须持有本人的身份证件外,还须持有当事人的身份证件和委托书,方可查阅。第六条校外单位或个人查阅利用,须持有合法介绍信,并须经本校档案形成部门以及校办公室负责人批准同意,方可查阅利用校公开档案。第七条本校教职工查阅利用保密档案或非本部门形成的未公开档案,须经档案形成部门负责人以及校办公室负责人批准,并填写学院综合档案利用审批单,方可查阅利用。第八条本校教职工查阅财务档案,须经财务部门负责人批准,填写学院综合档案利用审批单,并由财务部门相关人员陪同;方可查阅利用。第三章档案借阅利用第九条档案原则上不外借,保密档案一律不外借。第十条因工作需要,借出校公开档案在校内使用的

3、,须经本单位负责人、档案形成单位负责人以及校办公室负责任人批准,填写学院综合档案利用审批单,方可借出。第十一条因工作需要,借出校未公开档案(如学校党委会、校长办公会、财务档案、科研档案等)在校内使用的,须经本单位负责人、档案形成单位负责人以及校办公室负责任人同意,并报分管档案工作校领导批准,填写学院综合档案利用审批单,方可借出。第十二条档案借阅和归还时,档案管理人员和借阅人应共同核对档案借阅数量以及有无缺失、损坏、涂改等现象,填写学院档案借阅登记簿,并签字确认。第十三条档案借阅限期一般为2周,期间遇法定节假日顺延。借阅期满后需续借的,应办理续借手续,续借不得超过两周。逾期不归还的,档案管理人员

4、应予以提醒催还。第十四条有特殊情况使用时限超过两周者,应事前申明,且明确归还日期,务必如期归还,不得再行续借。第四章档案利用安全规定第十五条档案利用者要确保档案的保密、完整与安全。档案利用者不得涂改、污损、抽拆和增删档案内容,所借档案不得转借,不得擅自携带外出。第十六条在档案利用过程中造成损坏、丢失、泄密等不良后果和影响的,应写出书面报告,按档案管理相关法律法规追究当事人的相应责任。第十七条复制、摘录档案,须经档案管理人员同意。复制由档案管理人员统一办理,摘录由档案管理人员负责核对、盖章。第十八条未经学校授权和上级主管机关批准,任何单位和个人都无权公布档案。第五章附则第十九条本办法由学校办公室负责解释。第二十条本办法自下文之日起执行,学院档案借阅办法(*号)同时废止。

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