仓库实操-物资采购、仓储、配送、领用管理办法.docx

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1、账务处理会计实操文库仓库实操-物资采购、仓储、配送、领用管理办法1目的健全公司物资管理制度，发挥整体优势，防止重复采购，降低物耗,控制成本。2适用范围本标准适用于XX物业管理有限责任公司的物资管理工作。本标准规定了物资采购、仓储、配送、领用等管理办法。3管理职责3.1 行政人事部负责公司物资的管理工作，其职责是：a）定期制定公司统一采购物资名录；b）对各部门、各管理处申购的物资（包括电工电料、保洁用品、办公用品等）的数量和金额的管理、控制、审核、；口总、后，进行统一采购、入库、登记、报销等工作；C）对供方的资质审核、采购物品的质量、价格进行审定，并确定采购物品的供方、品牌、价格方案等供总经理审

2、批；d）对采购物资进行发放、调拨、登记；e）做好仓库物资的清仓盘点、编制月报表，配合财务部做好成本分析。3.2 各部门配合做好物资管理工作。a）对公司统一采购物资名录内的每月所需的物资，各部门、各管理处隔月提出采购申请,并填写好物资采购计划、物品进、耗、存表，交行政人事部审核后统一采购。b）对公司统一采购物资名录外的临时急用物资，金额小于或等于500元，各部门、各管理处可自行采购；临时急用物资金额大于500元，上报行政人事部，总经理审批后由行政人事部协同采购。4程序和要求4.1 各类物资的申购手续4.1.1 固定资产类物资的申购手续各部门、各管理处需购置固定资产,按固定资产管理制度办理申购手续

3、，由行政人事部负责采购，并办理验收、入库、出库、发放、签收等手续。4.1.2 日常办公用品、低值易耗品的申购手续为控制管理成本，防止重复采购，严格控制物资采购的数量和质量，缩短物资的库存周期，由行政人事部统一采购，并做好入库手续。各部门、各管理处统一到行政人事部领用，并做好领用手续。4.1.3 新接物业物资的申购手续由新接物业的管理处经理提出申请，送行政人事部审核，经总经理批准后，行政人事部参照新建管理处实际状况核实数量，经行政人事部货比三家后，由指定供应商送至现场，管理处正常运作后，按本标准3.2执行。4.1.4 重大物资的申购手续重大物资的申购需经总经理同意，对口的职能部门选型，行政人事部

4、报价后，财务部提出意见后，再由总经理决定是否购买。4.1.5 紧急物资的申购手续紧急物资的申购是指遇到突发事件、暴风、潮汛、火灾、急救等情况时，急需采购的物品，批准权限为：金额500元以下，发生部门负责人或管理处经理同意；5001000元经副总经理或总经理助理同意，1000元以上经总经理同意。发生部门可自行采购并告知行政人事部或由行政人事部协同采购。4.2 采购4.2.1 物资采购由行政人事部专人具体负责。4.2.2 物资采购前，应先询问价格，控制质量，做到货比三家。a）行政人事部采购员应定期调查常用物资的市场行情、质量及供方的服务状况,并建立合格供方和不合格供方资料库，作为下次采购审核的参考

5、。b）行政人事部应就各部门、各管理处所提出的重要物资项目,提供市场行情资料，作为行政人事部核定价格的参考，采购员接到物资申购计划表后，应按照申购物资的缓急，参考市场行情，筛选三家以上的供方进行比价。C）对连续两次供应不合格的供方，应取消其供货资格。4.2.3 对各管理处长期使用的、具有共性的、使用量较大的物资，行政人事部应根据相应得标准事先选定合格供方，洽谈好长期购货的货价，定点购货。4.3 服务供方的评价4.3.1 合格服务供方应具备如下条件：a）具有法人资格；b）有从事过类似服务项目的优良业绩；C）良好的质量保证能力；d）有承担相应服务项目的工作能力；e）有提供服务之前有完整的服务方案。4

6、.3.2 对服务的供方的评价：a）行政人事部根据服务供方营业执照及资质、人员技能证明材料及初次试用证明（必要时）进行供方的初次选择。b）行政人事部会同管理处对供方进行评价，并填写供方评审记录表（见表3）,评定为合格的报总经理审核、批准。4.3.3 对已经成为公司的服务供方者，除提供合格的证明材料外，接受服务部门还应提供对其的服务质量及工作能力评价，定期进行供方的评审。4.3.4 对所有评为合格的服务供方，由行政人事部汇总，列入合格供方名录（见表4）中。4.3.5 对合格的服务供方在提供服务过程中出现的严重不合格，行政人事部通知服务供方限期纠正。如果连续两次不符合要求，取消该服务供方的资格。4.

7、4 仓储、库管4.4.1 公司及管理处的物资仓储、管理，分别由行政人事部及各管理处专职或兼职库管员负责；做好各部门、各管理处物资的入库、领料、出库、登记等工作，收货、发货均应计账。4.4.2 仓库的选址一般应考虑装卸货物方便，与生活区有一定距离，水、电供应条件能得到保证的地段。4.4.3 仓库各区域的安排，要作到布局紧凑，提高库容利用率。门窗的开设要考虑采光、通风和安全要求。窗户内侧应安装金属保护栅栏。4.4.4 物品入库：对已经审批进库的备品备件要严格把关，质量、数量、型号应与所需的备件相符，对照无误后方可进库。即：做好四验”工作，验品种、验规格、验质量、验数量。4.4.5 库内物资尽量采取

8、多层货架式摆放，货架底部与地面距离为30cm,与侧墙距离为3050cm;货架最高不超过200cm,货架间距为90-120cm摆放在货架上的物资须有明显的标识,标明物资名称、货位。4.4.6 加强仓库管理工作。物品分门别类,有条有序，即做到：三清，数量清，材质清，规格清。物资的保管要做到“四保，即保质量、保数量、保急需、保安全。每月核对账、物是否正确无误。保证库存物资完好、不变质、数量准确，随时保障供应。4.4.7 仓库的安全管理要做好防火、防盗、防霉、防破坏的四防工作。严禁在仓库内吸烟，确保仓库物资完好，无缺陷。仓库内禁止吸烟、禁止明火作业，并张贴明显标识。每50平方米内应配置2Kg消防灭火器

9、一个。仓库内应悬挂干湿球温度计，仓库内的温度不得超过摄氏37度，湿度不得超过85%o4.4.8 易燃、易爆物品（如油漆、汽油等）应设单独存放区域，每日检查是否有外漏和混放现象。发放油料及油漆时注意不要污染地面，如不慎洒出,仓管员应立即清扫干净，盛油或油漆的器具在使用后要立即清洗干净，以免造成污染。4.4.9 库管员须每天对仓库货物的摆放状况、卫生状况、防火设施、工具使用状况等进行检查，上班期间须将仓库的门、窗、排气扇打开，以保证仓库的空气流通。库管员下班前应做好库内清洁卫生，库内四处巡视一遍，检查门窗是否关闭，电源、水龙开关等是否关闭。4.4.10 仓库门窗每天清洁一次，货架及码放的货物每两天

10、保洁一次，擦去浮灰。在每月中旬进行一次室内灭蚊、灭鼠等消杀活动。4411物资的发放要见单发货，并执行先进先出，推陈储新”的原则，禁止先领货、后补单的行为发生。4.4.12 仓库月报表要按时、准确上报，做到报表、台帐、实物数量相符，领用手续齐全。每月做好进仓、分摊、月报表，配合财务部做好各管理处成本分析，并做好物资的调配记录。4.4.13 每月月底由部门相关人员组织进行仓库盘点，如出现盘盈、盘亏现象，须对出现问题的原因进行调查，必要时追查相关人员的责任。4414物资在验收、发放时，非经仓管人员同意，禁止其他人员进入仓库内活动。4.5 配送4.5.1 行政人事部采购的物资由供方直接送达行政人事部。

11、4.5.2 各部门、各管理处申购的物资,由供方送至公司行政人事部，再由行政人事部分发给各部门、各管理处，也可以由供方送至使用现场、使用部门经办人验收并签字确认，经办人要补办入库、领料记录，供方凭使用部门签过字的送货单,到公司行政人事部领用，并做好领用发放手续。4.5.3 各部门、各管理处调用的物资由公司行政人事部负责调配，领用量大的情况下发车配送。4.6 入库、领料手续4.6.1 各部门、各管理处领用日常办公用品、低值易耗品，可直接到行政人事部库管员处领用，由库管员填写好领物人部门、物资名称、规格、数量等，使用部门经办人验收并签字确认。4.6.2 劳防用品的发放按行政人事部每月统计的人数，由行

12、政人事部进行核算，按照公司规定劳防用品的品种、数量进行发放。各管理处每月中旬到公司行政人事部领用，并做好领用发放手续。4.6.3 使用部门对于领用的物资，发现质量问题，应立即告知行政人事部，由其与供方联系交涉。4.6.4 对于使用单位退回的物资，行政人事部物资管理员应检查退回的原因，如因供方责任所造成的应立即告知行政人事部采购员，联系供方，实施退货。4.7 结算471行政人事部库管员在月底将各部门的当月领用费用,分别汇总报财务部，由财务部分摊核算至各各个部门。4.7.1 物品购进后，行政人事部审核物品单价和总价。经总经理审批同意后，由财务部付款。4.7.2 各部门自行采购的物资，由部门经理签字后交行政人事部审核。经总经理审批同意后，由财务部付款。4.7.3 对于各部门、各管理处没有按审批手续而发生的采购费用，公司财务部有权拒绝付款。4.8 货品进仓出仓流程图4.8.1 采购程序图4.8.2 货品进仓程序4.8.3 货品出仓程序5支持文件固定资产管理制度办公设备设施管理规定低值易耗品领用管理规定6记录物资申购计划表物品进、耗、存表供方评审记录表，引用供方选择和评定管理办法的记录表合格供方名录引用供方选择和评定管理办法的记录表