XX科技职业技术学院工程项目档案管理办法.docx

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1、XX科技职业技术学院工程项目档案管理办法第一章总则一、为做好学院基建维修工程档案工作，充分发挥档案在建设、维修和改扩建工程中的作用，根据有关法律法规的规定，结合我院实际情况，制定本办法。二、本办法适用于学院的新建、扩建、改建和修缮等项目的竣工文件编制、档案的整理及竣工的档案验收。三、项目档案资料包括项目的规划、调研、立项申请、可行性研究、设计、施工、监理、施工、竣工验收、竣工结算审计、固定资产移交等工作活动中形成的文字材料、电子资料等。四、职责分工：按照基建维修归口工作要求，在学院综合档案室指导下，由后勤处牵头负责工程档案工作，其他责任部门分工负责、协同配合：1、发展规划处负责项目立项阶段资料

2、收集，包括项目申报、可行性研究、项目出库通知或项目批复等方面资料的收集、整理；2、国有资产处负责项目招投标资料、固定资产形成和移交资料的收集、整理；3、后勤处负责项目准备阶段、实施阶段及竣工验收阶段资料的收集、整理；4、财务处负责项目财务资料的收集、整理；5、审计室负责项目过程审计、结算审计和竣工财务决算审计资料的收集、整理；6、综合档案室负责监督、检查、指导有关职能部门进行项目档案工作,长期保管项目档案，提供查阅、借阅服务。第二章档案资料的管理一、项目档案资料工作要与项目建设同步进行。项目申请时，即应开始进行文件材料的积累、整理、审查工作，项目竣工验收时，完成材料的初步验收。后勤处应于尾款支

3、付完成后3个月内，按规定编制、整理好需存档资料，移交综合档案室。工程档案原则上是原件。二、项目建设过程中，发展规划处、后勤处、国有资产处、财务处、审计室、施工单位、监理单位、勘察单位、设计单位应在各自的职责范围内做好项目文件材料的形成、积累、整理和保管工作。施工单位、监理单位、勘察单位、设计单位形成的属于建设单位归档范围的档案资料应按时整理，移交后勤处。第三章档案资料的内容一、资料收集的范围涉及建筑工程主体本身，相关配套工程、室外工程及工程建设前期发生的项目，即凡在本工程列支的项目都必须形成相应的档案记录资料。二、学院工程资料分成8类：前期资料；合同文件；施工单位内业资料（含竣工图）；监理资料

4、；竣工结算用技术资料汇总；竣工验收文件；工程投资控制资料汇总及统计分析资料；竣工档案。三、资料收集整理的具体要求:1、前期资料：项目立项阶段的资料收集内容，主要包括：项目建议书或项目申报书、可研报告及审批意见、上级主管部门项目批复文件或出库通知、初步设计及其审批意见；建设计划。其他前期资料：校内项目请示、校内项目启动审批单、会议纪要、建设工程施工许可证、工程质量监督手续等。10万元以下零星维修类项目提供校内项目请示、校内项目启动审批单。2、合同文件：设计、施工、监理三大合同为必须归档的资料；其他合同以实际发生为准：如项目文件编制与咨询服务合同，10万以下零星维修类项目的设计、监理合同，材料、设

5、备合同，各类分项合同。通过公开招投标方式产生的合同由国有资产处签订，其余为后勤处签订。3、施工单位内业资料（含竣工图）：本条施工单位指包括可能发生分包的基础、消防、装饰、室外工程所涉及的施工队伍等。施工单位内业资料共四大部分内容：工程技术档案资料；工程质量保证资料；工程检验评定资料；工程竣工图。4、监理资料：监理单位按照建设工程监理规范第7章的规定“施工阶段监理资料的管理”进行收集、整理、编制，共28项内容。5、竣工结算用技术资料汇总：竣工结算用资料主要是指图纸不能包括而又实际发生的、涉及工程投资的资料文件。6、竣工验收文件：建设、施工、监理、勘察、设计单位、专项资质在内的各分包单位将属于建设

6、单位归档管理的资料按时移交后勤处。7、工程投资控制资料汇总及统计分析资料：总概算执行情况；结算工作的管理；节约或超支情况及原因分析；结算审计情况；综合经济分析：以投资为核心，对项目的各项经济指标进行综合分析；存在的主要问题及处理意见；项目建设的主要经验和教训。(8)竣工档案：建设概况：建设依据、建设规模、建设过程；建设完成情况；财务决算情况：总概算执行情况，节约或超支及原因分析，利用固定资产情况，结算审计情况；单项工程交工和全部工程竣工情况，竣工资料、竣工图整理绘制情况；综合经济分析：以投资为核心，对项目的各项经济指标进行综合分析，考核工程投资效益，并预测项目建成后的经济效益和社会效益；存在的主要问题及处理意见；项目建设的主要经验和教训。第四章奖惩办法学院将项目档案工作纳入日常管理考核范围，每年由综合档案室评估工作成效。各设计、监理、施工等企业未履行职责范围内档案移交工作的,视情节轻重给予列入“黑名单”等处罚。第五章附则一、本办法解释权归后勤处、国有资产处、综合档案室。二、本办法未尽事宜参照国家有关标准与办法实行。三、本办法自X年X月X日起实施，